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安全工作档案管理制度

一、总则

（一）目的

安全工作档案是安全管理工作的重要组成部分，是企业安全工作的真实记录和反映。为了加强安全工作档案的规范化管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为企业的安全管理决策提供有力的依据，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业内部所有与安全工作相关的档案管理活动，包括但不限于安全管理文件、安全检查记录、事故报告、安全培训资料等。

（三）管理原则

1.集中管理原则：安全工作档案由企业安全管理部门统一集中管理，确保档案的完整性和一致性。

2.真实准确原则：档案内容应真实、准确地反映安全工作的实际情况，不得虚假记录或篡改。

3.及时归档原则：各类安全工作文件和资料应在规定的时间内及时归档，确保档案的时效性。

4.保密原则：对于涉及企业机密和敏感信息的安全工作档案，应严格遵守保密制度，防止信息泄露。

二、档案管理部门及职责

（一）安全管理部门

1.负责制定和完善安全工作档案管理制度，并监督制度的执行情况。

2.组织收集、整理、归档和保管各类安全工作档案。

3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。

4.定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。

5.按照规定的期限和程序，对过期档案进行鉴定和销毁处理。

（二）各部门

1.负责本部门安全工作文件和资料的收集、整理和初步审核。

2.按照规定的时间和要求，将本部门的安全工作档案移交至安全管理部门。

3.配合安全管理部门做好档案的查询、借阅等工作。

三、档案的分类与编号

（一）档案分类

1.安全管理文件类：包括企业安全管理制度、安全操作规程、安全目标责任书、安全工作计划和总结等。

2.安全检查与隐患排查类：包括安全检查记录、隐患排查报告、隐患整改通知书、复查记录等。

3.事故管理类：包括事故报告、事故调查处理材料、事故统计报表等。

4.安全培训教育类：包括安全培训计划、培训教材、培训记录、培训考核成绩等。

5.安全投入类：包括安全设施设备购置发票、安全费用使用台账、安全风险抵押金缴纳记录等。

6.应急管理类：包括应急预案、应急演练方案、演练记录、应急物资清单等。

7.职业健康类：包括职业危害因素检测报告、员工职业健康体检报告、职业卫生档案等。

8.其他类：包括上级有关安全工作的文件、通知、会议纪要，以及与安全工作相关的其他资料。

（二）档案编号

1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。

2.编号方法：采用年度类别顺序号的方式进行编号。例如，2024年安全管理文件类的第一份档案编号为2024A001，其中“2024”表示年份，“A”表示安全管理文件类，“001”表示顺序号。

四、档案的收集与整理

（一）收集范围

1.企业内部各部门在安全管理工作中形成的文件、资料和记录。

2.上级主管部门下发的有关安全工作的文件、通知、指令等。

3.与企业安全工作相关的外部文件、资料，如法律法规、标准规范、行业动态等。

（二）收集要求

1.各部门应指定专人负责本部门安全工作档案的收集工作，确保档案收集的全面性和及时性。

2.收集的档案应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全，具有保存价值。

3.对于电子档案，应确保其存储格式规范、数据准确、可读取性强，并做好备份工作。

（三）整理方法

1.档案整理应按照分类和编号的要求进行，将收集到的档案进行分类、装订和编目。

2.纸质档案应采用统一规格的档案盒或文件夹进行存放，档案盒表面应标注档案类别、年份和编号等信息。

3.电子档案应按照类别和年份建立文件夹进行存储，文件夹命名应与纸质档案编号相对应，并在文件夹内建立文件清单。

五、档案的归档与保管

（一）归档时间

1.安全管理文件类档案应在文件发布或生效后1周内归档。

2.安全检查与隐患排查类档案应在检查或整改完成后2周内归档。

3.事故管理类档案应在事故调查处理结束后1个月内归档。

4.安全培训教育类档案应在培训结束后1周内归档。

5.安全投入类档案应在费用发生或设备购置后1个月内归档。

6.应急管理类档案应在演练结束或预案修订后1个月内归档。

7.职业健康类档案应在检测或体检完成后1个月内归档。

8.其他类档案应在收到文件或资料后1周内归档。

（二）归档手续

1.各部门在移交档案时，应填写《安全工作档案移交清单》，详细记录档案的名称、数量、日期等信息，并经移交人和接收人签字确认。

2.安全管理部门在接收档案时，应认真核对档案的数量和内容，确保档案的完整性和准确性。

（三）保管要求

1.安全工作档案应存放在专门的档案库房或档案柜内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等