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旅行社差旅费用报销规范

一、引言

为规范公司差旅费用管理，加强成本控制，明确差旅费用的报销标准与流程，确保费用支出的合理性、合规性与真实性，特制定本规范。本规范旨在为公司员工提供清晰的差旅费用报销指引，同时保障公司财务制度的有效执行。所有因公务出差发生的费用报销，均须遵循本规范。

二、基本原则与适用范围

（一）基本原则

1.真实性原则：所有报销凭证必须真实反映差旅活动的实际情况，严禁虚报、冒领、伪造或变造票据。

2.合规性原则：差旅活动及费用报销必须符合公司相关制度规定及国家财经法律法规，报销凭证需符合税务要求。

3.经济性原则：在保证公务顺利完成的前提下，应选择经济、便捷的交通及住宿方式，严格控制费用支出。

4.及时性原则：出差人员应在差旅结束后规定期限内（通常为返回公司后一周内）办理报销手续，避免长期积压。

（二）适用范围

本规范适用于公司所有员工因执行公务而发生的境内外差旅费用报销。差旅活动包括但不限于客户拜访、市场调研、参加会议、项目实施、培训学习等。

三、差旅事前申请与审批

1.出差申请：员工出差前，均须填写《出差申请单》，详细注明出差事由、目的地、预计行程、拟乘坐交通工具、预计天数、预算金额等信息。

2.审批流程：《出差申请单》须经部门负责人审核、相关权限领导批准后方可执行。对于未按规定事先申请并获得批准的出差，其费用原则上不予报销，特殊情况需提供充分理由并经公司高级管理层特批。

3.变更处理：若出差计划发生重大变更（如目的地、行程天数、交通工具等级等），需及时补办变更审批手续。

四、报销标准与具体规定

（一）交通费

1.城市间交通费：

*飞机：根据出差人员职级、出差任务紧急程度及行程距离，按规定标准乘坐。一般情况下，优先选择经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，须事先获得公司高级管理层批准。机票应通过公司指定合作渠道或正规票务平台预订，原则上不得购买全价票。

*火车：出差时间在X小时以上或夜间（晚X点至次日早X点）乘车X小时以上的，可乘坐硬卧或软卧；高铁/动车可乘坐二等座，特殊情况需乘坐一等座或商务座的，须经部门负责人及分管领导批准。

*轮船：一般乘坐三等舱或经济舱位。

*其他：如长途汽车、包车等，需提供详细行程说明及合规票据，经审批后按实报销。

*所有城市间交通费用报销，均需提供正规票据（如行程单、车票等）及付款凭证。

2.市内交通费：

*员工在出差目的地的市内交通费用，可选择以下任一方式报销：

*实报实销：凭合规的出租车票、网约车行程单及发票、公共交通票据等实报实销，需在票据上注明起止地点及事由。

*定额补贴：按出差自然天数计算，不同城市级别设定不同的日补贴标准。实行补贴后，不再报销市内交通票据（特殊情况如团队集体出行包车除外，需另行审批）。

*鼓励优先选择公共交通工具。

（二）住宿费

1.住宿标准：根据出差城市级别及员工职级，设定相应的住宿费报销上限标准。住宿费应在标准内凭合规发票按实报销。

2.房型要求：同性员工一同出差，原则上应合住标准间，住宿费按标准报销，不再分别享受单人间标准。

3.票据要求：住宿费发票须为合规的增值税专用发票或普通发票，发票抬头应为公司全称，并注明住宿天数、单价、金额等明细。若住宿费用包含其他消费（如餐饮、娱乐），应予以剥离，仅报销住宿本身费用。

（三）伙食补助费

1.伙食补助费按出差自然天数计算，根据不同城市级别设定日补助标准。

2.伙食补助费为包干使用，不再凭餐饮票据报销（除特殊情况，如公司统一安排的商务宴请，需单独申报并附审批依据）。

3.若出差期间已享受免费工作餐（如会议提供、客户招待等），应相应扣减或不申领该时段的伙食补助。

（四）其他费用

1.公杂费/通讯补贴：可根据实际情况设定每日固定标准的公杂费或通讯补贴，用于补贴出差期间的复印、打印、市内通讯等零星支出，包干使用，无需票据。

2.其他公务费用：如确因公务需要发生的会议注册费、培训费、必要的业务招待费等，须提供相应的邀请函、通知、协议及合规票据，按“一事一报”原则单独申请审批后报销。业务招待费需严格控制，并遵循公司相关业务招待管理规定。

五、报销凭证与单据要求

1.发票要求：所有报销凭证必须是国家税务部门认可的合法、合规、真实的原始发票。发票抬头必须为公司全称及正确的纳税人识别号。发票内容应与实际消费内容一致，不得虚开、代开发票。

2.辅助凭证：除发票外，还需提供与费用相关的辅助证明材料，如：

*交通票据：飞机行程单、登机牌（辅助）、火车票、汽车票等。

*住宿票据：酒店提供的住宿清单（水单），明确显示入住、退房日期、房型、单价、总价等。

*付款凭证：如通过线上支付，需提