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酒店会务合同标准文本及填写指南

在商业活动与社会交往中，酒店会务已成为不可或缺的重要组成部分。一份规范、详尽的酒店会务合同，不仅是保障会务顺利进行的基石，更是维护合同双方合法权益、明确各自责任与义务的关键法律文件。本指南旨在提供一套相对标准的酒店会务合同文本框架，并辅以详细的填写说明与注意事项，以期帮助会务组织方（甲方）与酒店方（乙方）更高效、安全地完成合同签订过程，最大限度减少后续纠纷。

一、合同主体信息

合同主体信息是合同成立的前提，务必确保准确无误。

1.甲方（会务组织方）信息

*填写要点：应完整填写甲方单位全称，与营业执照或公章上的名称保持一致，不得使用简称或俗称。明确甲方的法定代表人或授权签约代表的姓名、职务及有效联系方式（固定电话、移动电话、电子邮箱）。详细填写甲方单位的注册地址或主要办公地址。若甲方为个人，则需填写个人姓名、身份证号码、联系电话及住址。

*注意事项：若签约代表非法定代表人，需确认其是否持有有效的《授权委托书》，并可要求对方提供复印件作为合同附件。联系方式建议至少保留两种，确保沟通畅通。

2.乙方（酒店方）信息

*填写要点：同样需完整填写酒店的法定全称，通常为“XX酒店有限公司”或“XX饭店”等，以其营业执照为准。明确乙方的法定代表人或授权签约代表（如总经理、销售总监等）的姓名、职务及有效联系方式。详细填写酒店的准确地址，包括街道门牌号，便于甲方实地考察及会务参与者前往。

*注意事项：建议核实酒店的经营资质，如营业执照、特种行业许可证等，确保其具备合法的会务接待能力。

二、会务基本信息

此部分是合同的核心内容之一，需尽可能详尽、具体，避免模糊不清导致后续理解偏差。

1.会议名称

*填写要点：准确填写本次会议的全称，例如“XX公司2024年度战略研讨会”、“XX行业发展高峰论坛”。

*注意事项：名称应与实际会议内容相符，避免夸大或误导性表述。

2.会议类型

*填写要点：根据实际情况选择或填写，如：学术会议、商务会议、产品发布会、培训会、年会、研讨会、论坛等。

*注意事项：明确会议类型有助于酒店方更好地理解会务需求，提供针对性服务。

3.会议日期及时间

*填写要点：精确到具体日期和时间。包括：

*会议起始日期与结束日期。

*每日会议开始时间与结束时间（精确到小时和分钟）。

*若涉及布展、撤展，需单独列明布展日期、时间及撤展日期、时间。

*注意事项：时间表述清晰，例如“2024年X月X日09:00-17:30”。对于可能的时间调整，可在合同中约定变更流程及费用调整方式。

4.预计人数

*填写要点：分别列明会议的预计总人数、VIP人数（如有）、参会人员来源地（如需酒店协助安排交通等，此项需明确）。对于餐饮、住宿等，需明确每餐的预计用餐人数、不同房型的预计住宿人数。

*注意事项：此为酒店预留资源的重要依据。通常会约定一个“最终确认人数”的截止日期，以及人数上下浮动的处理办法（如超过X%需额外付费，不足X%如何结算等）。

5.会议地点

*填写要点：明确在乙方酒店内的具体场地，如：XX宴会厅（A厅/B厅/整厅）、XX会议室（如三楼多功能厅、五号会议室）。若涉及多个场地，需分别列明。

*注意事项：最好能附带上场地的平面图作为合同附件，并注明各场地的容纳人数（按不同摆台形式，如剧院式、课桌式、圆桌式等）。

6.会议议程概要（可选，但建议作为附件）

*填写要点：简要列出会议的主要流程、环节、时间节点。

*注意事项：详细议程可作为合同附件，便于酒店方理解会议节奏，配合提供服务。

三、服务内容与要求

此部分是合同的核心，需逐项明确，力求细致。

1.场地使用

*具体要求：

*摆台形式：明确主会场、分会场（如有）的摆台类型（剧院式、课桌式、U型、回型、圆桌式等），是否需要主席台、发言台、签到台等。

*台型图确认：约定台型图最终确认的时间，以及变更台型的费用承担方式。

*场地布置：基础的指示牌、横幅悬挂点、背景板搭建位置及尺寸限制等。是否允许甲方自行布置或聘请第三方布置，以及相关的审批、押金、场地保护要求。

*使用时间：包括会议期间的使用时间，以及布展、撤展的时间。是否包含彩排时间。

*费用：列明场租费用，是否包含基本布置，额外布置的费用如何计算。

2.餐饮服务

*具体要求：

*种类：早餐（自助餐/房早）、午餐（自助餐/桌餐）、晚餐（自助餐/桌餐/特色餐）、茶歇（上下午各一次或根据议程安排）、欢迎晚宴、鸡尾酒会等。

*标准：明确每餐的餐标（如XX元/人/餐），或桌餐的标准（如XX元/桌）。茶歇的种类、数量标准。

*菜单确认：约定菜单最终