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管理档案知识培训

01档案管理管概述档案管理方式02档案管理方法03电子档案管理04目录Contents

1档案管理概述

档案是什么档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案管理干什么合同项目资料会议记录往来票据电子文档

同时建立索引采购合同其它技术资料招投标资料往来文件销售合同

档案放哪儿1．抽屉式直立档案容易分类易于保密保护性好检索简便

档案放哪儿2．开放式横向档案保密性一般易于查找便于取阅整齐划一

档案放哪儿3．穿孔式活页夹容易保存有顺序性容易损毁保密性差

档案放哪儿4．档案盒标准统一便于存取长期保存保护性好

档案放哪儿5．金属文件夹灵活取用存量较小容易脱落

档案放哪儿6．透明资料袋隔水防污拿取方便保密性低暂时保存

拿取方便临时存取保密性差档案放哪儿7．多层资料盒

2档案管理方式

档案如何管

格式统一标识鲜明科学分类及时记录

统一

鲜明

颜色管理红绿蓝黄茶

3档案管理方法

分类

按对象划分按主题划分按形式划分按项目划分按时间划分

记录

借阅档案一定要登记

4电子档案管理

合理使用文件夹定期备份重要文件加密

文件夹

备份

存储介质电脑其它盘移动硬盘刻录光盘U盘

加密文件夹加密Office文档加密

勿忘密码加密

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