采购申请与审批流程工具.docVIP

采购申请与审批流程通用工具

本工具适用范围

本工具适用于企业内部各类采购活动的规范化管理，涵盖办公用品、生产原料、设备购置、服务外包等场景。无论是常规补库需求、项目新增采购，还是紧急物资申购，均可通过本工具实现需求提报、多级审批、流程跟踪及资料归档，保证采购活动合规、高效、透明。

采购申请与审批全流程操作指南

一、需求确认与申请发起

操作主体：需求部门申请人（如行政专员、生产计划员等）

操作内容：

明确采购需求：申请人需根据部门实际需求（如办公耗材短缺、生产原料库存不足等），确认采购物品的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额及用途说明，保证需求合理且符合部门年度预算规划。

填写申请表：通过企业OA系统或纸质表格，完整填写《采购申请与审批表》（模板见下文），附上必要支撑材料（如比价记录、技术参数要求、项目立项批复等，金额较大时需提供至少3家供应商的报价单）。

提交申请：确认信息无误后，提交至部门负责人进行初步审核。

关键点：需求描述需具体清晰，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确为“A4纸10包、签字笔20支”）；预算金额不得超出部门预留额度，超预算需提前提交预算调整申请。

二、部门负责人审核

操作主体：需求部门负责人（如行政部经理、生产部主管等）

操作内容：

审核需求合理性：负责人需核对采购需求是否符合部门工作计划，是否为必要支出（如非紧急可暂缓采购的消耗品需说明原因），避免重复采购或浪费。

审核预算匹配度：检查申请预算是否在部门年度预算范围内，超部分需确认是否有调整依据（如临时项目追加、市场价格波动等）。

审核材料完整性：确认支撑材料（如报价单、技术参数）是否齐全、有效，避免因材料缺失导致后续审批延误。

审批意见：通过OA系统或纸质表单签署“同意”“驳回”或“补充说明”意见。驳回时需注明具体原因（如“预算超支”“需求不明确”），并退回申请人修改；同意后流转至下一审批环节。

关键点：部门负责人需对需求的真实性和预算合规性负责，不得随意审批或推诿。

三、跨部门会签（如需）

操作主体：相关职能部门（如财务部、法务部、技术部等）

触发条件：

采购金额较大（如超过5万元）需财务部审核预算及资金安排；

涉及固定资产、特种设备需技术部审核技术参数及合规性；

服务外包、合同类采购需法务部审核条款风险。

操作内容：

财务部审核：重点核查预算余额、资金支付计划、成本控制要求，保证采购支出符合财务制度；

技术部审核：确认物品规格、功能是否满足使用需求，是否符合行业标准；

法务部审核：审查合同条款（如适用）、供应商资质、违约责任等，规避法律风险。

各会签部门需在1-2个工作日内完成审核，逾期未反馈视为默认同意。

四、分级审批

操作主体：分管领导、总经理/决策委员会

审批权限划分（示例）：

金额≤5000元：部门负责人审批即可；

5000元＜金额≤2万元：分管领导审批；

金额＞2万元：总经理/决策委员会最终审批。

操作内容：

审批人根据采购金额、需求重要性及前置审核意见，在OA系统中签署审批意见。对于重大采购（如战略设备、年度框架协议），需召开专题评审会，集体决策后审批。审批通过后，流转至采购部门执行；驳回时需明确理由，并终止流程。

五、采购执行

操作主体：采购部门（如采购部、行政部兼采职能）

操作内容：

供应商选择：根据审批通过的采购需求，通过招标、询价、单一来源采购等方式确定供应商（优先选择合作良好、资质齐全的供应商，新供应商需考察其营业执照、生产许可证等资质）。

下达订单：与供应商签订采购合同/订单，明确交付时间、质量标准、验收方式、付款条件等条款，订单需经采购负责人签字确认。

跟踪进度：实时跟踪订单生产、物流状态，保证按时交付，如有延误及时与供应商沟通并反馈至需求部门。

六、验收与付款

操作主体：需求部门、采购部门、财务部

操作内容：

货物验收：需求部门根据采购订单和规格参数，对到货物品的数量、质量、包装进行验收，填写《验收单》（需验收人签字确认）；验收不合格的，需在24小时内通知采购部门联系退换货。

付款申请：采购部门核对验收单、采购订单、发票（或收款凭证）无误后，填写《付款申请表》，附相关单据提交财务部。

资金支付：财务部审核单据合规性后，按企业付款流程安排转账（如需银行账户信息，需通过安全渠道核实，避免泄露隐私）。

七、资料归档

操作主体：采购部门、行政部（或档案管理部门）

操作内容：

将采购全流程资料（含申请表、审批记录、报价单、合同、验收单、付款凭证等）整理归档，电子资料存入企业档案系统，纸质资料按年份分类编号保存，保存期限不少于3年（重要设备采购档案保存期限不少于5年），便于后续审计、查询。

采购申请与审批表（模板）

基本信息

申请部门

________________申请日期：____年__月__日

申请人

______