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办公用品管理制度

一、目的

为规范公司办公用品（以下简称“办公用品”）的采购、领用、保管及报废管理，保障员工日常办公需求，控制办公成本，提高资源利用效率，同时确保办公用品的合理配置与规范使用，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构（含异地办公点）所有办公用品的管理，包括：

-常规办公用品：文具类（如笔、笔记本、订书机、回形针等）、纸品类（如打印纸、便签纸、信封等）、耗材类（如墨盒、硒鼓、碳粉等）；

-办公设备类：小型设备（如计算器、碎纸机、投影仪、扫描仪等）、电子设备（如U盘、移动硬盘、插线板等）；

-其他办公辅助用品：绿植、清洁用品（如抹布、垃圾袋）、装饰用品（如公告栏、白板）等。

注：固定资产（如电脑、打印机、复印机等单价超过[2000元]且使用年限超过1年的设备）按公司《固定资产管理制度》执行，不适用本制度。

三、管理原则

1.按需配置：办公用品的采购与领用以实际工作需求为依据，避免过度配置或浪费。

2.分级管理：公司综合办公室（或行政部）统筹办公用品的总体管理（包括采购、库存、制度制定），各部门负责本部门办公用品的领用登记与日常使用监督。

3.节约优先：倡导“绿色办公”，优先使用可循环用品（如可替换笔芯、再生纸），减少一次性用品消耗。

4.责任到人：办公用品的领用人需合理使用并妥善保管，人为损坏或丢失的需按制度赔偿。

四、职责分工

（一）综合办公室（行政部）

1.制定/修订办公用品管理制度，统筹办公用品的采购、库存管理及报废处理；

2.建立《办公用品采购台账》《办公用品库存清单》及《部门领用记录表》，定期盘点库存（每月至少1次）；

3.审核各部门办公用品领用申请，控制采购总量与品类（避免冗余）；

4.负责办公用品的供应商管理（如比价、资质审核、合同签订），确保采购质量与性价比。

（二）各部门

1.根据本部门实际需求，定期（每月/每季度）向综合办公室提交《办公用品领用申请表》（附件1），明确所需物品名称、数量及用途；

2.指定1名“办公用品管理员”（通常为部门内勤或文员），负责本部门办公用品的领用登记、分发及日常使用监督；

3.教育员工节约使用办公用品，避免浪费（如随意丢弃可重复使用的文具、过量打印等）。

（三）员工个人

1.根据岗位需求，按需领用办公用品，不得超量申请或囤积；

2.妥善保管领用的办公用品（如文具、设备），人为损坏或丢失的需按制度赔偿；

3.提倡自带常用文具（如笔、笔记本），减少公司资源占用。

五、办公用品分类管理

（一）常规办公用品（低值易耗品）

定义：单价低于[50元]、使用周期短（通常≤1年）且消耗频繁的用品（如中性笔、笔记本、胶水、文件夹等）。

管理要求：

按需领用，每人每月限领1-2支笔、1本笔记本（根据岗位实际调整）；

部门管理员需控制本部门此类用品的总量（如每月人均消耗不超过公司平均水平）；

综合办公室定期分析各部门领用数据，对异常高耗部门进行提醒。

（二）耗材类（需定期补充）

定义：依赖消耗的办公用品（如打印纸、墨盒、硒鼓、碳粉等）。

管理要求：

打印纸：按部门实际打印需求领用（常规部门每月限领[5-10包]，打印量大的部门需单独申请并说明原因）；

墨盒/硒鼓：仅限办公设备（如打印机、复印机）使用，领用时需登记设备编号及原耗材剩余量（避免浪费）；

综合办公室优先采购环保耗材（如兼容硒鼓、再生纸），并控制采购成本。

（三）办公设备类（小型工具）

定义：单价在[50-2000元]之间、使用周期较长的辅助设备（如计算器、碎纸机、投影仪等）。

管理要求：

需填写《办公设备领用申请表》（附件2），说明用途及必要性（如“项目汇报需临时使用投影仪”）；

由综合办公室审核后配发，领用人需登记设备编号、领用日期及归还时间（若为临时借用）；

设备损坏的，优先联系供应商维修（费用根据责任划分承担）；无法维修的，按折旧后价值赔偿。

（四）其他辅助用品

定义：绿植、清洁用品、装饰用品等非核心办公用品。

管理要求：

绿植：由综合办公室统一采购并安排养护（或委托物业），各部门无需单独领用；

清洁用品：仅限保洁人员或部门指定人员领用（如抹布、垃圾袋），按实际需求限量发放；

装饰用品：如公告栏、白板等，由综合办公室根据办公区域规划统一配置，部门不得私自增添。

六、办公用品采购流程

（一）需求收集

1.各部门办公用品管理员每月[25日]前统计本部门下月需求（参考历史消耗数据及实际工作安排），填写《办公用品领用申请表》（常规用品）或《办公设备领用申请表》（设备类），经部门负责人审核后提交至综合办公室。

2.临时急需用品（如突发会议需额外打印纸、临时项目需特殊文具）可随时提交《紧急领用申请表》（需说明紧急原因），经部门负责人及综合办公室负责人审批后优先