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电子档案管理系统功能要求GB/T39784-2021（最新版解读）

解读编制单位：________________________

解读编制日期：2025年____月____日

标准编号：GB/T39784-2021

标准名称：电子档案管理系统通用功能要求

第一章标准概述与编制背景

1.1标准基本信息

1.1.1标准定位

GB/T39784-2021由国家档案局提出，全国档案工作标准化技术委员会（SAC/TC307）归口，于2021年10月11日发布，2022年5月1日正式实施。作为我国电子档案管理领域的核心基础标准，其规定了电子档案管理系统（以下简称“系统”）的通用功能要求，适用于各类机关、团体、企业事业单位及其他组织的电子档案管理系统建设、测评与验收，覆盖文书、科技、声像等各类电子档案的全生命周期管理。

1.1.2与相关标准的衔接

关联标准

衔接重点

协同作用

GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》

电子档案的归档范围、元数据要求、存储格式

前者规定“管什么”，本标准明确“怎么管”的系统功能支撑

GB/T33190-2016《电子档案管理基本术语》

核心术语定义统一（如“电子档案”“元数据”）

确保标准体系内概念一致性

DA/T83-2022《档案数据归档与管理规范》

数据归档流程、安全要求

强化系统对档案数据全流程的管控能力

ISO16175《电子文件管理系统功能需求》

国际通用功能框架

兼顾中国国情与国际接轨，提升系统兼容性

1.2编制背景与政策动因

1.2.1数字化转型倒逼标准升级

随着“数字中国”战略推进，我国电子文件年均增长率超30%，但传统档案管理系统存在三大痛点：一是功能碎片化，多数系统仅覆盖归档环节，缺乏全生命周期管控；二是标准不统一，不同部门档号规则、元数据字段差异大，跨系统共享困难；三是安全保障弱，电子档案篡改、丢失风险突出。据国家档案局2024年统计，仅38%的单位电子档案管理系统符合安全等级保护三级要求。

1.2.2法规政策的刚性要求

《档案法》（2020年修订版）第三十七条明确“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”，要求系统具备合规性保障功能；

《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“推动电子档案管理系统标准化建设，实现电子档案长期安全保存与便捷利用”；

《政府信息公开条例》要求系统支持电子档案的依法公开与共享利用，强化检索与授权功能。

1.2.3实践需求的现实驱动

企业与机关单位在系统建设中面临诸多共性问题。如万丰奥特集团在智慧档案馆建设中发现：归档依赖人工移交导致延迟率超40%，档号规则不统一造成30%档案分类混乱，OA系统与档案系统脱节使检索效率低下（仅能通过标题搜索，准确率不足50%）。本标准的出台正是为解决此类实践痛点，提供统一的功能建设指南。

1.3标准核心目标与价值

1.3.1核心目标

规范性目标：统一系统功能框架，明确各环节功能指标，消除“各自为政”的建设乱象；

安全性目标：建立电子档案真实性、完整性、可用性、安全性（以下简称“四性”）保障的功能体系；

实用性目标：强化系统与业务系统的衔接能力，提升档案管理效率与利用价值；

前瞻性目标：预留智能化、云原生等技术接口，适应数字档案发展趋势。

1.3.2实施价值

对建设方：降低系统选型与开发风险，避免重复建设，据测算可减少20%-30%的建设成本；

对管理方：提升档案管理规范化水平，如泛微文书定系统通过符合本标准的功能设计，帮助万丰奥特集团实现归档及时率100%、检索准确率98%以上；

对监管方：提供明确的测评依据，便于开展系统合规性检查与验收。

第二章系统总体功能框架解读

2.1框架结构与逻辑关系

2.1.1五级功能架构

本标准采用“基础层-核心层-支撑层-应用层-交互层”的五级架构，各层级功能相互支撑、协同作用：

graphTD

A[交互层：用户接口/API服务]--B[应用层：利用/统计/监管]

B--C[核心层：收集/整理/归档/存储/处置]

C--D[支撑层：安全/元数据/系统管理]

D--E[基础层：硬件/操作系统/数据库]

2.1.2全生命周期功能覆盖

系统功能围绕电子档案“产生-流转-归档-存储-利用-处置”全生命周期设计，形成闭环管理：

前端衔接：通过收集功能对接业务系统，实现电子文件源头管控；

中端管控：经整理、归档、存储功能保障档案“四性”；

后端服务：通过利用、处置功能实现档案价值释放与合规销毁。

2.2核心功能模块划分

标准将系统功能划分为8大核心模块，共包含32项一级功能、117