培训学员退费协议范本.docxVIP

培训学员退费协议范本

作为从事教育培训行业十年的法务专员，我深知一份规范、严谨又充满人文关怀的退费协议，是连接培训机构与学员之间的”信任桥梁”。它不仅能在纠纷发生时提供明确的处理依据，更能通过条款设计传递机构的责任意识，让学员感受到”退的是费用，不退的是服务温度”。接下来，我将结合实际工作中遇到的典型案例，为大家详细拆解一份专业退费协议的完整框架与核心要点。

一、协议基础：明确”和谁签”“为什么签”

1.1协议双方主体信息

一份有效的退费协议，首先要清晰界定甲乙双方的身份。甲方通常为培训机构（需列明全称、地址、联系电话、统一社会信用代码），乙方为学员本人或其法定监护人（需列明姓名、身份证号/户口本信息、联系电话、收款账户信息）。这里需要特别注意：若学员为未成年人，必须由监护人签字确认，曾遇到过17岁学员自行签署退费协议后家长否认的案例，最终因主体不适格导致协议无效。

1.2协议订立背景

这部分需要简明扼要说明退费事由的基础事实，例如：“乙方于xx月xx日与甲方签署《XX课程培训服务协议》（合同编号：XXX），约定参加甲方开设的’XX职业资格考前培训’课程，费用共计XX元（大写：XX圆整）。现因（学员个人发展规划调整/甲方课程安排变更/不可抗力因素等），经双方友好协商，就课程费用退还事宜达成如下协议。”通过这部分内容，既能明确原始合同的关联性，也为后续条款提供事实依据。

二、核心条款：从”退不退”到”怎么退”的全流程覆盖

2.1退费触发条件：明确”什么情况下能退”

这是协议中最容易引发争议的部分，需要根据退费原因分类约定：

学员主动退费：需区分”课程未开始”“课程进行中”“课程已结课”三种情形。例如可约定：“若乙方在课程正式开课前3个工作日（含当日）提出退费，甲方全额退还已收费用；若在课程开始后但未完成1/3课时前提出，扣除已发生的教材费、资料费（需列明具体金额或计算方式）后退还剩余费用；若已完成1/3以上课时，按剩余未完成课时比例退还费用。”

机构责任退费：若因甲方原因（如教师资质不符、课程内容与宣传严重不符、连续3次以上未按约定时间授课等）导致乙方无法正常完成学习，甲方需在乙方提出异议后5个工作日内核实，确认属实的需全额退还剩余费用，并按已交费用的5%支付违约金（可根据实际情况调整比例）。

不可抗力退费：如遇自然灾害、政策调整（如”双减”政策）、突发公共卫生事件等不可预见因素，双方互不承担违约责任，甲方在扣除已实际发生的必要成本（需附费用明细清单）后退还剩余费用。

2.2退费计算标准：解决”退多少”的关键问题

计算标准需具体到”每一笔钱怎么算”。以常见的语言培训为例：总费用10000元包含80课时费（8000元）、教材费1500元、设备使用费500元。若学员已上20课时，教材已发放，设备已领用：

课时费按已完成比例扣除：8000元÷80课时×20课时=2000元（已消耗），剩余6000元

教材费：若教材为定制且不可二次销售，全额扣除1500元；若为通用教材，可扣除20%损耗费300元

设备使用费：若设备无损坏，全额退还500元；若有损坏，按维修成本扣除

实际操作中，建议在协议附件中列明《费用构成明细清单》，避免”笼统说扣除服务费”引发的信任危机。

2.3退费流程：规范”怎么办手续”的具体步骤

清晰的流程能避免”踢皮球”现象，通常包括：

申请阶段：乙方需填写《退费申请表》（需机构提供制式表格），并附原始缴费凭证、合同原件、身份证复印件（或监护人关系证明）等材料；

审核阶段：甲方在收到完整材料后7个工作日内完成审核（需注明审核内容：如课程进度核对、费用明细确认、是否存在未结事项等），并通过电话/短信/邮件通知审核结果；

支付阶段：审核通过后，甲方在15个工作日内将款项支付至乙方提供的银行账户（需列明账户信息：开户人姓名、开户行、账号），并发送电子/纸质版《退费到账确认单》；

存档阶段：双方签署本协议后，原始培训合同作废，所有材料由甲方归档保存至少3年（根据《消费者权益保护法》要求）。

曾处理过学员因忘记带缴费凭证被拖延退费的案例，因此特别建议在协议中注明”若原始凭证丢失，可提供支付记录截图或银行流水作为替代证明”，体现服务灵活性。

2.4特殊情形处理：覆盖”想不到”的意外情况

分期支付学员：若乙方采用分期付款（如通过第三方金融平台），需约定”甲方将应退费用直接支付给乙方，由乙方负责与金融机构结清剩余欠款；若因乙方未及时结清导致的征信问题，与甲方无关”；

转课抵费：若乙方不愿退费，可约定”在课程有效期内（需明确期限），可将剩余费用转为其他课程费用，转课时不再额外收取手续费”；

学员身故/重大疾病：遇到这类特殊情况，建议在协议中单独约定”可凭医院诊断证明/死亡证明，由继承人或监护人申请全额退费（已消耗费用可协商免除）“