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行政单位档案管理制度与落实措施

档案作为行政单位各项工作的真实记录和历史凭证，其规范化管理对于单位的高效运转、历史传承和责任追溯具有不可替代的重要意义。构建科学完备的档案管理制度体系，并辅以强有力的落实措施，是行政单位提升治理能力现代化的必然要求。本文将从制度建设与落实措施两个维度，探讨如何提升行政单位档案管理工作的质量与水平。

一、档案管理制度的构建与完善

制度是管理的基石。行政单位档案管理制度的构建应遵循国家相关法律法规，结合本单位工作实际，力求系统、规范、实用。

（一）明确档案管理的总体原则与体制

行政单位应制定《档案管理制度》作为总纲，明确档案工作的指导思想、基本原则（如统一领导、分级负责、完整准确、安全保密、依法利用等）。同时，确立档案管理体制，明确单位负责人为档案工作第一责任人，综合部门（通常为办公室或档案室）为档案工作的职能管理部门，各业务部门指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，形成“一把手”负总责、分管领导具体抓、档案管理部门牵头、各部门协同配合的工作格局。

（二）规范档案管理的全过程制度

1.文件材料收集归档制度：这是档案工作的起点和基础。制度应明确各部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括纸质、电子及其他载体形式）的收集范围、归档时限、归档份数和质量要求。特别要强调“应归尽归”，防止文件材料的散失。

2.档案整理制度：依据国家或行业档案整理规范，结合单位实际，制定档案分类方案、编号规则、排列顺序和编目要求。确保档案整理工作的标准化、规范化，便于后续的保管和利用。

3.档案保管制度：针对档案库房的“九防”（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁）要求，制定具体的库房管理制度、设备使用维护制度、档案定期检查和清点制度、档案安全保密制度以及档案鉴定与销毁制度（明确鉴定机构、程序和销毁要求）。

4.档案利用制度：规定档案利用的范围、方式（查阅、借阅、复制、摘录等）、审批权限、借阅期限、利用者的责任以及档案的保护要求。既要满足工作查考、学术研究等合理利用需求，又要严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。

5.档案移交制度：明确档案在本单位内部不同部门之间，以及向同级国家综合档案馆或上级主管单位移交的条件、程序、内容和要求。

（三）细化专项档案管理制度

对于行政单位而言，可能涉及文书档案、会计档案、人事档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案等不同类型。除了通用制度外，还应针对不同类型档案的特点，制定相应的专项管理细则，如《会计档案管理办法》、《电子档案管理细则》等，增强制度的针对性和可操作性。

（四）建立健全责任追究制度

明确各部门及相关人员在档案收集、整理、保管、利用等环节的职责与义务。对于在档案工作中做出突出贡献的予以表彰奖励；对于因工作失职渎职导致档案损毁、丢失、泄密或造成其他不良后果的，应视情节轻重追究相关人员责任。

二、档案管理制度的落实措施

“徒法不足以自行”，完善的制度是前提，有效的落实是关键。

（一）加强组织领导，落实管理责任

单位领导要切实将档案工作纳入议事日程，定期研究档案工作，解决实际问题。将档案工作纳入单位年度工作计划和考核体系，与业务工作同部署、同检查、同总结、同奖惩。明确各部门负责人是本部门档案工作的直接责任人，确保各项制度在业务工作中得到贯彻执行。

（二）强化宣传教育，提升档案意识

通过专题培训、讲座、宣传栏、内部网站等多种形式，组织全员学习《档案法》及单位档案管理制度，普及档案法律法规和档案知识，使全体人员充分认识到档案的重要性，增强档案意识和法治观念，自觉遵守档案管理制度，主动做好文件材料的收集归档工作。

（三）加强队伍建设，提高业务能力

配备政治素质高、责任心强、具备专业知识的档案管理人员，并保持队伍相对稳定。建立常态化的档案业务培训机制，组织档案人员参加上级主管部门或专业机构举办的培训班，学习档案管理新理论、新知识、新技术，不断提升其业务技能和管理水平。鼓励档案人员钻研业务，积极开展档案学术研究和经验交流。

（四）完善基础设施，保障管理条件

根据档案工作的实际需要，合理规划和建设符合标准的档案库房，配备必要的档案装具（如档案柜、密集架）、温湿度调控设备、消防器材、防虫防鼠药剂、监控报警系统等。积极推进档案管理信息化建设，配备计算机、扫描仪、存储设备等硬件设施，选用或开发安全可靠、功能完善的档案管理软件，为实现档案数字化管理奠定物质基础。

（五）健全监督检查，确保制度执行

档案管理部门应定期或不定期对各部门的档案工作进行监督检查和业务指导，重点检查文件材料的收集归档情况、制度执行情况以及档案整理质量。对检查中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪督促整改到位。将档案工作检查结果作为评价部门工作和相关人员