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采购管理标准化流程工具手册

一、前言

采购管理是企业运营的核心环节之一，标准化流程的建立能够有效提升采购效率、降低采购成本、控制合规风险。本工具手册基于企业采购管理实践，整合需求提报、供应商管理、合同执行、验收付款等全流程关键节点，提供可落地的操作指引与工具模板，助力企业实现采购管理的规范化、透明化与高效化。手册适用于各类企业的采购部门及相关业务人员，可作为日常工作的操作指南、新员工培训教材及流程优化参考依据。

二、适用范围与应用场景

（一）适用主体

本手册适用于各类企业（含制造业、服务业、商贸企业等）的采购部门，涵盖集中采购、分散采购及混合采购模式。涉及角色包括需求部门、采购部、财务部、法务部、仓库管理部门及外部供应商。

（二）典型应用场景

日常采购需求处理：企业各部门常规办公用品、生产原材料、固定资产采购的需求提报与执行。

项目专项采购：新建项目、技改项目等专项物资采购的全流程管理，保证项目进度与成本控制。

供应商动态管理：供应商准入、评估、分级及淘汰机制的落地执行，优化供应商结构。

审计与追溯：采购流程合规性检查、成本分析及历史数据追溯，满足内部审计与外部监管要求。

新员工培训：作为采购新人的标准化操作教材，快速掌握采购流程与工具使用方法。

三、标准化操作流程详解

采购管理标准化流程分为“需求提报与审批→供应商寻源与评估→合同签订与执行→到货验收与付款→档案归档与复盘”五大阶段，各阶段责任主体、操作内容及输出成果明确，保证流程闭环管理。

（一）需求提报与审批阶段

目标：规范需求提报内容，明确审批权限，保证采购需求合理、合规。

责任主体：需求部门、采购部、财务部、相关审批领导。

操作步骤：

需求发起：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》（见表1），详细说明物料/服务名称、规格型号、预估数量、用途、到货日期、预算金额等关键信息，部门负责人签字确认后提交至采购部。

示例：生产部需采购“型号为-2024的钢材，规格：厚度10mm，材质Q235，预估数量5吨，用于A产品生产线，到货日期不晚于2024年X月X日，预算金额3万元”。

需求初审：采购部收到需求后，1个工作日内完成初审，重点核对需求描述是否清晰、预算是否在采购目录范围内、是否存在替代方案等。对不符合要求的，退回需求部门补充完善。

需求复核：财务部对需求的预算金额进行复核，重点评估成本合理性（如历史采购价格、市场价格波动等），并在《采购需求申请表》“财务意见”栏签署意见。

需求审批：根据采购金额与项目类型，按权限逐级审批（审批权限见表2）：

1万元以下：需求部门负责人→采购部负责人；

1万-5万元：需求部门负责人→采购部负责人→分管副总；

5万元以上：需求部门负责人→采购部负责人→分管副总→总经理。

审批通过后，采购部启动下一阶段供应商寻源工作；审批不通过的，由采购部反馈需求部门调整。

（二）供应商寻源与评估阶段

目标：通过多渠道寻源，筛选出符合资质、价格合理、服务优质的供应商，保证采购性价比。

责任主体：采购部、需求部门、质量管理部。

操作步骤：

寻源渠道确定：根据采购物料的特性（如标准品、非标品、紧急采购等），选择合适的寻源方式：

标准品：优先通过招标采购平台（如*招标网）、长期合作供应商询价；

非标品：组织供应商现场踏勘、技术交流；

紧急采购：在合格供应商库中快速比价，必要时启动单一来源采购（需说明理由并审批）。

供应商信息收集：向潜在供应商发放《供应商信息登记表》（见表3），收集营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、生产能力、供货业绩、价格体系等资料。

供应商评估与筛选：采购部组织需求部门、质量管理部成立评估小组，从“价格（30%）、质量（25%）、交付（20%）、服务（15%）、资质（10%）”五个维度对供应商进行评分（评分标准见表4），得分80分以上为合格供应商。

确定候选供应商：根据评分结果，选择1-3家供应商进行询价或谈判。若合格供应商不足，需扩大寻源范围并重新评估。

（三）合同签订与执行阶段

目标：明确双方权利义务，规避合同风险，保证采购订单按时交付。

责任主体：采购部、法务部、供应商。

操作步骤：

合同拟定：采购部根据谈判结果，使用《采购合同模板》（见表5）拟定合同条款，包括物料信息、价格与支付方式、交付时间与地点、质量标准、违约责任、争议解决等核心内容。

合同审核：法务部对合同条款的合规性、法律风险进行审核，重点检查“违约责任”“知识产权”“保密条款”等是否明确，2个工作日内反馈审核意见。采购部根据意见修改后，再次提交法务部确认。

合同签订：审核通过的合同，由采购负责人（或授权代表）与供应商法定代表人（或授权代表）签字盖章，双方各执一份。合同签订后，采购部将扫描件分发至需求部门、财务部、仓库等相关部门。

订单下达：采购部根据合同约