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采购需求分析评估及报价对比表使用指南

一、适用范围

本工具适用于企业各类采购场景，包括但不限于：日常生产物资采购、项目专项设备采购、服务类外包采购（如IT运维、咨询服务）、年度框架协议采购等。无论是单一品类的小额采购，还是多品类、高价值的大型采购，均可通过本工具系统化梳理需求、对比供应商报价，辅助采购决策，保证采购过程合规、高效、性价比最优。

二、操作流程

（一）需求确认与信息梳理

发起需求申请

采购需求部门需填写《采购需求申请表》，明确采购目的（如生产扩产、设备替换、成本优化等）、核心需求（物料/服务的名称、规格型号、技术参数、质量标准）、数量、期望交付时间、预算上限（如有）等关键信息。

示例：生产部门申请采购“精密轴承”，需明确型号“6204-2RS”、数量500套、精度等级P0级、工作温度-20℃~120℃、30天内交付，预算30万元。

需求评审与确认

采购部门牵头组织技术部门、财务部门、使用部门对需求进行联合评审，重点确认：

技术参数是否合理、可执行（避免过高或过低导致资源浪费或无法满足生产）；

数量与实际使用需求是否匹配（结合历史消耗数据或项目计划）；

交付时间是否可行（考虑供应商生产周期、物流运输等环节）；

预算是否与市场行情基本匹配（可参考历史采购数据或初步询价）。

评审通过后，由需求部门负责人、技术负责人、采购负责人*签字确认，形成最终《采购需求确认单》。

（二）供应商信息收集与初步筛选

供应商来源

内部供应商库：优先从企业合格供应商名录中选择（已通过资质审核、过往合作评价良好）；

新供应商开发：通过行业展会、专业平台、推荐等方式收集潜在供应商，要求提供营业执照、相关资质证书（如ISO9001、行业生产许可证等）、过往合作案例（重点核查同类产品/服务业绩）。

初步筛选

采购部门根据资质条件、生产能力、供货稳定性、企业信誉等维度进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商（如无相关资质、过往合作存在重大质量、处于经营异常状态等）。筛选后保留3-5家供应商进入报价环节（若合格供应商不足3家，需启动新供应商开发或说明原因报批）。

（三）报价收集与信息整理

发放询价单

向筛选后的供应商发放《询价单》，内容需包含：

最终《采购需求确认单》中的所有技术参数、数量、交付时间等要求；

报价要求（报价有效期不少于30天，含税价/不含税价明确，报价货币单位）；

供应商需提供的附加材料（如产品样本、检测报告、售后服务方案、付款条件等）。

接收与整理报价

供应商在规定时间内反馈报价后，采购部门需逐一核对：

报价是否与需求参数完全匹配（避免“低标高配”或“参数不符”）；

报价是否包含所有成本（如运输费、保险费、安装调试费等，避免遗漏隐性成本）；

付款条件、交付周期、售后承诺等是否符合企业基本要求。

整理后形成《报价信息汇总表》，记录各供应商的核心报价及附加条款。

（四）多维度对比与综合评估

设定评估维度与权重

根据采购类型（如物资类侧重质量与价格，服务类侧重售后与响应速度）设定评估维度及权重，建议维度包括：

价格（30%-40%）：对比各供应商单价、总价及成本构成；

质量（25%-35%）：考虑供应商质量体系认证、产品合格率、质保期（如1年vs2年）；

交付（20%-30%）：评估交付周期、准时交付率、应急响应能力；

售后（10%-15%）：售后团队配置、故障响应时间（如24小时上门）、维修费用等。

量化打分与对比

组织评审小组（由采购、技术、使用部门人员组成），按照各维度权重对供应商进行打分（可采用10分制，分数越高越优），填写《报价对比评估表》。

示例：A供应商报价28万元（单价560元），质保1年，交付周期25天；B供应商报价27万元（单价540元），质保2年，交付周期30天。价格维度B优于A（+1分），质量维度B优于A（+1分），交付维度A优于B（+1分），售后维度打分相同，综合计算后B供应商总分更高。

撰写评估报告

根据打分结果，明确推荐供应商及备选供应商，说明推荐理由（如“B供应商价格最低且质保期更长，虽交付周期略长，但可满足项目节点要求”），形成《采购需求评估及报价对比报告》，附《报价信息汇总表》《报价对比评估表》等支撑材料。

（五）结果输出与归档

审批与执行

《采购需求评估及报价对比报告》按企业采购审批流程报批（如部门负责人、分管领导、总经理*审批），审批通过后向推荐供应商发放《中标通知书》，签订采购合同。

资料归档

将《采购需求申请表》《采购需求确认单》《询价单》《报价信息汇总表》《报价对比评估表》《采购需求评估及报价对比报告》、合同等资料整理归档，保存期限不少于3年（或按企业档案管理规定执行），便于后续追溯、复盘及供应商评价。

三、模板表格

表1：采购需求确认单

需求编号

需求部门

申请人*

联系方式*

申请日期

采购类