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行政办公室日常工作职责清单

行政办公室作为组织高效运转的核心枢纽，其工作繁杂而琐碎，却又至关重要。一份清晰的工作职责清单，不仅是对行政工作的梳理与规范，更是提升团队协作效率、保障各项事务顺利推进的基础。以下从多个维度详细阐述行政办公室的日常工作职责，力求全面且贴合实际操作。

一、日常办公运营与保障

这是行政办公室最基础也最核心的工作范畴，旨在为全体员工营造一个有序、高效、舒适的办公环境。

*办公环境维护：

*确保办公区域（包括公共区域、会议室、茶水间等）的日常清洁与整齐，协调保洁服务，及时处理突发的环境问题。

*负责办公绿植的养护与更新，营造宜人的工作氛围。

*监控办公场所的温度、照明、通风等基本设施的正常运行，发现问题及时联系维修。

*办公用品管理：

*根据各部门需求及消耗情况，制定办公用品的采购计划，选择合适的供应商，确保采购及时、质优价廉。

*负责办公用品的入库、登记、保管与发放工作，建立台账，定期盘点，避免浪费和积压。

*对办公耗材（如打印机墨盒、硒鼓等）进行管理，确保设备正常使用。

*办公设备维护：

*负责打印机、复印机、传真机、投影仪、视频会议系统等办公设备的日常巡检、简单故障排除。

*建立设备台账，联系专业维修人员对故障设备进行维修，确保设备完好率。

*协调IT部门，处理与办公设备相关的网络连接、驱动安装等问题。

*通讯保障：

*负责公司固定电话、网络线路的开通、变更、故障申报与协调维修。

*确保公司内部通讯系统（如内线电话、企业邮箱、即时通讯工具）的顺畅使用。

二、文书与档案管理

行政办公室是信息流转的关键节点，文书与档案管理工作直接关系到组织信息的规范性、安全性和可追溯性。

*公文处理：

*负责各类来文（包括上级单位、平行单位及内部各部门）的接收、登记、拟办、传阅、督办、归档工作。

*协助起草、校对、印发公司内部各类通知、通告、函件、报告等正式文件，确保公文格式规范、内容准确、传递及时。

*管理公司印鉴、证照，严格按照规定程序使用和登记。

*档案管理：

*建立健全公司档案管理制度，对各类档案（如文书档案、人事档案、财务档案、项目档案等，根据职责分工可能有所侧重）进行系统化整理、分类、编号、归档和保管。

*严格执行档案查阅、借阅和复印制度，确保档案安全，防止泄密和遗失。

*定期对档案进行清点、整理和数字化备份（如适用）。

三、会务组织与协调

高效的会议是统一思想、部署工作、解决问题的重要手段，行政办公室在会务工作中扮演着不可或缺的角色。

*会议筹备：

*根据会议需求，预订会议室，准备会议材料（打印、装订、分发），调试会议设备（音响、投影、麦克风、视频会议系统等）。

*安排会议议程，发出会议通知，确认参会人员，协调参会人员行程（如涉及外部人员或异地参会）。

*准备会议所需的茶歇、餐饮等后勤保障（如适用）。

*会议服务：

*负责会议签到、资料分发、会场引导。

*做好会议记录，整理会议纪要，并按要求分发和归档。

*负责会议期间的各项临时协调与服务工作。

*会后工作：

*清理会场，回收会议资料，关闭会议设备。

*跟进会议决议事项的落实情况（如需）。

四、行政费用与资产管理

行政办公室常需负责部分行政类费用的管控及低值易耗品、固定资产的日常管理，以确保资源的合理利用。

*行政费用管理：

*协助制定行政费用预算，并严格按照预算执行。

*负责办公用品采购、会务、维修等行政类费用的报销初审与流程跟进。

*对行政费用使用情况进行记录与分析，提出优化建议。

*固定资产与低值易耗品管理：

*参与公司固定资产（如办公家具、设备）的登记、盘点、维护、转移、报废等管理工作。

*对低值易耗品的入库、领用、核销进行登记管理，确保账实相符。

五、后勤服务与安全保障

为员工提供必要的后勤支持和营造安全的工作环境，是行政办公室人文关怀与风险防控的重要体现。

*差旅与接待服务：

*协助员工办理因公出差的交通、住宿预订等事宜（根据公司规定）。

*负责或协助安排公司来访客人的接待工作，包括行程安排、陪同、餐饮等。

*员工福利协助：

*协助组织员工团建活动、节日慰问、体检等福利事项的落实。

*管理员工食堂、宿舍（如公司配备）的日常协调工作（或监督外包服务质量）。

*安全与应急管理：

*定期组织办公区域的安全巡查，包括消防安全、用电安全、门窗安全等，排查安全隐患。

*协助制定和完善应急预案，并组织演练。

*负责消防器材、急救用品的日常检查与维护。

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