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销售合同签订与管理标准化流程工具指南

一、适用业务场景

本标准化流程适用于企业销售部门与客户（含个人及法人单位）签订各类销售合同的全生命周期管理，涵盖商品销售、服务提供、定制开发等业务场景。通过规范合同从需求确认到归档的各个环节，可保证合同条款严谨、权责清晰，有效防范法律风险与商业纠纷，同时提升合同管理效率，保障企业及客户的合法权益。

二、标准化操作步骤

1.需求与客户信息确认

操作目的：明确客户需求，核实客户主体资格，保证合同基础信息真实有效。

操作内容：

销售人员与客户*沟通，确认合同标的（商品/服务名称、规格型号、技术参数等）、数量、交付时间、付款方式等核心需求；

核实客户主体资格：若客户为法人单位，需查验其营业执照（副本复印件）、法定代表人证件号码明（或授权委托书及代理人证件号码明），保证在有效期内且经营范围涵盖合同内容；若客户为个人，需核验其证件号码原件及联系方式；

记录客户特殊需求（如定制化要求、保密条款等），形成《客户需求确认单》。

输出物：《客户信息确认表》《客户需求确认单》。

2.合同起草与内容审核

操作目的：依据客户需求及企业规范，拟定合同文本，保证条款合法、完整、无歧义。

操作内容：

销售人员使用企业标准合同模板（或根据需求定制），填写合同基本信息：双方名称、地址、联系方式、合同编号、签订日期、标的详情、数量、单价、总价、交付方式与时间、付款进度与账户、违约责任、争议解决方式等；

重点审核以下条款：

标的物描述是否清晰（避免“等”“其他”等模糊表述）；

付款节点与金额是否匹配业务进度（如预付款、到货款、验收款、质保金的比例及支付条件）；

交付时间、地点、方式是否明确；

违约责任是否量化（如逾期交货的违约金计算方式、质量问题的处理流程）；

争议解决方式优先约定企业所在地法院诉讼或仲裁机构仲裁；

法务部门对合同条款的合法性、合规性及风险点进行审核，财务部门对付款方式、税务处理（如是否含税、发票类型）进行确认，形成《合同审批表》。

输出物：《销售合同（草案）》《合同审批表》。

3.客户沟通与合同修订

操作目的：与客户就合同条款达成一致，保证双方理解一致，避免后续争议。

操作内容：

销售人员将审核通过的《销售合同（草案）》提交客户*，逐条说明合同条款，重点解释双方权利义务、违约责任等关键内容；

客户提出修改意见后，销售人员需评估修改内容的合理性：若符合企业规定且无风险，可协调法务部门修订合同；若涉及重大条款变更（如价格调整、交付时间延长），需报销售经理*及分管领导审批；

双方就修订内容达成一致后，形成最终版《销售合同》，并由客户签字盖章（个人需签字按手印，法人单位需盖公章及法定代表人章）。

输出物：《销售合同（修订版）》《客户沟通记录》。

4.合同签订与生效

操作目的：完成合同签署手续，明确合同法律效力。

操作内容：

销售人员核对客户签字盖章信息是否完整、清晰，保证合同文本一式两份（或按约定份数），双方各执一份；

合同签订后，将原件交至档案管理部门留存，并将扫描件同步至企业合同管理系统（如有）；

合同生效条件（如签字盖章后生效、需满足特定审批后生效）达成后，启动合同履行流程。

输出物：《销售合同正本》《合同签订登记表》。

5.合同履行与跟踪

操作目的：保证按合同约定履行义务，及时处理履行过程中的异常情况。

操作内容：

销售人员根据合同约定，协调生产/服务部门安排交付/服务，提前3个工作日通知客户准备验收；

交付/服务完成后，引导客户签署《验收确认单》，明确验收结果（合格/不合格）及整改要求（如需）；

财务部门根据合同约定及验收情况，开具发票（需注意发票信息与合同主体一致）并催收款项，销售人员配合跟踪回款进度；

履行过程中若出现客户需求变更、不可抗力等特殊情况，需及时启动合同变更或解除流程（详见步骤6）。

输出物：《验收确认单》《履行跟踪记录表》。

6.合同变更与解除管理

操作目的：规范合同变更或解除流程，减少因变更导致的纠纷。

操作内容：

变更流程：若需变更合同内容（如标的物增减、交付时间调整），由客户*提出书面《合同变更申请》，销售人员评估影响并拟定《合同变更协议》，经法务、财务审核及双方签字盖章后生效，原合同相关条款同时废止；

解除流程：因一方违约或不可抗力需解除合同时违约方需承担相应责任（如支付违约金），双方协商一致后签订《合同解除协议》，明确已履行部分的结算方式及未履行部分的处理方案；若协商不成，可依据争议解决条款通过法律途径解决。

输出物：《合同变更申请表》《合同变更协议》《合同解除协议》。

7.合同归档与复盘

操作目的：保证合同资料完整可查，为后续业务管理提供参考。

操作内容：

档案管理部门将合同正本、审批表、签订登记表、验收确认单、变更/解除协议等资料整理成册，标注合同编号及归档日期，