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采购管理制度

一、目的

为规范公司采购行为，确保采购物资（含服务）的质量、价格与交付符合公司需求，降低采购成本，防范采购风险（如商业贿赂、质量缺陷、供应中断），同时保障采购活动的合规性、透明性与效率，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于：

-物资类采购：办公用品、生产原材料、设备配件、包装材料、劳保用品、固定资产（单价≥[2000元]且使用年限≥1年）等；

-服务类采购：物流运输、广告宣传、IT运维、咨询服务、外包加工、培训服务等；

-工程类采购（如涉及）：办公场所装修、设备安装工程等。

注：固定资产采购按公司《固定资产管理制度》执行，但采购流程（如供应商选择、审批权限）与本制度一致，本制度不再重复说明。

三、管理原则

1.需求导向：采购必须基于明确的业务需求（如生产计划、办公消耗、项目要求），避免盲目采购或超量储备。

2.性价比优先：在满足质量、交付与合规要求的前提下，综合比较价格、服务、供应商资质等因素，选择最优供应商。

3.公平公正：采购过程公开透明，供应商选择、比价、审批等环节需避免利益冲突（如亲属关系、商业贿赂）。

4.合规合法：严格遵守国家《招标投标法》《政府采购法》（适用于政府相关采购）及公司财务、内控相关制度。

5.风险可控：对供应商资质、合同条款、交付质量、付款方式等关键环节进行风险评估与管控。

四、职责分工

（一）需求部门（使用部门）

1.提出采购需求（包括物资/服务的名称、规格、数量、质量要求、交付时间、预算等），填写《采购需求申请表》（附件1）；

2.参与供应商评估（如技术参数、服务质量）、采购比价（提供市场参考价）、合同验收（确认交付成果是否符合需求）；

3.对采购物资/服务的实际使用效果负责（如因需求提报不准确导致的浪费或质量问题）。

（二）采购部门（或专职采购岗）

1.统筹采购计划的制定与执行，协调需求部门与供应商的沟通；

2.负责供应商的开发、筛选、评估与维护（建立《合格供应商名录》）；

3.组织采购比价、招标（适用于大额采购）、合同起草与谈判；

4.跟踪采购订单的执行（如交付进度、质量检验），协调解决采购过程中的问题（如延迟、缺货）；

5.定期分析采购数据（如品类成本、供应商绩效），优化采购策略。

（三）综合办公室（或行政部，部分物资适用）

负责办公用品、低值易耗品等常规物资的集中采购（或指定供应商），执行日常零星采购（如紧急文具、清洁用品）。

（四）财务部

1.审核采购预算与付款申请（确保符合公司资金计划）；

2.参与大额采购的合同评审（重点关注付款条款、税务合规性）；

3.监督采购资金的使用（如防止超预算付款、虚假报销）。

（五）质量管理部（或相关技术部门）

参与物资类采购的质量标准制定（如原材料技术参数）、到货验收（如性能检测、合规性检查）。

（六）管理层（审批角色）

根据采购金额与重要性，分级审批采购需求、供应商选择、合同签订及付款申请（具体权限见第五条）。

五、采购分类与审批权限

（一）采购分类

根据采购金额、物资重要性及风险等级，将采购分为以下三类：

类别

定义

管理要求

小额采购

单次采购金额≤[5000元]（或年度累计≤[2万元]）

简化流程，优先选择现有合格供应商或紧急采购渠道。

常规采购

单次采购金额[5000元-5万元]

需执行比价（至少3家供应商）、需求审批及合同签署（金额≥[1万元]时）。

大额采购

单次采购金额≥[5万元]（或批量采购总价≥[10万元]）

需执行招标（或竞争性谈判）、多级审批、合同评审及管理层联签。

注：服务类采购（如咨询、外包）按“等效金额”管理（如年度服务费≥[5万元]视为大额采购）。

（二）审批权限

采购类型

需求审批

供应商选择/比价审批

合同签订审批

付款审批

小额采购

需求部门负责人

需求部门负责人（或采购岗）

采购部门负责人（金额≥[2000元]需分管领导审批）

财务部负责人（金额≥[3000元]需总经理审批）

常规采购

需求部门负责人+分管领导

采购部门负责人（比价结果）

分管领导（金额≥[2万元]需总经理审批）

总经理（或授权财务总监）

大额采购

需求部门+分管领导+总经理

招标小组（或采购部门+技术部门）

总经理办公会（或董事会）

总经理办公会（或董事会）

六、采购流程

（一）需求提出与审批

1.需求提报：需求部门根据业务计划（如生产订单、办公消耗预测）填写《采购需求申请表》（附件1），明确：

物资/服务的名称、规格型号、技术参数（如原材料纯度、设备功率）、数量、质量要求（如行业标准、认证要求）、交付时间（精确到日期）、预算金额（需附测算依据）。

特殊要求（如环保标准、定制化需求、供应商资质（如ISO认证、行业经验））。

2.需求审批：