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采购管理自动化系统操作手册
目录
第一章系统概述
第二章采购申请全流程操作
第三章采购订单管理操作
第四章收货与入库管理操作
第五章供应商管理操作
第六章发票管理与付款申请
第七章关键操作提醒与常见问题规避
第一章系统概述
1.1系统价值与定位
采购管理自动化系统是企业数字化转型的核心工具，旨在通过流程线上化、数据自动化流转，替代传统纸质审批、人工对账的低效模式。系统覆盖从采购需求提报、供应商选择、订单到收货入库、发票核验的全生命周期，实现采购过程透明化、决策数据化、操作标准化，最终达成降本增效、风险可控的管理目标。
1.2核心功能模块简介
系统围绕采购业务核心场景，构建六大功能模块：
采购申请管理：支持多部门需求提报、预算校验、审批流程自定义；
采购订单管理：基于审批通过的申请单自动订单，支持订单跟踪与变更；
收货与入库管理：对接仓库系统，实现到货登记、质量检验、入库确认一体化；
供应商管理：涵盖供应商准入、档案维护、绩效评估全流程；
发票与付款管理：支持发票信息录入、三单匹配（订单/收货单/发票）、付款申请自动化；
数据分析报表：实时采购执行分析、供应商绩效、成本构成等报表，支撑管理决策。
1.3适用业务场景
本系统适用于各类企业采购管理场景，包括但不限于：
制造业：原材料、零部件、设备采购的全流程管控；
贸易行业：商品采购、库存补货、供应商结算的自动化处理；
服务机构：办公用品、服务外包（如IT运维、咨询）的采购需求管理；
集团型企业：多层级、多部门的采购协同与预算管控。
第二章采购申请全流程操作
采购申请是采购业务的起点，系统通过标准化表单与流程引擎，保证需求提报规范、审批高效。
2.1采购申请单创建与填写
2.1.1操作步骤
登录系统：以“采购申请人”身份登录系统，进入“采购管理”模块；
新建申请：“采购申请”→“新建申请”，选择申请类型（如“物料采购”“服务采购”“固定资产采购”）；
填写基础信息：
申请部门：自动关联用户所属部门，支持跨部门申请（需提前配置权限）；
申请人：自动填充当前用户，可修改为实际经办人；
申请日期：默认系统当前日期，支持手动调整；
期望到货日期：根据业务需求填写，系统将基于供应商交期自动校验可行性；
填写物料/服务信息：
若选择“物料采购”，“添加物料”，输入物料编码（支持模糊搜索）、需求数量、单位、预计单价（系统可带出历史采购价作为参考）；
若选择“服务采购”，填写服务内容、服务周期、服务标准等文本信息；
关联预算：系统自动校验申请金额是否超出部门剩余预算，若超预算则需预算调整审批单；
附件：如技术规格书、报价单、需求说明等，支持PDF、Word、Excel格式，单个文件不超过10MB；
提交审批：确认信息无误后，“提交”，系统根据预设审批流程（如“部门经理→采购主管→财务总监”）自动流转。
2.1.2采购申请单模板说明
系统内置标准化申请单模板，字段信息
字段名称
字段类型
必填/选填
说明示例
申请单号
自动
-
系统按规则（如CGSQ+年月日+流水号）
申请部门
下拉选择
必填
如“生产部”“行政部”
申请人
文本
必填
实际经办人姓名，如“*小明”
联系电话
文本
必填
申请人联系方式，如“1385678”
申请日期
日期选择
必填
系统默认当前日期
期望到货日期
日期选择
必填
如“2024-03-15”
预算科目
下拉选择
必填
如“原材料采购”“办公费用”
物料编码
文本
必填（物料采购）
支持“模糊搜索”，如“ABC-001”
物料名称
自动带出
必填（物料采购）
根据物料编码自动填充
规格型号
文本
选填
如“Inteli7-12700K”
单位
下拉选择
必填
如“台”“件”“kg”
需求数量
数字
必填
整数，支持小数点后两位（如1.5kg）
预计单价（元）
数字
必填
不含税单价，系统可提示历史最低价
预计金额（元）
自动计算
必填
需求数量×预计单价，自动汇总
用途说明
文本域
选填
如“用于生产车间A设备维修”
附件
文件
选填
支持1-5个附件
审批状态
自动更新
-
待审批→审批中→已通过→已驳回
2.2审批流程处理
2.2.1申请人提交与跟踪
提交申请后，系统自动将申请单推送至审批人待办事项；
申请人可在“我的申请”中查看审批进度，支持“查看审批记录”查看各环节审批意见；
若审批人驳回，申请单状态变为“已驳回”，申请人可修改后重新提交。
2.2.2审批人操作指引
接收待办：审批人登录系统，在“待办事项”中查看需审批的申请单；
查看详情：申请单号，查看物料信息、预算金额、附件内容等；
审批操作：
通过：若审批通过，“同意”，系统自动流转至下一审批节点；
驳回：若审批不通过，需填写驳回理由（如“预算超标”“需求描述不清晰
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