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新员工离职手续办法

一、概述

新员工离职手续是指员工在离职过程中需要办理的一系列相关事宜，旨在确保离职流程的规范性、高效性，并维护企业与员工的合法权益。规范的离职手续不仅有助于减少离职纠纷，还能促进企业人力资源管理的有序进行。本办法旨在明确离职手续的具体流程、所需材料及注意事项，确保所有环节符合企业规定。

二、离职申请与审批

（一）离职申请

1.员工需提前向直接上级提交书面离职申请，说明离职原因及预计离职日期。

2.离职申请应至少提前30天提交，特殊情况可按企业规定调整。

3.申请材料应包括：离职申请表（如有模板，需填写完整）、个人原因说明（可选）。

（二）审批流程

1.直接上级审核离职申请，确认无误后签署意见。

2.人力资源部门审核申请，核对员工绩效、考勤、合同等事项。

3.特殊岗位或高层管理人员离职需经更高层级审批，具体标准参照企业内部规定。

三、离职面谈

（一）面谈目的

1.了解员工离职的真实原因，收集改进建议。

2.告知离职后续流程，确保员工理解相关事项。

3.表达对员工贡献的感谢，维护企业良好形象。

（二）面谈流程

1.人力资源部门或直接上级安排面谈时间，提前通知员工。

2.面谈时需记录关键信息，如离职原因、未解决事项等。

3.确认离职日期、薪资结算方式等细节，避免后续争议。

四、工作交接

（一）交接内容

1.文件资料：个人文件、项目资料、客户信息等。

2.设备工具：办公设备、钥匙、账号密码等。

3.工作进度：未完成事项、协作任务等。

（二）交接方式

1.员工需填写《工作交接清单》，列明交接事项。

2.直接上级或指定接手人核对清单，确认无误后签字。

3.人力资源部门存档交接记录，作为后续评估依据。

五、薪资结算与离职证明

（一）薪资结算

1.离职薪资按实际工作日计算，不含当月未出勤天数。

2.未休年假需按规定折算薪资，具体标准参照劳动合同。

3.结算周期结束后，人力资源部门通知员工领取薪资。

（二）离职证明

1.员工离职后，人力资源部门开具《离职证明》，包含离职日期、岗位等信息。

2.离职证明需加盖企业公章，作为员工后续求职或社保转移凭证。

3.如员工要求，可额外提供工作评价或推荐信（如有）。

六、注意事项

（一）离职手续办理时限

1.员工需在离职日期前完成所有交接工作。

2.人力资源部门应在员工离职后3个工作日内完成相关手续，避免影响员工权益。

（二）违约处理

1.如员工未按约定日期离职，企业有权扣除相应薪资或采取其他措施。

2.如企业未按时结算薪资或开具证明，需承担相应责任。

（三）档案管理

1.员工离职后，企业需将相关档案（如劳动合同、绩效记录）整理归档。

2.档案保存期限按企业规定执行，确保信息完整可查。

七、离职手续办理细化流程

（一）提交离职申请阶段

1.员工准备离职申请材料：

(1)书面离职申请，明确离职意愿及最后工作日期。

(2)如有需要，可附带个人离职陈述（说明离职原因及未来展望，以积极态度为主）。

2.提交流程：

(1)员工将离职申请直接提交给直接上级，并抄送人力资源部门（如企业设有专门HR接口人）。

(2)直接上级初步审核，确认员工离职意向及工作安排可能性。

(3)人力资源部门收到申请后，核对员工合同期限、试用期情况及福利享受情况（如年假、奖金等未结算部分）。

（二）离职审批阶段

1.审批权限划分：

(1)普通岗位员工：直接上级审批通过后，由人力资源部门复核。

(2)核心岗位或管理层：需经直接上级、部门负责人及人力资源部门三级审批。

2.审批时限要求：

(1)直接上级应在收到申请后3个工作日内给出初步意见。

(2)人力资源部门应在收到完整申请后5个工作日内完成复核，特殊情况需提前沟通。

八、工作交接清单细化项目

（一）行政事务类

1.办公区域：

(1)个人工位整洁，物品归位（文件柜、抽屉等）。

(2)锁具归还：办公椅锁、文件柜锁等（提供备用钥匙给接手人）。

2.资料归档：

(1)项目文档：按项目编号整理，标注关键时间节点及未完成事项。

(2)客户资料：涉及保密协议的需特别标注查阅权限。

（二）系统权限类

1.账号移交清单：

(1)办公系统：列出所有使用账号及密码（建议采用书面记录而非直接口述）。

(2)技术系统：如设计软件、ERP系统等，需注明操作手册存放位置。

2.权限撤销流程：

(1)人力资源部门在员工离职后立即冻结相关权限，避免信息泄露。

(2)接手人需在完成交接后一周内确认权限无误。

九、离职面谈关键要点

（一）面谈准备阶段

1.人力资源部门提前一周与员工预约面谈时间，选择安静私密环境。

2.准备记录工具：笔记本、录音设备（需提前告知员工）。

3.回顾员工档案：调取绩效评估