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医院电子签章管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为适应医院信息化建设与发展的需要，规范电子签章在医院各项业务活动中的应用与管理，保障电子文档的合法性、真实性、完整性和安全性，提高医疗服务效率与管理水平，依据《中华人民共和国电子签名法》、《中华人民共和国网络安全法》及卫生健康行政部门相关规定，结合本院实际，制定本制度。

第二条定义

本制度所称电子签章，是指以电子形式存在，依附于电子文档并与其逻辑关联，用于识别签章人身份并表明签章人认可电子文档内容的数据。其效力等同于传统手写签名或盖章，具有不可否认性、可追溯性。

本制度所称电子文档，是指以数字形式存储于计算机系统中，能够被电子签章签署的各类业务文件、医疗记录、管理表单等。

第三条适用范围

本制度适用于本院各科室、部门及全体员工在从事医疗、教学、科研、管理等活动中涉及电子签章的申请、制作、发放、使用、保管、变更、废止及监督管理等相关行为。

通过本院信息系统进行电子签章操作的外部单位或个人，参照本制度相关规定执行。

第四条基本原则

电子签章管理遵循以下原则：

（一）合法性原则：电子签章的生成、使用和验证必须符合国家法律法规及行业规范要求。

（二）真实性原则：电子签章必须能够准确识别签章人的真实身份及其对电子文档内容的确认意愿。

（三）完整性原则：确保经电子签章签署的电子文档在传输、存储和使用过程中不被篡改。

（四）安全性原则：建立健全电子签章安全保障体系，防止电子签章被伪造、冒用、盗用或滥用。

（五）可控性原则：对电子签章的全生命周期进行有效管理和监控，明确各方权责。

第二章组织与职责

第五条管理部门

医院信息管理部门（或指定专门的电子签章管理办公室，以下简称“签章管理部门”）是电子签章管理的归口部门，负责：

（一）本制度的组织制定、修订、解释和监督执行；

（二）电子签章系统的规划、建设、运维和技术支持；

（三）电子签章的统一申请受理、审核、制作、发放、变更、废止和归档管理；

（四）电子签章使用人员的培训、指导和日常管理；

（五）电子签章使用情况的审计、监督和安全事件的调查处理；

（六）与上级主管部门及第三方电子认证服务机构的沟通协调。

第六条相关部门职责

（一）各临床、医技科室及行政职能部门：负责本科室电子签章使用人员的推荐与管理，监督本科室人员严格按照本制度及相关业务规范使用电子签章，确保电子文档内容的真实、准确、完整。指定专人（通常为科室信息员或质控员）协助签章管理部门开展相关工作。

（二）医务管理部门、质控部门：负责对医疗类电子文档电子签章的规范性、合规性进行业务指导和监督检查。

（三）财务部门：负责对财务类电子文档电子签章的规范性、合规性进行业务指导和监督检查。

（四）人力资源部门：负责提供员工身份信息变更、离职、退休等相关情况，以便及时更新或废止其电子签章权限。

（五）网络安全部门（或由信息管理部门承担其职责）：负责电子签章系统及相关网络环境的安全防护，保障电子签章数据的机密性、完整性和可用性。

第七条电子签章使用人职责

（一）妥善保管本人的电子签章密钥（如USBKey、智能卡、密码、生物特征等），不得转借、复制、泄露或交他人代为保管、使用。

（二）严格按照业务流程和权限范围使用电子签章，对签署电子文档的内容真实性、准确性和完整性负责。

（三）如发现电子签章密钥遗失、被盗、损坏或密码遗忘、泄露，应立即向本科室负责人报告，并及时向签章管理部门申请挂失、补办或重置。

（四）遵守电子签章系统操作规范，规范操作，防止误签、错签。

（五）工作岗位变动或离职、退休时，应按规定及时办理电子签章的变更或交回手续。

第三章电子签章的申请、制作、发放与废止

第八条申请

（一）因工作需要使用电子签章的人员，由所在科室填写《医院电子签章使用申请表》，经科室负责人审核同意后，报签章管理部门审批。

（二）申请时需提供申请人有效身份证明材料复印件，必要时需进行身份核验。

（三）签章管理部门对申请材料进行审核，符合条件的，予以受理；不符合条件的，退回并说明理由。

第九条制作与发放

（一）签章管理部门根据审批通过的申请，按照国家相关技术标准和医院统一规范，委托具有合法资质的第三方电子认证服务机构制作电子签章，或利用医院自建的、符合安全标准的电子签章系统生成电子签章。

（二）电子签章的样式应符合相关规定，可包含签章人姓名、职务、科室等信息，必要时可包含医院标识。

（三）电子签章制作完成后，由签章管理部门通知申请人领取。申请人需签署《电子签章使用承诺书》，确认已阅读并理解本制度要求，承诺遵守相关规定。领取时应核对电子签章信息，并进行初始密码修改等安全设置。

第十条变更

电子签章使用人因姓名变更、职务调整、科室变动等原因需要变更电子签章信息的，应由所在科室提交《电子签章变更申请表》