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报销管理制度

一、目的

为规范公司费用报销流程，确保费用支出的真实性、合理性和合规性，加强公司成本控制和财务管理，保障员工合法权益，同时提高报销工作效率，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、实习生）因公务产生的各类费用报销，涵盖差旅费、办公费、业务招待费、交通费、通讯费、培训费、会议费等。个人消费或与公司业务无关的费用，一律不予报销。

三、管理原则

1.真实性原则：报销费用必须是基于真实发生的公务活动，有明确的业务背景和相关证明文件，严禁虚报、假报费用。

2.合理性原则：费用支出应符合公司业务需求和市场常规水平，不得超出合理范围，避免不必要的浪费。

3.合规性原则：报销行为必须严格遵守国家法律法规、公司财务制度和相关政策要求，确保费用支出合法合规。

4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请，逾期未报的费用，需说明原因并经相关负责人审批后，方可受理。

5.权责清晰原则：明确报销流程中各部门和人员的职责，确保报销申请、审批、审核、支付等环节责任到人。

四、报销流程

（一）报销申请

1.填写报销单：员工需使用公司统一格式的《费用报销单》，详细填写报销人姓名、部门、报销日期、费用项目、金额、用途等信息，并在报销单上粘贴合规的原始票据。

2.整理原始票据：原始票据应真实、合法、有效，包括发票、收据、车票、机票、住宿发票等。票据需加盖开票单位的发票专用章或财务专用章，内容填写完整、清晰，不得涂改、挖补。票据应按照费用项目分类整理，并在每张票据背面注明费用发生的时间、地点、事由及经手人。

3.提交报销申请：员工将填写完整的报销单和整理好的原始票据提交给部门负责人进行审核。

（二）部门审核

1.审核内容：部门负责人对报销申请的真实性、合理性和必要性进行审核。审核费用是否符合公司业务需求，是否与工作相关，费用金额是否合理，票据是否合规等。

2.审核签字：经审核无误后，部门负责人在报销单上签字确认，并注明审核意见。对于不符合要求的报销申请，部门负责人应退回给员工，并说明原因，要求员工重新整理或补充相关资料。

（三）财务审核

1.审核内容：财务部门对经过部门审核的报销申请进行财务审核。主要审核票据的合法性、合规性，费用是否符合公司的财务制度和报销标准，报销金额的计算是否正确，报销单的填写是否规范等。

2.审核签字：财务审核人员对符合要求的报销申请，在报销单上签字确认；对于不符合财务制度和报销标准的费用，财务审核人员应提出具体的审核意见，退回给员工或部门负责人进行修改或补充。对于存在疑问的票据，财务审核人员有权要求员工提供进一步的证明材料。

（四）审批

1.审批权限：根据报销金额的大小和费用项目的性质，设定不同的审批权限。具体审批权限如下：

小额费用（单次报销金额≤[X]元）：经部门负责人和财务审核后，由分管领导审批。

中等费用（[X]元＜单次报销金额≤[X]元）：经部门负责人、财务审核和分管领导审批后，由总经理审批。

大额费用（单次报销金额＞[X]元）：经部门负责人、财务审核、分管领导和总经理审批后，需提交公司董事会审批（如有必要）。

2.审批签字：审批人在报销单上签字确认，表示同意该报销申请。审批人应认真审核报销申请的相关内容，对审批结果负责。

（五）报销支付

1.支付流程：经审批通过的报销申请，由财务部门根据报销单和原始票据进行报销款项的支付。财务部门在支付报销款项前，再次核对报销单和原始票据的相关信息，确保无误后，按照公司规定的支付方式进行支付。

2.支付方式：报销款项原则上通过银行转账的方式支付到员工的工资卡或公司指定的银行账户。对于特殊情况需要现金支付的，需经财务总监审批同意。

五、报销标准

（一）差旅费

1.交通费用

飞机：员工出差乘坐飞机，需提前申请，经部门负责人和分管领导审批后，方可购买机票。原则上选择经济舱，如因工作需要乘坐商务舱或头等舱，需经总经理审批。

火车：员工出差乘坐火车，根据出差路程和时间，选择合适的席别。原则上，出差时间在[X]小时以内的，乘坐硬座或二等座；出差时间超过[X]小时的，可乘坐硬卧或一等座。

市内交通：员工在出差地市内乘坐公共交通工具（如地铁、公交车）的费用可凭有效票据报销；因工作需要乘坐出租车或网约车的，需注明乘车事由、起止地点和时间，经部门负责人审批后，方可报销。

2.住宿费用：员工出差住宿费用根据出差地的不同，按照公司规定的住宿标准执行。具体住宿标准如下：

出差地

普通员工

部门经理及以上

一线城市（如北京、上海、广州、深圳）

[X]元/晚

[X]元/晚

二线城市（如成都、杭州、南京、武汉等）

[X]元/晚

[X]元/晚

三线及以下