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采购部门职责分工及岗位工作流程指引

一、总纲

采购部门作为企业运营的关键环节，承担着保障物资供应、控制采购成本、优化供应链管理的重要职责。为确保采购工作规范、高效、有序进行，明确各岗位职责与工作流程，特制定本指引。本指引旨在提升采购团队的整体协作能力与专业素养，确保采购活动符合公司战略目标及相关法律法规要求，最终为企业的稳健发展提供有力支持。

二、采购部门核心职责概述

采购部门的核心职责在于以最优化的成本、在合适的时间、从合格的供应商处获取符合质量要求的物资与服务，具体包括：

1.策略规划：参与制定公司整体采购战略，结合市场动态与企业需求，规划长期与短期采购目标及实施方案。

2.供应商管理：负责供应商的开发、评估、选择、合作关系维护及绩效改进，构建稳定、高效的供应商网络。

3.成本控制：通过市场调研、比价议价、招标采购等多种方式，持续优化采购成本，提升资金使用效益。

4.流程优化：不断完善采购流程，引入先进的采购管理方法与工具，提高采购效率与透明度。

5.质量保障：协同质量部门，确保所采购物资与服务符合预定的质量标准，并参与供应商质量问题的处理。

6.风险管控：识别与评估采购过程中的各类风险（如供应中断、价格波动、合同纠纷等），并采取有效措施进行防范与应对。

7.团队建设：负责采购团队的专业能力培养、绩效考核与梯队建设，营造积极向上的工作氛围。

三、采购部门组织架构与职责分工

（一）组织架构概览

采购部门的组织架构设计需结合企业规模、业务特点及管理需求。典型的中小型企业采购部门架构可能包含：采购经理/总监、采购工程师/专员（按物料类别或项目划分）、采购文员/助理。大型企业或集团公司则可能进一步细分，如设立战略采购、间接采购、供应商管理等专项小组。

（二）主要岗位职责说明

1.采购经理/总监

*战略规划与管理：制定采购部门的年度工作计划与预算，审批关键采购策略与重大采购项目；领导部门达成各项KPI指标。

*团队管理与发展：负责采购团队的日常管理、绩效考核、培训与职业发展规划，提升团队整体专业水平。

*供应商关系管理：参与核心供应商的选择、谈判与关系维护，处理重大供应商合作问题。

*跨部门协作：与需求部门（如生产、研发、市场、行政等）、财务部门、法务部门、质量部门等保持密切沟通与协作，确保采购工作与公司整体运营顺畅对接。

*流程优化与制度建设：主导采购管理制度、流程的制定、修订与监督执行，推动采购数字化转型。

*重大风险控制：对采购过程中的重大风险进行决策与把控，审批大额采购合同。

2.采购工程师/专员（按物料/服务类别或项目划分，如：电子元器件采购专员、机械设备采购工程师、MRO采购专员、服务采购专员等）

*需求对接与确认：接收并确认需求部门的采购申请，明确采购物资/服务的规格、数量、质量要求、交付期等关键信息。

*市场调研与寻源：针对特定采购需求，进行市场调研，搜集供应商信息，开发潜在合格供应商。

*供应商评估与选择：组织或参与对潜在供应商的实地考察与综合评估（如质量、价格、交付能力、财务状况、社会责任等），建立与维护合格供应商名录。

*询比价与谈判：向合格供应商发出询价单，进行多轮比价、议价，必要时组织招标、竞争性谈判等采购活动，获取最优采购条件。

*合同管理：负责起草、评审、签订采购合同，并监督合同条款的履行，确保双方权益。

*订单管理与交付跟进：下达采购订单，跟踪订单执行进度，协调解决生产、物流、交付过程中出现的问题，确保按时到货。

*来料/服务验收协调：协同仓库、质量部门进行来料检验或服务验收，处理不合格品的退换货事宜。

*付款申请协助：根据合同约定与验收结果，协助财务部门进行发票核对与付款申请流程。

*供应商日常管理：维护与供应商的日常沟通，收集供应商绩效数据，参与供应商的定期评审。

3.采购文员/助理

*文档管理：负责采购合同、订单、供应商资料、询价单、报价单等采购相关文件的分类、归档与保管。

*数据录入与报表：协助采购工程师/专员进行采购数据的录入，整理采购台账，协助编制采购相关报表。

*事务性支持：协助处理供应商的日常咨询，传递采购文件，安排会议，准备会议材料等。

*费用报销协助：协助采购人员处理差旅费等相关费用的报销手续。

*库存信息协助：协助跟踪部分物料的库存情况，及时提醒采购专员进行补货。

四、岗位工作流程指引

（一）采购需求接收与确认流程

1.需求发起：需求部门根据生产计划、项目进展或实际运营需要，填写《采购申请单》，明确物料/服务名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、期望交付日期、预算金额及需求部门负责人签字。

2.需求提交与初审：