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员工离职手续标准操作流程

员工离职是人才流动的正常现象，规范、有序的离职管理不仅是保障员工与企业双方合法权益的基本要求，也是维护企业正常运营秩序、防范潜在风险、塑造良好雇主品牌的重要环节。本流程旨在为企业人力资源部门及相关管理人员提供一套专业、严谨且具有实操性的离职手续处理指引，确保离职过程顺畅高效，最大限度降低对企业运营的影响，并为离职员工提供必要的支持与尊重。

一、离职申请与初步沟通

离职流程的启动通常始于员工的离职意向表达。在此阶段，清晰的沟通和规范的申请接收是基础。

1.员工提出离职意向：

员工应以书面形式（通常为《离职申请书》）向其直接上级或人力资源部门提交离职申请。申请书应至少包含以下核心信息：申请人姓名、所属部门、职位、入职日期、拟离职日期以及简要的离职原因。鼓励员工在提交书面申请前，可先与直接上级进行口头沟通，以便上级初步了解情况。

2.直接上级初步沟通与挽留（如适用）：

直接上级在收到员工口头或书面离职意向后，应尽快与员工进行正式的离职面谈。面谈的首要目的是了解员工离职的真实原因。如果员工是公司希望挽留的核心人才或高潜力员工，上级应在了解原因的基础上，判断是否存在挽留的可能性与可行性。若决定挽留，应坦诚地与员工探讨其关切点，如薪酬福利、职业发展、工作环境等，并向上级领导及人力资源部门反馈，争取提供合理的解决方案。若员工去意已决，或挽留无望，则应尊重员工的决定，将沟通重点转向后续的工作交接安排。

3.提交书面申请至人力资源部门：

员工应在与直接上级沟通后，将填写完整的《离职申请书》提交给直接上级签字确认，然后由上级转交至人力资源部门备案。人力资源部门需核对申请书的完整性，并登记离职信息，启动正式的离职流程。

二、离职申请的审批与信息确认

收到离职申请后，企业需按照既定的审批权限和流程进行处理，并与员工确认关键信息。

1.逐级审批：

《离职申请书》需按照公司规定的审批层级进行流转审批。通常流程为：直接上级审核-部门负责人审批-人力资源部门审核-相关分管领导审批（如适用）。审批过程中，各环节负责人应基于员工的工作表现、团队影响及公司整体利益等因素进行考量，确保审批的公正性与及时性。

2.确认最后工作日期：

人力资源部门在收到最终审批意见后，应与员工及其直接上级共同协商确定员工的最后工作日期。此日期的确定需综合考虑员工的离职申请提前通知期（依据劳动合同及相关法律法规规定）、部门工作安排、交接复杂度等因素。原则上，员工应提前三十日以书面形式通知企业（试用期员工提前三日）。双方确定的最后工作日期应在《离职申请书》或后续的《离职确认书》中明确记录。

3.明确离职相关权益与义务：

人力资源部门需与员工就离职后的薪酬结算（包括未结工资、加班工资、经济补偿金等，如有）、社会保险及住房公积金的停缴月份、未休年假的处理方式（折现或安排休假）、竞业限制义务（如适用）、保密义务等进行清晰沟通和确认，并形成书面记录，由员工签字确认。确保双方对离职相关的权利义务无异议。

三、工作交接与资源清退

工作交接是离职流程中至关重要的一环，直接关系到部门工作的连续性和公司财产安全。

1.制定交接计划：

在确定最后工作日期后，由直接上级指导离职员工制定详细的《工作交接清单》。交接清单应明确列出需交接的工作任务（包括已完成、进行中及未启动项目）、客户资源、内部联系人、工作文档、电子数据、未处理事项等。交接计划应包含具体的时间表和阶段性目标。

2.执行工作交接：

离职员工应严格按照交接计划，在直接上级或指定监交人的监督下，与接任人（或临时负责人）进行逐项交接。对于关键工作和复杂事项，应进行详细的口头说明和演示，并确保接任人能够独立操作。交接过程中，双方应在《工作交接清单》上对已完成交接的事项进行签字确认。如有必要，可进行多轮交接或交叉检查，确保交接无遗漏。

3.公司财物清退：

离职员工需在最后工作日前，向相关部门交还所有公司财物，包括但不限于：办公设备（电脑、手机、U盘等）、办公用品、工牌、门禁卡、公司钥匙、借阅的图书资料、保密文件、公司配发的制服或其他物品等。行政或相关资产管理部门应出具《物品交接/清退证明》，确认所有公司财物已归还或结清。

4.系统权限与账号注销：

人力资源部门应协调IT部门及相关业务部门，在员工最后工作日前完成对其所有系统账号（如邮箱、OA系统、业务系统等）的权限调整或注销工作，并回收相关的访问凭证。

四、离职手续办理与薪资结算

员工在最后工作日前，需到人力资源部门办理完整的离职手续，并进行薪资等款项的结算。

1.填写《离职手续办理清单》：

人力资源部门会提供一份《离职手续办理清单》，列明员工需办理的各项手续及对应的办理部门/负责人。员工需依次到各相关部门办理手续并获取签字确认，