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采购比价单填写及管理规范

一、总则

为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购过程的公开、公平、公正，特制定本规范。本规范适用于公司所有物资、服务采购项目的比价单填写与管理工作。各部门在进行采购活动时，凡涉及多家供应商报价比较的，均须严格遵守本规范。

二、采购比价单填写规范

（一）基本信息填写

1.表单编号：应按照公司统一规定的编码规则进行编制，确保唯一性，便于追溯和管理。

2.采购部门：填写实际发起采购需求的部门全称。

3.采购日期：填写比价单开始编制的日期。

4.需求单号：如采购行为源于某一具体需求单，应填写对应单号，实现业务闭环。

5.比价事由/项目名称：简明扼要描述本次采购的目的或项目全称，避免模糊不清。

（二）采购物品/服务明细

1.序号：对采购的每一项物品或服务进行顺序编号。

2.物品/服务名称：填写规范、准确的物品或服务全称，避免使用俗称或简称，如遇通用名称易混淆的情况，需附加说明。

3.规格型号：务求准确、清晰，包含必要的技术参数、材质、尺寸、性能指标等关键信息，避免使用模糊或易产生歧义的描述。对于复杂或定制化产品，应附上详细的技术规格书作为附件。

4.单位：填写标准的计量单位，如“台”、“件”、“套”、“千克”、“小时”等。

5.数量：明确采购的具体数量，确保与需求一致。如数量有预估区间，应注明。

6.技术参数及质量要求：详细列出采购物品或服务应满足的技术标准、性能指标、质量等级、认证要求等。此部分应尽可能量化，避免主观描述，为供应商报价和后续验收提供依据。

（三）供应商信息及报价

1.供应商名称：填写参与报价供应商的法定全称，并与供应商提供的资质文件名称一致。

2.联系人及联系方式：填写供应商有效的联系人姓名、电话及电子邮箱，以便必要时进行沟通。

3.报价货币：明确报价所采用的货币种类，如人民币。

4.单价：填写供应商针对每项物品或服务的报价单价，注意单位与“采购物品/服务明细”中的“单位”保持一致。

5.总价：根据单价和数量计算得出的该项物品或服务的总金额。如为汇总报价，需确保分项报价之和与总价一致。

6.税率及税额：明确报价所包含的税率，并计算相应的税额。如为含税价，应注明。

7.交货期：供应商承诺的从订单确认到物品送达指定地点或服务完成的时间。

8.付款条件：供应商要求的付款方式、账期等，如“月结XX天”、“预付款XX%”。

9.其他费用：如运输费、安装费、培训费等是否包含在报价内，需明确列出。

（四）比价分析与结论

1.报价汇总：将各供应商的报价进行横向对比，清晰展示各项价格要素。

2.比价因素：除价格外，还应综合考虑供应商资质、信誉、供货能力、质量保障、售后服务、付款条件、技术方案优劣等因素进行综合评估。

3.推荐供应商：根据综合比价结果，提出拟选择的供应商建议，并简述理由。

4.备注说明：对比价过程中出现的特殊情况、需要特别说明的事项或未包含在上述条款中的其他重要信息进行记录。

（五）审批流程

1.编制人：填写比价单编制人员姓名及日期。

2.部门负责人审核：由采购部门负责人对比价单的完整性、合规性进行审核并签字。

3.相关部门会签（如需）：涉及技术、质量等专业领域的采购，需由相关专业部门负责人进行审核。

4.审批人批准：按照公司采购权限规定，由相应级别领导进行最终审批。

三、采购比价单管理规范

（一）编号管理

采购比价单应实行统一编号管理，编号规则由采购部门制定并备案，确保每一份比价单都有唯一的标识。

（二）流转管理

1.比价单的填写、审核、审批应按照规定的流程进行，确保各环节责任明确。

（三）存档管理

1.存档要求：审批完成后的采购比价单及其附件（如供应商报价单、技术规格确认书等）应作为重要采购档案进行妥善保管。

2.存档方式：采用纸质版与电子版双备份方式存档。纸质版应装订成册，电子版应存储在指定服务器或云盘中，并有备份。

3.保存期限：采购比价单的保存期限应不低于采购物品的质保期或服务合同有效期后若干年，具体年限参照公司档案管理规定执行。

（四）查阅管理

1.公司内部因工作需要查阅比价单档案时，需履行相应的借阅手续，经相关负责人批准后方可查阅。

2.原则上，采购比价单属于公司内部敏感信息，不得随意泄露给外部单位或个人。

（五）定期审核与改进

采购部门应定期（如每季度或每半年）对采购比价单的填写质量、审批流程执行情况进行抽查与回顾，对发现的问题及时提出改进措施，持续优化比价单管理工作。

四、附则

1.本规范未尽事宜，参照公司其他相关采购管理制度执行。

2.各部门可根据本规范，结合自身实际情况制定相应的实施细则，但不得与本规范相抵触。

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