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药品采购验收流程

我在医药流通企业干了快十年，从仓库验收员一步步做到采购验收组组长。这十年里，经手的药品少说也有几十万箱，但每次站在收货月台前，看到物流车掀开篷布露出的那一箱箱药，心里还是会不自觉地绷紧——毕竟每一盒药都可能攥着患者的健康，容不得半点马虎。今天就跟大伙儿唠唠我们每天重复的”药品采购验收流程”，这流程看着是一张张单子、一个个步骤，但背后全是血的教训和对生命的敬畏。

一、采购前：把好源头关，从”人”到”货”先筛查

很多人以为验收就是等药到了再检查，其实真正的”验收”从采购前就开始了。我们常说”采购是源头，验收是关卡”，源头不净，后面再严也白搭。

1.1供应商资质审核：先认”人”再合作

我刚入行那会儿，带我的王师傅就说：“跟供应商打交道，首先得看他们有没有’身份证’。”这里的”身份证”指的是《药品生产许可证》或《药品经营许可证》、营业执照、GMP/GSP认证证书这些法定资质。现在我们有个供应商管理台账，里面存着所有合作方的资质文件，每半年还要更新一次——就像人要定期体检，企业资质也有有效期，过期的、缺页的、模糊不清的，一概不能合作。

记得前年有个新供应商来谈合作，资质文件看起来都全，但我仔细翻了翻，发现《药品经营许可证》的经营范围里没有”生物制品”，可他们想供应的偏偏是某款疫苗。当时我直接把资料退回去了，采购部的小张还说”差不多就行”，我跟他急：“要是真进了这批疫苗，万一出问题，我们担得起吗？”后来果然听说那家供应商因为超范围经营被药监部门查了，小张现在见了我还说”多亏你当时死磕”。

1.2首营品种审核：新药品要”验明正身”

不是所有药都能随便进。比如第一次采购的新药（行话叫”首营品种”），得先让质管部审核。我手头有个首营品种审核表，里面要填药品的通用名、规格、批准文号、生产厂家，还要附药品检验报告书、说明书、包装样稿。有回采购部想进一款进口药，结果质管部发现提供的《进口药品注册证》是复印件，而且没加盖供货单位公章，直接打回重审——复印件容易造假，必须有供货方的红章才算数。

还有一次，我跟着质管部同事去生产企业现场审计。我们到车间转了转，看了看留样室，连清洁记录都翻了——不是我们苛刻，而是药品生产环境直接关系到质量。回来后我们在审核意见里写：“生产车间温湿度控制符合要求，批生产记录完整，同意首营。”这样的药进到库里，我们才敢签”合格”。

1.3采购计划制定：按需进货，避免”压仓”或”断供”

采购计划不是拍脑袋定的。我们每月初会开采购分析会，仓库报库存，销售部报需求，质管部提风险（比如某药近期有质量投诉），最后汇总成采购清单。记得去年冬天流感高发，销售部预报感冒药需求要涨30%，我们提前两周跟供应商下了订单，结果到货那天，别的公司还在到处调货，我们库里已经备足了。但也有教训：前年某款慢性病药因为销售预估不准，多进了500盒，结果临期前拼命做促销，差点亏了本。现在我们加了”动态调整”环节，每周看一次销售数据，实时调减或增补订单。

二、采购中：下单到发货，每个节点都要”留痕”

采购合同不是一张纸，而是”照妖镜”。我们跟供应商签的合同里，除了数量、价格，还必须写明质量条款：比如”药品须附同批号检验报告书”“冷链药品运输温度须全程记录”“不符合质量要求的无条件退换”。有回供应商发来的药没附检验报告，我们直接拒签，对方说”电子版也行”，我翻出合同：“白纸黑字写着要原件，您这是让我们违规吗？”后来他们连夜补了原件，现在再合作，人家主动把文件用单独信封封好放箱子里。

订单确认也有讲究。我们用的是ERP系统，采购部下单后，系统自动生成采购单号，同步到质管部和仓库。我手机里有个”采购跟踪”文件夹，里面存着每个订单的物流信息——什么时候发车、预计几点到、司机电话是多少。有次物流车高速上抛锚，司机打电话来说要晚6小时，我赶紧通知冷库预留位置，调整验收排班，要是晚知道半小时，冷链药在车里多闷会儿，可能就失效了。

三、到货验收：从”看”到”查”，细到每一片药

这是最关键的环节，我常跟组员说：“你们现在拆的不是箱子，是患者的信任。”我们的验收区分常温、阴凉、冷库三块，不同存储条件的药分开验。验收员必须穿工作服、戴手套，手机不能带进去——怕拍照泄露信息，也怕干扰设备。

3.1外观检查：先看”穿”得好不好

首先核对运输工具。冷链药必须用冷藏车，我们会先查温度记录仪，要是显示途中温度超过8℃（比如某款生物制剂要求2-8℃），哪怕药没坏，也得拒收——温度波动可能影响效价，肉眼看不出来。有回收一批胰岛素，司机说”就一会儿没开空调”，但温度记录显示有2小时到了15℃，我们坚决拒收，后来供应商检测确认部分药品效价下降，直夸我们”严格”。

然后看包装。包装箱要有明显的药品标识，比如”生物制品”“冷藏运输”的标志；箱子不能有破损、水渍、污染，封条要完整。有