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人事档案管理规范及电子化操作指南

引言

人事档案，作为记录个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况的重要载体，不仅是组织选人用人、评先评优、确定待遇的重要依据，也是个人职业生涯中不可或缺的重要材料。在当前信息化、数字化浪潮席卷各行各业的背景下，建立科学、规范的人事档案管理制度，并积极稳妥地推进档案电子化建设，对于提升人事管理效率、保障信息安全、服务组织发展具有至关重要的意义。本指南旨在结合实践经验，系统阐述人事档案管理的基本原则与规范，并详细介绍电子化操作的具体流程与注意事项，以期为相关从业人员提供具有实际指导价值的参考。

一、人事档案管理规范

人事档案管理是一项严谨细致的基础性工作，必须遵循一定的规范和准则，以确保档案的真实性、完整性、安全性和可用性。

（一）基本原则

1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，准确反映个人实际情况。任何伪造、涂改、抽取、损毁档案材料的行为都是严格禁止的。

2.完整性原则：档案材料应齐全完整，能够全面反映个人在各个时期的主要经历和情况。收集归档要及时，避免材料遗漏。

3.保密性原则：人事档案属于敏感信息，涉及个人隐私和组织秘密。档案管理人员必须严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容。

4.规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、利用、转递等各个环节都应遵循统一的规定和标准，确保管理工作有序进行。

（二）档案的建立与接收

1.新建档案：对于新入职人员，应在规定时间内为其建立人事档案。档案材料的收集应从入职环节开始，包括但不限于履历材料、鉴定考核考察材料、学历学位材料、奖惩材料等。

2.接收档案：从外部单位接收档案时，必须认真核对档案材料的完整性、真实性和规范性，检查档案转递手续是否齐全。发现问题应及时与原单位沟通解决，确认无误后办理接收登记手续。

（三）档案材料的收集与归档

1.收集范围：明确档案材料的收集范围，确保应归档的材料不遗漏。这包括但不限于个人在工作、学习、生活中形成的，具有查考利用价值的各类文字、表格及其他形式的材料。

2.收集要求：材料收集应及时主动，确保材料的时效性。归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档要求。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。

（四）档案的日常管理

1.档案整理：按照档案管理的有关规定，对收集到的材料进行分类、排序、编目、装订。做到目录清晰，装订整齐，便于查阅。

2.库房管理：档案库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”要求。配备必要的设备，保持适宜的温湿度。档案柜要排列有序，便于存取。

3.查阅借阅：严格执行档案查阅借阅制度。查阅档案必须履行审批手续，遵守保密纪律和阅档规定。借阅档案要限期归还，不得擅自复制、涂改、勾画、抽取、撤换档案材料。

4.转递管理：当员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同等原因离开原单位时，应及时将其人事档案按规定转递至新的档案接收单位。转递档案应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。

（五）档案的鉴定与销毁

对于已故人员或已超过规定保存年限且无继续保存价值的档案，应按照规定的程序进行鉴定。经鉴定确需销毁的档案，必须严格履行报批手续，由专人负责监销，并做好销毁记录。

二、人事档案电子化操作指南

随着信息技术的发展，人事档案电子化已成为提升管理效率、保障档案安全、促进信息共享的必然趋势。档案电子化并非简单的纸质材料数字化，而是一个系统性的工程。

（一）电子化的前期准备

1.制定规划：明确档案电子化的目标、范围、进度和预期成果。根据单位实际情况，选择合适的电子化路径和技术方案。

2.软硬件环境搭建：

*硬件：包括高性能计算机、扫描仪（平板式、高速馈纸式等，根据需求选择）、存储设备（本地服务器、云存储等）、备份设备、条码打印机等。

*软件：选择成熟稳定、功能完善的人事档案管理系统。该系统应具备档案著录、扫描上传、检索查询、权限管理、安全保密、统计分析等功能，并符合相关数据标准和格式要求。

3.元数据标准制定：确定电子档案的元数据项，如档案编号、姓名、性别、出生日期、籍贯、学历、工作经历、材料类型、形成日期、扫描件路径等，确保电子档案的规范性和可检索性。

4.人员培训：对档案管理人员进行相关业务和技术培训，使其掌握档案管理系统的操作方法、扫描规范、元数据著录规则以及信息安全知识。

（二）档案数字化加工流程

1.档案整理与著录：在扫描前，对纸质档案进行再次整理，确保材料顺序正确、无缺页、无粘连。同时，按照制定的元数据标准，在档案管理系统中对档案及其中的材料进行著录。

2.扫描：

*扫描参数设置：根据材料类型（文本、图片、票据等）和保存需求，设置合适的扫描分辨率（通常