会议记录与决策跟进标准表格.docVIP

会议记录与决策跟踪标准表格使用指南

一、适用场景与核心价值

在各类协作场景中，会议是信息同步、问题研讨、决策落地的核心载体。无论是常规周会/月会（如部门例会、项目进度会）、专项研讨会（如需求评审、方案论证），还是跨部门协调会（如资源对接、流程优化），均需通过规范的会议记录与决策跟踪，保证讨论成果可追溯、责任分工可明确、执行进度可监控。

本标准表格通过结构化设计，解决传统会议记录中“信息碎片化”“决策模糊化”“跟进滞后化”等痛点，实现“讨论有记录、决策有依据、执行有跟踪、结果有反馈”的闭环管理，提升团队协作效率与目标达成率。

二、标准操作流程

（一）会前准备：明确框架，聚焦目标

梳理会议目标与议程

会议组织者需提前明确会议核心目标（如“确定Q3产品迭代方案”“解决跨部门协作流程卡点”），并制定详细议程（含议题、讨论时长、负责人），随会议通知同步发送至参会人员。

示例：议程可按“议题1：当前进度汇报（15分钟，负责人：）→议题2：问题讨论（30分钟，全员）→议题3：决策事项（20分钟，负责人：）”设计。

准备会议记录工具

提前或打印本标准表格模板，或创建电子版表格（支持多人实时协作编辑），保证记录人熟悉表格结构（如“议题讨论区”“决策事项区”“行动项区”）。

准备参会人员名单、过往相关资料（如项目计划、问题清单），供记录人随时查阅。

（二）会中记录：客观全面，重点突出

填写会议基本信息

记录人需在会议开始后5分钟内，完成表格中“会议基本信息”栏填写，包括：

会议名称（如“项目Q3迭代方案评审会”）、时间（精确到分钟，如“2023-08-1514:00-16:00”）、地点（线上会议需填写平台及会议号，如“腾讯会议，会议号：*”）；

参会人员（列出所有参会者姓名及部门/角色，如“（产品经理）、（研发负责人）、（测试组长）”）、缺席人员及原因（如“（设计主管）因出差请假”）；

记录人（默认为会议组织者或指定人员）、会议目标（复述会前确定的会议核心目标，保证全员共识）。

按议程记录议题讨论内容

逐项记录议程中的议题讨论过程，需客观呈现不同观点，避免主观臆断，重点标注“共识点”“分歧点”“待解决问题”。

示例：

议题1：用户反馈的“支付流程卡顿”问题优化方案

讨论要点：（研发负责人）提出“优化接口响应时间”，（产品经理）补充“需同步简化用户操作步骤”，*（测试组长）建议“优先覆盖高并发场景”；

分歧点：是否需要调整现有技术架构（主张“微服务改造”，认为“临时扩容更经济”）；

共识点：本周内完成技术方案对比，下周初确定最终方案。

明确决策事项与行动项

决策事项：对会议达成的明确结论，需记录“决策内容”“决策依据”“决策人”（若为集体决策，标注“全员共识”）。

示例：

决策事项

决策依据

决策人

确定支付流程优化方案为“接口优化+临时扩容”

技术可行性评估（）、成本测算（）

全员共识

行动项：对决策事项的落地分解，需明确“任务描述”“负责人”“截止时间”“交付物”（若无明确交付物，可写“完成方案/报告”）。

示例：

任务编号

任务描述

负责人

截止时间

交付物

ACT-001

完成支付接口优化技术方案

*

2023-08-18

《技术方案文档》

ACT-002

输出临时扩容资源申请清单

*

2023-08-17

资源申请表

（三）会后整理：核对分发，启动跟踪

完善与核对记录

会议结束后2个工作日内，记录人需整理会议记录，补充遗漏信息（如未记录的讨论要点、行动项细节），并交由会议主持人审核，保证内容准确无误。

正式分发与归档

审核通过后，将会议记录（含决策事项、行动项）通过邮件或协作工具（如企业钉钉）发送至所有参会人员及相关干系人，并抄送部门负责人；

同时将记录归档至共享文档库（如公司知识库、项目文件夹），命名规则为“会议名称-日期-版本号”（如“项目Q3迭代方案评审会v1.0”）。

建立跟踪机制

在项目管理工具（如Jira、Teambition）或共享表格中，将行动项单独列出，设置“截止时间提醒”（如提前1天提醒负责人），明确“跟踪人”（通常为记录人或项目助理）。

（四）定期跟进：闭环管理，保证落地

进度跟踪

跟踪人需每周更新行动项进度，状态分为“未开始”“进行中”“已完成”“已延期”，并在下次会议前3天汇总《行动项跟踪表》，同步至参会人员。

示例：

任务编号

任务描述

当前状态

完成情况

备注

ACT-001

完成支付接口优化技术方案

进行中

方案初稿已完成，待评审

需*（架构师）确认技术可行性

ACT-002

输出临时扩容资源申请清单

已完成

已提交运维部

待资源审批

闭环管理

对已完成的行动项，需核对交付物是否符合要求，并由负责人确认签字；

对延期的行动项，跟踪人需及时与负责人沟通原因（如资源不足、需求变更），