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太原市环科院环境影响评价档案管理办法

第一章总则

第一条为规范我院环境影响评价（以下简称“环评”）档案的科学管理，确保环评档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家及地方关于档案管理、环境保护及环境影响评价的相关法律法规与标准，结合我院实际工作情况，特制定本办法。

第二条本办法所称环评档案，是指我院在承接环境影响评价、环境影响后评价、规划环境影响评价等相关业务过程中，直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条环评档案管理是我院环境影响评价工作的重要组成部分，遵循统一领导、分级负责、全程管理、安全保密、便于利用的原则。全院各相关部门及全体环评从业人员均须遵守本办法。

第四条院综合管理部门是环评档案工作的归口管理部门，负责统筹规划、组织协调、监督指导全院环评档案的管理工作。各环评业务部门（或项目组）负责本部门（或项目组）环评文件材料的形成、收集、整理和预归档工作。

第二章档案的形成与收集

第五条环评项目负责人是该项目档案材料收集、整理和归档工作的第一责任人，应自项目承接之日起，督促项目组成员及时收集项目实施过程中形成的各类文件材料。

第六条环评档案材料的收集范围应全面、系统，主要包括但不限于：

（一）项目委托及前期文件：委托函（合同）、立项文件、规划符合性证明、环评执行标准确认函等；

（二）基础资料文件：环境质量现状监测报告、区域社会经济发展资料、相关规划及批复文件等；

（三）环评报告文件：环评大纲（或实施方案）、环评报告书（表）送审稿、报批稿及其电子版，重要图件的底图或电子文件；

（四）评审及修改文件：专家评审意见、评审会会议纪要、报告书（表）修改说明及佐证材料；

（五）审批文件：环境保护行政主管部门的批复文件（正式文本及电子版）；

（六）其他有保存价值的文件材料：如公众参与相关材料、技术咨询往来函件等。

第七条收集的文件材料应符合以下要求：

（一）文件材料应为原件，如确需使用复印件，应注明原件保管单位或出处，并由经办人签字确认；

（二）文件材料内容应真实、准确、规范，手续完备；

（三）书写材料应符合耐久性要求，字迹清晰，不得使用易褪色的书写工具；

（四）电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，重要电子文件应同时保存其纸质副本或进行离线备份。

第三章档案的整理与归档

第八条环评项目在获得环境保护行政主管部门正式批复后三个月内，项目负责人应完成该项目全部档案材料的系统整理，并向院综合管理部门申请归档。

第九条档案整理应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》及相关行业标准进行，遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持案卷内文件的系统有序。

（一）分类：可按项目类型、审批阶段或文件材料性质进行分类；

（二）组卷：将具有有机联系的文件材料组合成案卷，案卷不宜过厚；

（三）排列：卷内文件材料应按其形成时间顺序或逻辑关系排列；

（四）编号：对卷内文件材料进行页号编制；

（五）编目：填写卷内文件目录、备考表，编制案卷封面和脊背。

第十条案卷题名应简明扼要，准确反映卷内文件材料的内容。主要包括项目名称、文件材料性质或阶段等要素。

第十一条归档时，项目负责人应填写《环评档案归档交接登记表》，连同整理好的案卷一并移交院综合管理部门。综合管理部门档案管理员对接收的档案进行质量检查，符合要求的予以接收，并办理交接手续。

第四章档案的保管与利用

第十二条院综合管理部门应建立专门的档案库房或配备专用档案柜，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等基本条件。

第十三条档案库房及档案柜应保持整洁，档案管理人员应定期对档案进行清点、检查和维护，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时修复或复制。

第十四条严格执行档案借阅制度。借阅档案须履行审批手续，填写《档案借阅登记表》。

（一）本院工作人员因工作需要借阅档案，须经所在部门负责人批准；

（二）外单位人员借阅档案，须持单位介绍信并经院综合管理部门负责人批准；

（三）借阅档案一般不得带出档案库房，确因工作需要借出的，须经分管院领导批准，限期归还；

（四）借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借他人；

（五）涉密档案的借阅、复制、传递，须严格遵守国家及本院有关保密规定。

第十五条档案利用结束后，档案管理人员应及时收回档案，核对无误后入库。对借阅期间发生的档案损坏、丢失等情况，应及时上报并按有关规定处理。

第十六条档案的保管期限分为永久、长期和短期。具体划分标准参照国家及行业相关规定执行。到期档案的鉴定、销毁工作，须由院综合管理部门组织有关人员进行，严格按照规定程序办理，严禁个人私自销毁档案。

第五章档案的数字化管理

第十七条积极推进环评档案的数字化建设，对归档的重要纸质档案应进行数字