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公司会议安排与议程策划通用模板

一、适用范围与常见场景

本模板适用于企业内部各类常规会议的策划与组织，包括但不限于：

常规工作会议：部门周会、月度总结会、季度/年度规划会；

专项任务推进会：项目启动会、跨部门协调会、问题解决会；

决策性会议：预算审批会、战略研讨会、人事任免会；

信息传达类会议：政策宣贯会、制度培训会、工作部署会。

无论是小型部门会议（5-10人）还是全员会议（50人以上），均可通过本模板规范流程、明确分工，保证会议高效有序推进。

二、会议安排全流程操作指南

（一）会议筹备：明确需求与基础信息

步骤1：确认会议核心要素

会议目的：明确会议需解决的问题或达成的目标（如“确定Q3产品上线方案”“协调市场部与技术部资源对接”）；

会议类型：根据目的选择会议形式（研讨型、决策型、传达型等）；

预期成果：定义会议结束时应输出的内容（如决议方案、行动清单、会议纪要）。

步骤2：确定会议基础信息

时间：避开公司业务高峰期（如周一上午、周五下午），优先选择参会人员普遍空闲的时段（建议会议时长控制在1-2小时，超长会议需设置中场休息）；

地点：内部会议室（提前预订，确认设备可用）或线上会议平台（提前测试软件稳定性，并发送登录）；

参会人员：明确主持人、核心发言嘉宾、记录人及必要参会者（避免无关人员参会，控制参会规模在10人以内为佳，大型会议可分设讨论小组）。

步骤3：制定详细议程

按“开场-议题讨论-总结-收尾”逻辑设计议程，明确每个议题的：

讨论内容（如“Q3销售目标拆解”“新功能开发优先级排序”）；

负责人（提前告知其需准备的汇报材料，如PPT、数据报表）；

预计时长（避免议题超时导致整体会议拖延）。

步骤4：发送会议通知

提前2-3个工作日通过企业/邮件发送正式通知，包含：

会议基本信息（名称、时间、地点/、参会人员）；

详细议程及各议题负责人；

会前准备要求（如“请技术部提前准备原型演示文档”“请各部门携带Q2工作总结纸质版”）；

特殊说明（如“本次会议需携带笔记本电脑”“请着正装参会”）。

（二）会前准备：保障会议顺利实施

步骤1：场地与设备检查

若为线下会议：提前30分钟到达会场，调试投影仪、麦克风、空调等设备，摆放会议材料（议程、签到表、笔记本、笔），检查座位布局（U型/课桌式需根据会议类型调整）；

若为线上会议：提前测试音视频效果，确认屏幕共享、白板等功能正常，准备备用会议（避免主故障）。

步骤2：人员与材料确认

与主持人、核心发言嘉宾再次确认参会时间及材料准备情况；

整理会议所需物料：签到表（含姓名、部门、联系方式）、会议纪要模板、决策表决表（如需）、饮用水等。

步骤3：特殊情况预判

提前准备应急预案（如设备故障时切换至备用会议室、关键人员迟到时调整发言顺序）；

预留5-10分钟缓冲时间，应对突发情况（如网络延迟、材料未打印完成）。

（三）会议执行：聚焦目标与高效推进

步骤1：开场与规则说明（5-10分钟）

主持人准时开场，介绍会议目的、议程及时长安排；

明确会议纪律（如“手机静音”“发言前举手”“避免无关话题讨论”）；

介绍记录人及会议纪要输出要求（重点记录决议、行动项、负责人及deadlines）。

步骤2：议题讨论与决策（核心环节）

按议程顺序逐项推进，主持人控制各议题时长，避免偏离主题；

鼓励参会人员积极发言，对争议性议题引导充分讨论（可采用“轮流发言+自由补充”模式）；

需决策时，明确表决方式（举手、投票、共识法），并记录表决结果（如“一致同意”“5票赞成，2票反对”）。

步骤3：总结与收尾（5-10分钟）

主持人总结会议成果：确认已达成共识的决议、未完成的待办事项；

明确行动项：逐一列出任务名称、负责人、完成时间（如“市场部于8月15日前完成竞品分析报告，负责人：*经理”）；

宣布散会，提醒记录人会后24小时内输出会议纪要初稿。

（四）会后跟进：保证成果落地

步骤1：整理与分发会议纪要

记录人根据会议记录，整理纪要初稿（包含：会议基本信息、议程完成情况、决议清单、行动项、下次会议安排）；

主持人审核纪要内容，保证信息准确、无遗漏；

会后1个工作日内通过邮件/企业群分发纪要至所有参会人员，抄送相关领导。

步骤2：行动项跟踪与反馈

建立“行动项跟踪表”，定期更新任务进度（建议每周五核对一次）；

对逾期未完成的任务，由会议组织者提醒负责人，并同步至相关方；

下次会议第一项议程回顾上次会议行动项完成情况，形成闭环管理。

步骤3：资料归档

将会议通知、议程、纪要、行动项跟踪表、演示材料等整理归档（电子档存至共享文件夹，纸质档分类存放），保存期限不少于1年（重要会议建议长期保存）。

三、核心工具模板清单

模板1：会议基本信息表

会议名称

会议类型

□常规会议□专项会议□决策会议□其他

会议时间

年月