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产品采购与供应商管理手册模板

前言

本手册旨在规范企业产品采购与供应商管理全流程，保证采购活动的合规性、效率性与经济性，同时通过系统化管理优化供应商资源配置，降低运营风险，提升供应链稳定性。手册适用于企业各部门（如生产部、采购部、财务部、质量部等）在产品采购及供应商互动中的协同操作，可根据企业实际规模与行业特性进行适当调整。

第一章适用范围与应用场景

1.1适用主体

本手册适用于企业内部所有涉及产品采购与供应商管理活动的部门及岗位，包括但不限于采购部门、需求申请部门、质量管理部门、财务部门及法务部门。

1.2典型应用场景

新项目采购：企业新产品研发、生产线扩建等项目中的原材料、设备采购及新供应商引入；

常规物料补货：生产、办公等日常所需物料的定期采购与现有供应商协同；

供应商优化：现有供应商绩效评估、分级管理及不合格供应商的淘汰替换；

紧急采购：因生产突发状况、市场需求激增等导致的临时性、紧急性采购需求；

战略供应商合作：与核心供应商建立长期战略合作关系的框架协议签订与履约管理。

第二章核心操作流程详解

第一节产品采购管理流程

1.采购需求提出与审核

步骤1.1：需求部门发起申请

需求部门根据生产计划、项目进度或实际消耗，填写《采购申请表》（详见第三章模板1），明确产品名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望交货日期、预算金额及用途说明，经部门负责人签字确认后提交至采购部。

步骤1.2：采购部初审

采购部核对申请内容的完整性（如技术参数是否明确、预算是否符合公司规定），对需求合理性进行评估（如是否为重复采购、是否可通过库存调拨满足），必要时与需求部门沟通调整，初审通过后提交至财务部及分管领导审批。

步骤1.3：财务与领导审批

财务部审核预算匹配度及资金支付计划；分管领导（如采购总监、总经理）根据采购金额大小及重要性进行最终审批。审批通过后，采购部正式启动采购流程。

2.供应商寻源与选择

步骤2.1：制定寻源策略

根据产品特性（如标准件/非标件、通用料/稀缺料），确定寻源范围：优先从《合格供应商名录》中选择；无合适供应商时，通过行业展会、专业平台、行业协会等渠道开发新供应商。

步骤2.2：供应商资质审查

对潜在供应商提交的《供应商资质文件》（详见第三章模板2）进行审核，包括营业执照、生产许可证（若涉及）、质量体系认证（如ISO9001）、同类项目合作案例、财务状况（近3年财务报表）等，保证其具备合法经营资质与履约能力。

步骤2.3：询比价与议价

向不少于3家合格供应商发出《询价单》（详见第三章模板3），明确产品规格、数量、交货期、付款方式、质量要求等；收集报价后，组织价格对比分析（含成本构成、运输费用、售后服务等），必要时进行现场谈判，综合评估价格、质量、交期等因素，确定候选供应商。

步骤2.4：确定供应商与审批

采购部编制《供应商选择评估报告》（详见第三章模板4），说明候选供应商资质、报价对比、谈判结果及推荐理由，提交采购部负责人及分管领导审批，审批通过后签订《采购合同》（详见第三章模板5）。

3.订单执行与跟踪

步骤3.1：下达采购订单

采购部根据审批通过的合同，向供应商下达《采购订单》（详见第三章模板6），明确订单编号、产品信息、数量、单价、交货日期、交货地点、验收标准及违约责任等，同时抄送需求部门与财务部。

步骤3.2：订单进度跟踪

采购专员通过电话、邮件或供应商系统跟踪订单生产/备货进度，关键节点（如原材料采购、生产启动、发货前）要求供应商反馈进度信息；若可能延期，及时协调供应商调整交期或启动备选方案，并同步通知需求部门。

4.产品验收与入库

步骤4.1：到货通知

供应商发货后，将发货清单、物流单号等信息发送至采购部，采购部提前1个工作日通知需求部门与仓库做好收货准备。

步骤4.2：外观与数量验收

仓库核对到货产品名称、规格型号、数量是否与订单一致，检查外包装是否完好，有破损、短缺情况的，当场记录并由供应商签字确认，同时通知采购部处理。

步骤4.3：质量检测

需求部门或质量部根据《采购合同》约定的质量标准（如国家标准、行业标准、企业技术规范）进行检测：

标准产品：可提供出厂检验报告的，抽检（抽检比例不低于10%）合格后入库；

非标产品或关键物料：需全检或委托第三方机构检测，检测合格后方可入库；

不合格产品：出具《不合格品报告》（详见第三章模板7），由采购部联系供应商办理退换货，并记录供应商质量表现。

步骤4.4：入库与单据传递

验收合格的产品办理入库手续，仓库《入库单》（详见第三章模板8），同步更新库存台账；采购部将订单、验收单、发票等单据整理后提交财务部审核。

5.付款结算

步骤5.1：发票审核

供应商根据合同约定开具合规发票，采购部核对发票信息（抬头、税号、金额、产品名称等）与订单、验收单一致后