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某知名光电企业办公室文秘岗位讲明书

岗位名称

文秘

岗位编号

所在部门

办公室

岗位定员

1

直截了当上级

办公室主任

工资等级

直截了当下级

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

本职：负责公司及办公室的文秘工作

职责与工作任务:

职

责

一

职责表述：起草公司及办公室的有关文字材料

工作时刻百分比：30%

工作

任务

起草公司一般性文字材料报直截了当审核

频次：3-5次/月

起草办公室公文报直截了当上级审批

频次：5-10次/月

起草办公室有关规章制度报直截了当上级审批

频次：5-10次/年

起草上级领导交办的其它文字材料

频次：5-10次/月

职

责

二

职责表述：公司及办公室的日常文秘工作

工作时刻百分比：30%

工作

任务

印发、登记、存档公司及办公室的各种规章制度

频次：4-6次/月

对外来文件的收发、报办、催办及对有关文件的审批意见予以落实，并对办毕的文件进行回档

频次：≥10次/月

接发、处理公司电传、及公司信函

频次：2-3次/日

负责领导交办的文件打印及其它文秘事务

频次：3-5次/日

职

责

三

职责表述：召集公司中层例会及上级领导布置的其它会议

工作时刻百分比：5%

工作

任务

负责工作例会的通知召集、记录及纪要起草、发放工作

频次：2次/月

依据领导要求召集其它会议并做好会前、会中、会后相关工作

频次：2-3次/周

职

责

四

职责表述：负责印鉴的保管及各种证照的年检、变更、保管工作

工作时刻百分比：10%

工作

任务

及时办理公司有关证照的年检、变更事宜

频次：3-5次/年

妥善保管公司证照，按程序做到正确、平安使用

频次：5-10次/月

依据公司?印鉴使用治理方法?，妥善保管公司印鉴，按程序做到正确、平安使用

频次：3-5次/日

按或领导审批意见为有关人员开具公司证实、介绍信等

频次：3-5次/月

职

责

五

职责表述：建立、治理并正确使用公司文书档案

工作时刻百分比：15%

工作

任务

按国家有关，结合本公司实际，建立标准的文档治理体系

频次：日常

对公司文档实施标准化治理

频次：日常

职

责

六

职责表述：其它有关工作

工作时刻百分比：10%

工作

任务

办理公司的报刊订阅事宜

频次：2次/年

向有关部门申请并办理相关人员的出国审批手续

频次：随机

办理公司有关人员出行及来客反程的机票、车票等的订购事宜

频次：2-3次/月

办理宾馆、饭店等的预订事宜

频次：2-3次/月

协助上级领导接待来客、来访

频次：1-2次/周

上级领导交办的其它对内、对外事项

频次：2-3次/周

权力：

权限一：对公司文档使用的报批权

权限二：对公司印鉴及各种证照的保管和使用的执行权

权限三：对公司收到的文件资料、电传、、信函的最初处置权

工作协作关系：

内部协调关系

各部室

外部协调关系

某省新闻出版局有关部门、省直及市直其它有关部门、邮政部门、公司证照的年检及变更所涉及到的有关部门

所需记录文档：起草例会纪要，公司及办公室相关规章制度、有关公文及文字材料、证实、介绍信等

任职资格：

教育水平

大专及以上学历

专业

文秘、及相关文史类专业；治理类专业

经验

2年以上文员或办公室相关工作经验

知识

写作知识，计算机软件应用知识，档案治理知识，相关知识、礼仪知识等

技能技巧

较强写作能力、计算机操作熟练、档案治理能力、人际沟通及社交能力

培训经历

写作培训、计算机操作培训、档案治理知识培训、礼仪培训

工作条件及其它

使用工具设备

电脑、打印机、办公桌椅、复印机、机、机、文档柜等

工作环境

一般工作环境

工作时刻特征

常白班，依据工作需要加班

备注：