合同审查与执行跟进标准化表格法务支持.docVIP

合同审查与执行跟踪标准化表格法务支持工具指南

一、适用场景与价值解析

在企业法务管理中，合同审查与执行跟踪是风险控制的核心环节。本工具模板适用于以下典型场景：

日常合同审核：针对采购、销售、合作等各类合同，法务部门需快速完成合规性审查，避免条款漏洞；

跨部门协作：业务部门与法务部门对接时，通过标准化表格明确审查要点与反馈要求，提升沟通效率；

执行风险预警：合同履行过程中，实时跟踪履约节点，及时发觉违约风险（如付款延迟、交付不符等）；

历史数据复盘：通过归档的审查与跟踪表格，分析高频风险点，优化未来合同模板与管理流程。

通过标准化表格的应用，可实现“流程可视化、风险显性化、责任明确化”，降低合同纠纷率，保障企业合法权益。

二、标准化操作流程

（一）合同审查阶段：从接收归档到出具意见

步骤1：合同接收与初步登记

业务部门提交合同时需同步填写《合同审查登记表》（模板见第三部分），明确合同名称、对方主体、合同类型（如买卖/服务/租赁）、提交部门及联系人*、预计签署日期等基础信息；

法务部门指定专人（如法务专员*）作为接收人，核对材料完整性（合同文本、附件、背景说明等），唯一编号（如“HT-2024-X”），并录入合同管理系统。

步骤2：形式审查：基础信息核对

重点审查合同主体信息：对方公司名称、统一社会信用代码、法定代表人是否与营业执照一致，自然人合同需核对身份证信息；

签署形式合规性：合同是否为书面形式，涉及审批的合同（如重大采购）是否已履行内部审批流程；

基础条款完整性：合同是否包含当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等核心条款，避免关键要素缺失。

步骤3：实质审查：条款风险深度排查

权利义务条款：检查双方权利义务是否对等，例如付款条件是否明确，验收标准是否具体，避免“模糊表述”（如“尽快交付”“合理价格”）；

违约责任：违约责任是否与权利义务对应，违约金比例是否合理（一般不超过实际损失的30%），是否约定定金罚则；

知识产权与保密：涉及技术/信息合作的合同，需明确知识产权归属、保密范围及期限；

争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否约定清晰（如“甲方所在地有管辖权的人民法院”）。

步骤4：风险评级与意见出具

根据审查结果，将合同风险分为三级：

低风险：条款合规，权利义务对等，无重大法律隐患；

中风险：存在部分模糊条款或轻微风险点（如违约金偏低），需修改后再次审查；

高风险：存在主体资质缺失、核心条款违法（如违反强制性规定）或重大权利失衡，建议终止合作或重新谈判。

法务专员*填写《合同审查意见表》（模板见第三部分），列明修改建议及法律依据，反馈至业务部门；业务部门需在3个工作日内完成修改并重新提交，直至通过审查。

（二）合同执行跟踪阶段：从履约监控到复盘归档

步骤1：执行信息录入与责任分配

合同签署后，法务部门联合业务部门填写《合同执行跟踪表》（模板见第三部分），录入关键履约节点（如付款时间、交付期限、验收日期）、责任人（业务负责人、法务对接人）、交付成果标准等；

对于周期较长的合同（如年度框架协议），需拆解为阶段性履约目标，明确每阶段的检查节点。

步骤2：动态履约监控与进度更新

业务负责人*按节点跟踪履约情况，每周更新《合同执行跟踪表》中的“实际完成日期”“完成质量”等字段，履约证明材料（如验收单、付款凭证）；

法务专员*每月汇总执行数据，重点关注逾期未履约、质量不达标等异常情况，分析原因（如对方资金困难、内部资源不足）。

步骤3：风险预警与应对处置

当出现履约延迟（如超过约定时间3个工作日）或质量瑕疵时，系统自动触发“中风险预警”；业务部门需在24小时内填写《风险预警处理表》（模板见第三部分），说明原因及补救措施；

涉及重大风险（如对方明确违约拒不补救），法务部门需启动法律程序准备，发送律师函或提起诉讼，并同步更新至跟踪表。

步骤4：合同履行完毕与复盘归档

合同全部义务履行后，业务部门提交《履约确认函》，法务部门核对履约记录与合同约定的一致性，确认无遗留纠纷；

法务专员*组织跨部门复盘会议，结合《合同复盘分析表》（模板见第三部分），分析本次审查与执行中的风险点（如条款遗漏、跟踪不及时），提出改进措施，更新合同模板与管理流程，最终将所有表格归档保存（保存期限不少于合同终止后5年）。

三、核心模板工具包

模板1：合同审查登记表

合同编号

合同名称

对方主体名称（个人填写姓名）

统一社会信用代码/身份证号

合同类型（勾选）：□买卖□服务□租赁□合作□其他

合同金额（元）

提交部门

联系人*

合同签署日期

预计审查完成日期

提交材料清单（勾选）：□合同文本□附件□背景说明□审批文件

□其他

接收人签字

接收日期

备注（如特殊审查要求）

模板2：合同审查意见表

合同