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工程档案管理制度及操作规范

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司工程档案管理工作，确保工程建设项目全过程文件材料的真实、完整、准确、系统和安全，充分发挥工程档案在项目建设、运营、维护及后续改扩建中的依据和参考作用，根据国家及行业相关法律法规、标准规范，并结合公司实际情况，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有新建、改建、扩建的工程项目（以下简称“工程项目”）从项目立项、勘察设计、招投标、施工、监理、竣工验收直至项目后评价等各个阶段形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料的管理。公司各部门、各项目部以及参与工程项目建设的勘察、设计、施工、监理、咨询等单位，均须遵守本制度。

1.3基本原则

工程档案管理遵循统一领导、分级负责、全程管理、规范整理、安全保密、便于利用的原则。各相关单位和人员应将工程档案管理工作纳入项目管理的全过程，与工程建设同步进行。

1.4定义

本制度所称工程档案，是指在工程项目建设过程中形成的，反映工程项目规划、审批、勘察、设计、施工、监理、验收等活动的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。

第二章管理机构与职责

2.1公司档案管理部门

公司档案管理部门是工程档案工作的归口管理部门，负责统筹、指导、监督和检查公司各工程项目的档案管理工作。其主要职责包括：

（一）贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和方针政策；

（二）制定和完善公司工程档案管理相关制度和操作细则；

（三）组织工程档案管理人员的业务培训和学习交流；

（四）监督检查工程项目各阶段档案的形成、收集、整理、保管和移交工作；

（五）负责公司永久和长期保管档案的接收、保管、利用和统计工作；

（六）组织或参与重要工程项目档案的专项验收。

2.2项目部

项目部是工程项目档案管理的直接责任单位，应在项目负责人领导下，明确专人（或设立专职/兼职档案员）负责本项目工程档案的日常管理工作。其主要职责包括：

（一）贯彻执行公司工程档案管理制度，制定本项目档案管理实施计划；

（二）负责工程项目各阶段文件材料的收集、积累、整理和预立卷工作；

（三）对勘察、设计、施工、监理等参建单位形成的工程档案进行监督、检查和指导；

（四）组织工程项目竣工图的编制、审核和汇总工作；

（五）负责向公司档案管理部门及其他有关单位移交符合要求的工程档案；

（六）配合公司档案管理部门进行档案专项验收。

2.3各业务部门

公司相关业务部门（如工程技术部、计划合同部、物资设备部等）应根据各自职责，负责本部门在工程项目管理过程中形成的文件材料的收集、整理、归档，并协助项目部做好相关专业档案的审核工作。

2.4参建单位职责

参与工程项目建设的勘察、设计、施工、监理、咨询等单位，应按照合同约定和国家有关规定，负责各自职责范围内形成的工程文件材料的收集、整理、编制，并对其真实性、完整性和规范性负责，按时向项目部移交。

第三章工程档案的收集与整理

3.1收集范围与要求

3.1.1工程档案的收集范围应包括但不限于：项目立项、可行性研究、勘察设计、招投标、合同、施工准备、施工过程（含隐蔽工程验收记录）、设备采购与安装调试、监理、质量安全监督、竣工验收、竣工结算、审计、试运行及项目后评价等各阶段形成的具有保存价值的文件材料。

3.1.2文件材料的收集应遵循“及时、完整、准确”的原则，与工程进度同步进行，确保不遗漏、不丢失。

3.1.3凡需归档的文件材料，其形成应符合国家及行业相关规范要求，字迹清楚、图样清晰、签字盖章手续完备，不得使用易褪色的书写材料。

3.2收集责任与时间

3.2.1项目部应在项目启动初期制定详细的档案收集计划，明确各阶段、各类文件材料的收集责任人、收集内容和完成时限。

3.2.2项目建设过程中，各相关人员应将办理完毕的文件材料及时交本单位（部门）档案员或项目部档案员，不得个人私自留存。

3.2.3勘察、设计单位应在提交相应勘察设计成果的同时，提交完整的勘察设计文件材料；施工单位应在每道工序完成或分部分项工程验收后及时整理提交相关施工资料；监理单位应在监理工作完成后及时提交监理档案。

3.3整理原则与方法

3.3.1工程档案的整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持案卷内文件的系统联系，便于档案的保管和利用。

3.3.2归档文件材料应进行分类、编号、组卷、排列、编目、装订。

3.3.3分类应按照工程项目的专业性质、阶段或文件材料的内容特征进行，可参照国家或行业推荐的分类方案，并结合项目实际情况确定。

3.3.4编号应具有唯一性和可追溯性，便于识别和管理。

3.3.5组卷应将内容相对独立、联系紧密的文件材料组成案卷。案卷不宜过厚，一般不超过规定厚度。

3.3.6卷内文件应按一定顺序排列，通常按重要