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机关档案管理制度与流程规范

引言

机关档案是机关在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是机关工作的重要组成部分，也是国家档案资源的核心构成。科学规范地管理机关档案，对于维护机关历史真实面貌、保障工作连续性、促进决策科学化、服务经济社会发展具有不可替代的重要作用。本制度与流程规范旨在全面提升我单位档案管理工作的制度化、规范化、科学化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用。

一、档案管理制度

（一）总则

1.制定依据：本制度根据国家有关档案法律法规及上级主管部门档案工作要求，结合本单位实际情况制定。

2.适用范围：本制度适用于单位各部门及全体工作人员在公务活动中形成的各类档案的管理。

3.管理原则：档案管理遵循统一领导、分级负责、全程管理、规范整理、安全保密、有效利用的原则。

4.工作目标：实现档案收集齐全完整、整理规范有序、保管安全可靠、利用便捷高效，充分发挥档案的凭证和参考作用。

（二）管理机构与职责

1.领导责任：单位分管领导对档案工作负总责，定期研究档案工作，解决档案管理中的重大问题，保障档案工作所需经费和条件。

2.档案管理部门：办公室（或指定专门科室）为档案管理职能部门，负责统筹、协调、指导和监督本单位的档案工作，具体承担档案的接收、整理、保管、利用、鉴定、统计和移交等工作。

3.部门职责：各业务部门负责人为本部门档案工作第一责任人，指定专人（兼职档案员）负责本部门形成的文件材料的收集、整理、预归档，并按规定向档案管理部门移交。

（三）档案的收集与归档

1.归档范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。具体包括：

*上级机关下发的与本单位相关的重要文件材料；

*本单位制发的各类文件材料；

*本单位在各项业务活动中形成的文件材料；

*本单位召开会议形成的文件材料；

*本单位与其他单位往来的重要文件材料；

*本单位人员任免、奖惩、工资、职称等人事材料（按人事档案管理规定执行）；

*其他具有保存价值的文件材料。

2.归档要求：

*归档的文件材料必须齐全、完整、准确、系统。

*归档的文件材料应为原件，手续完备。复印件须注明原件保管处及原因，并加盖公章。

*电子文件的归档应符合国家相关电子文件归档与管理规范，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

*声像、实物等特殊载体档案，应同时归档文字说明材料。

3.归档时间：

*文书档案一般应在次年上半年完成归档。

*专门档案、项目档案等应在工作任务完成后或告一段落后及时归档。

*电子文件应随办随归或定期归档。

（四）档案的整理

1.整理原则：档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.整理方法：

*文书档案一般采用“年度-组织机构-问题”或“年度-问题-组织机构”的分类方法，按照《归档文件整理规则》进行整理。

*专门档案应按照相应的专业档案管理规定进行分类、整理。

*电子档案的整理应符合电子档案管理系统的要求，确保其结构清晰、检索便捷。

3.具体步骤：包括分类、编号、排列、编目、装盒（或存储）等环节。

（五）档案的保管

1.库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。

2.日常管理：建立健全档案库房管理制度，做好温湿度调控、清洁卫生、安全检查等工作。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。

3.保密管理：严格执行国家保密法律法规，涉密档案应单独存放，专人管理，严格遵守保密制度和借阅手续。

4.设备维护：对档案管理所需的设备、装具进行定期维护和更新，确保正常使用。

（六）档案的利用与服务

1.利用范围：本单位工作人员因工作需要可查阅本单位档案。外单位查阅档案须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准。

2.利用手续：查阅档案须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、范围、方式等，经相关负责人批准后，方可查阅。

3.利用要求：

*查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。

*未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门负责人批准。

*涉密档案的利用，严格按照保密规定执行。

*查阅完毕，应及时归还，档案管理人员当面核对无误后，在查阅登记本上注销。

4.档案编研：档案管理部门应根据工作需要和利用需求，开展档案编研工作，编纂档案参考资料，开发档案信息资源。

（七）档案的鉴定与销毁

1.鉴定组织：成立档案鉴定工作小组，由