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采购申请与审批流程模板规范采购行为降低采购成本

前言

为规范企业采购管理，明确采购申请与审批各环节职责，保证采购行为合规、高效，同时通过流程优化降低采购成本，特制定本模板。本模板适用于各类企业日常采购场景，旨在通过标准化流程减少冗余环节、强化预算控制、提升采购透明度，实现“降本、增效、合规”的核心目标。

一、适用范围与应用场景

本模板适用于企业内部各类采购需求，涵盖但不限于以下场景：

日常办公采购：如文具、耗材、办公设备等常规物资采购；

生产运营采购：如原材料、零部件、生产辅料等直接用于生产的产品采购；

服务类采购：如咨询、维修、保洁、IT服务等外部服务采购；

专项资产采购：如机械设备、车辆、大型仪器设备等固定资产采购；

应急采购：如突发故障修复、临时性任务所需物资的紧急采购。

无论采购金额大小、品类差异，均需遵循本流程规范，保证采购需求合理、审批流程清晰、采购过程可追溯。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求确认与申请发起

责任主体：需求部门申请人（如部门专员、主管）

操作内容：

明确需求：申请人根据部门工作需要，确认采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、用途、期望交付时间等关键信息，避免模糊描述（如“一批办公用品”需明确具体品类、数量）。

市场询价（可选）：对于金额较大或非标品采购，申请人可提前进行市场初步询价，获取2-3家供应商的报价作为参考，填写在《采购申请单》的“市场询价情况”栏，为后续采购部门比价提供依据。

填写申请单：通过企业OA系统或线下表格填写《采购申请单》，需完整填写以下信息：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

采购需求明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价、用途、技术参数（若有）；

预算信息：对应预算科目、预算金额、预算剩余情况；

附件：技术图纸、报价单、需求说明等支撑材料。

提交申请：将填写完整的《采购申请单》及附件提交至部门负责人审核。

输出/说明：《采购申请单》（含附件）为流程启动的核心依据，信息不全或描述模糊将导致审批退回。

（二）部门负责人审核

责任主体：需求部门负责人（如部门经理）

操作内容：

审核需求合理性：确认采购需求是否符合部门工作计划、是否必要，避免重复采购或过度采购（如：现有库存是否充足、是否有替代方案）。

审核预算匹配性：核对采购预估总价是否在部门预算范围内，超预算需在申请单中注明“超预算原因”并附预算调整申请（若有）。

审核信息完整性：检查《采购申请单》填写是否完整、附件是否齐全，确认无误后签字审批。

退回或驳回：若需求不合理、预算不足或信息不全，需注明原因并退回申请人修改，重新提交。

输出/说明：部门负责人审核通过后，流程流转至采购部门；驳回需在1个工作日内反馈至申请人。

（三）采购部门审核

责任主体：采购部门专员/经理

操作内容：

合规性审核：确认采购需求是否符合公司《采购管理制度》《供应商管理办法》等规定（如：是否必须通过招标采购、是否属于禁止采购范围等）。

市场调研与比价：

对于常规品类，采购部门需在合格供应商库中筛选2-3家供应商进行比价；

对于非标品或金额较大采购（如单笔超5万元），需组织至少3家供应商报价，或邀请供应商现场谈判；

紧急采购（如需24小时内交付）可简化比价流程，但需留存紧急采购说明（如部门负责人签字的“紧急需求确认单”）。

供应商资质审核：核查报价供应商的营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可等），保证供应商具备合法供货资格。

出具审核意见：根据比价结果、供应商资质及合规性审核，填写《采购申请单》中的“采购部门审核意见”，明确“建议采购”“建议议价后采购”或“不建议采购”（如供应商资质不符、价格偏离市场过大）。

输出/说明：采购部门需在2个工作日内完成审核（紧急采购除外），审核结果同步反馈至需求部门。

（四）财务部门复核（针对大额/专项采购）

责任主体：财务部门专员/经理

适用范围：单笔采购金额超过1万元（或企业设定的标准）的采购申请。

操作内容：

预算复核：确认采购申请是否纳入年度/季度预算，预算指标是否充足，超预算采购需核查预算调整审批手续是否完备。

资金可行性审核：结合公司现金流情况，评估采购资金支付安排是否合理（如：是否影响其他必要支出、付款方式是否符合公司财务规定）。

成本合理性审核：对比历史采购价格、市场价格数据，判断采购预估单价是否合理，对价格异常情况要求采购部门补充说明。

出具复核意见：在《采购申请单》“财务部门复核意见”栏签字确认，通过后流转至下一审批层级。

输出/说明：财务复核需在1个工作日内完成，重点保证资金使用合规、成本可控。

（五）分级审批（按金额划分）

根据采购金额大小，实行分级审批制度，保证审批效率与风险控制平衡：

采购金额（预估总价）

审批主体

5000元（含）以下