合同管理流程及条款审查工具.docVIP

合同管理流程及条款审查工具指南

引言

合同是企业经营活动中明确权利义务、防范法律风险的核心文件，规范化的合同管理流程与严谨的条款审查机制，能够有效降低履约纠纷、保障企业合法权益。本工具指南旨在为企业提供一套系统化的合同管理流程框架及条款审查工具，助力业务部门与法务部门高效协作，实现合同全生命周期的标准化管控。

一、适用业务场景与对象

本工具适用于各类企业及组织的合同管理需求，具体场景包括但不限于：

日常业务合同处理：销售合同、采购合同、服务合同、租赁合同等常规业务合同的起草、审查与签署；

重大项目合同管理：合作开发合同、投融资协议、建设工程合同等金额较大、条款复杂的专项合同；

跨部门协作场景：业务部门发起合同需求、法务部门提供审查支持、财务部门审核付款条款的多部门协同流程；

合规与风险管控：企业法务部门或合规部门对合同条款的合法性、合规性及风险点进行系统性排查。

适用对象包括企业法务人员、业务部门合同经办人、部门负责人、分管领导及合同管理相关岗位人员。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同起草：明确需求，规范基础

操作主体：业务部门经办人（如销售专员、采购专员）

操作步骤：

需求梳理：根据业务场景（如产品销售、服务采购），明确合同双方主体信息、合作标的、权利义务、价款支付、履行期限等核心要素；

模板调用：优先使用企业标准合同模板（如《产品销售合同模板》《服务采购合同模板》），若无对应模板，需参考行业通用模板或起草全新合同；

内容填写：按模板要求填写合同条款，保证双方名称、统一社会信用代码、地址等主体信息准确无误，价款、数量等关键条款不得留空；

内部初审：起草完成后，交由部门负责人*经理审核，确认合同内容符合业务需求且无重大遗漏。

输出成果：《合同（草案）》《合同需求说明》（如有）

（二）法务审查：聚焦风险，把控条款

操作主体：企业法务部门（或外部律师）

审查重点与步骤：

主体资格审查：核查对方营业执照（需在有效期内）、授权委托书（若由代理人签署）、经营范围及履约能力，避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约；

条款合法性审查：排查合同条款是否违反法律、行政法规的强制性规定（如“霸王条款”、利息超过法定上限等）；

权利义务对等性审查：重点关注双方权利义务是否均衡，是否存在单方免责、责任限缩等不公平条款（如“甲方任意解除合同无需承担违约责任”）；

核心条款完整性审查：保证合同包含标的、数量/质量、价款/支付、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决等必备条款，关键要素（如“质量标准需符合国标GB/T-202X”）需明确具体；

风险点提示：对潜在风险（如付款周期过长、违约责任过轻、知识产权归属不明等）标注审查意见，提出修改建议。

输出成果：《合同审查意见表》（含条款修改建议及风险提示）

（三）修订确认：沟通协商，达成一致

操作主体：业务部门经办人、法务部门、对方单位（如需）

操作步骤：

内部沟通：业务部门根据法务审查意见，与法务部门逐条讨论修订方案，对无争议条款直接修改，对存在争议的条款（如违约金比例）需说明业务合理性；

外部协商：若涉及对方单位利益调整（如修改付款方式、增加违约责任），由业务部门与对方沟通，达成一致后获取书面确认（如邮件、修订确认函）；

最终定稿：完成修订后，形成《合同（终稿）》，由双方签字盖章页（或电子签章）确认版本一致性。

输出成果：《合同（终稿）》《修订确认记录》（含沟通记录、对方确认凭证）

（四）签署审批：规范流程，明确权责

操作主体：分管领导、授权签署人、行政归档部门

操作步骤：

审批流转：根据企业合同审批权限（如金额10万元以下由部门负责人经理审批，10万元以上需分管副总总审批），将《合同（终稿）》及相关附件提交审批；

签署授权：审批通过后，由法定代表人或其授权的签署人（需附《授权委托书》）在合同上签字盖章，保证“人章一致”“骑缝章齐全”；

文本分发：签署完成后，合同文本至少一式两份（或按需增加），双方各执一份，企业内部留存原件由行政部（或法务部）统一归档。

输出成果：《合同审批单》《授权委托书》（如需）、《已签署合同文本》

（五）履行跟踪：动态监控，防范风险

操作主体：业务部门、法务部门

操作步骤：

履行计划：业务部门根据合同约定制定履行进度表（如分阶段交付、付款节点），明确各环节责任人与时间要求；

进度监控：定期跟踪合同履行情况（如货物交付验收、服务实施进度、款项到账记录），对延迟履行或对方违约行为及时记录并采取措施（如发函催告、启动违约条款）；

争议处理：若发生履约纠纷，由法务部门牵头收集证据（合同、沟通记录、验收凭证等），通过协商、仲裁或诉讼等方式解决，并形成《争议处理报告》。

输出成果：《合同履行进度表》《履约异常记录》《争议处理报告》

（六）归档管理：系统留存，便于追溯

操作主体：行政部