企业公文写作标准及示例手册.docVIP

企业通用公文写作标准及示例手册

前言

企业公文是企业内部及对外传递信息、部署工作、规范管理的重要载体，其写作质量直接影响沟通效率与管理效能。为统一公文格式、规范写作流程、提升内容专业性，本手册结合企业实际运营场景，梳理通用公文类型、写作标准及实操示例，为企业各部门提供标准化写作指引。

一、公文写作基本原则

准确性：内容真实可靠，数据、事实无误，表述清晰无歧义。

规范性：遵循公文格式标准（含字体、字号、行距、排版等），符合企业公文管理制度。

简明性：语言简洁精炼，逻辑清晰，避免冗余表述和口语化表达。

时效性：针对紧急事项需快速响应，明确时间节点；常规事项需按流程及时流转。

针对性：根据发文对象（上级、下级、平级、外部单位）调整语气和内容侧重点。

二、通知类公文

（一）适用情境与发文目的

通知适用于发布规章制度、部署工作、批转/转发文件、告知事项等，是企业内部使用频率最高的公文类型。常见场景包括：

发布公司新制度（如《考勤管理办法》）；

部署专项工作（如“年度安全生产大检查”）；

召集会议（如“季度经营分析会”）；

人事任免、岗位调整等事项告知。

（二）标准化写作流程

1.明确发文要素

发文对象：明确通知的主送机关（如“各部门”“全体员工”或具体部门/人员）。

发文事由：简扼说明通知的核心内容（如“为规范管理，现发布制度”）。

具体要求：分点列出通知事项，明确执行标准、责任主体、时间节点等。

生效日期：明确制度/事项的执行起始时间。

2.拟定标题

格式：发文机关+事由+文种（可发文机关，若为办公室名义发文则标注“办公室”）。

示例：《人力资源部关于2024年春节放假安排的通知》《办公室关于加强办公区域安全管理的通知》。

3.撰写

开头：说明发文依据或目的（如“根据公司年度工作安排，现就事项通知如下”）。

主体：分条列项阐述具体内容，每条一事，条理清晰（建议用“一、”“二、”“（一）”“（二）”等序号）。

结尾：提出执行要求（如“请各部门认真落实，于X月X日前反馈执行情况”）或“特此通知”。

4.规范落款

发文机关：全称或规范化简称（如“行政部”“总经理办公室”）。

成文日期：用阿拉伯数字标注（如“2024年3月15日”），加盖公章（电子公文需标注“电子公章”）。

（三）模板结构与要素说明

要素

规范要求

示例

标题

二号小标宋体字，居中；发文机关+事由+文种

《行政部关于2024年端午节放假安排的通知》

主送机关

三号仿宋体字，顶格写，后加冒号；多个机关用顿号分隔

各部门、全体员工：

三号仿宋体字，首行缩进2字符；一级标题用黑体字，二级标题用楷体字，三级标题仿宋体字

一、放假时间（一）6月8日（周六）至6月10日（周一）放假，共3天。（二）6月11日（周二）正常上班。

落款

发文机关右对齐，三号仿宋体字；日期在发文机关下方，右对齐，阿拉伯数字

行政部2024年5月20日

页码

四号宋体字，页脚居中

-1-

（四）常见问题与规避要点

标题冗余：避免使用“关于……的紧急通知”“关于……的通知的通知”，直接点明核心事由。

主送机关模糊：如“各有关单位”需明确具体范围（如“各分公司、总部各部门”）。

要求不明确：避免“尽快落实”“妥善处理”等模糊表述，需明确“X月X日前完成”“责任人：X”。

格式错误：首行未缩进、标题字体不符、落款未盖章等细节需严格校对。

三、报告类公文

（一）适用情境与发文目的

报告适用于向上级汇报工作、反映情况、答复询问，或向内部管理层提交专项工作进展总结。常见场景包括：

定期工作汇报（如“季度销售工作总结报告”）；

专项事项进展汇报（如“新产品研发项目阶段性报告”）；

问题反馈与请示（需区分“报告”与“请示”，报告中不得夹带请示事项）。

（二）标准化写作流程

1.确定报告类型

工作报告：侧重汇报工作完成情况、成果、问题及下一步计划。

情况报告：侧重反映特定事件或情况（如“客户投诉处理情况报告”）。

答复报告：针对上级/管理层询问的专项回复。

2.拟定标题

格式：发文机关+事由+文种（“事由”需体现报告核心内容）。

示例：《市场部关于2024年第一季度营销工作总结的报告》《技术部关于系统故障处理情况的报告》。

3.撰写

开头：概述报告背景、依据或总体情况（如“根据公司年度工作部署，现将第一季度营销工作情况报告如下”）。

主体：

工作报告：分“工作完成情况”“主要成果”“存在问题”“下一步计划”四部分；

情况报告：按“事件经过”“原因分析”“处理措施”“整改建议”逻辑展开；

答复报告：针对问题逐一回复，引用询问内容并明确答复意见。

结尾：常用“特此报告”“以上报告请审阅”，无需请示事项。

4.规范附件

如有支撑材料（数据图表、调研报告等），在下方注明“附件：1.X；2.X”。

（三）模板结构与要素说