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采购需求与供应商管理工具：询价与谈判记录表

一、适用场景与核心价值

本工具适用于企业采购全流程中“询价-谈判”关键环节，尤其适用于以下场景：

常规物料采购：如生产原料、办公用品、标准设备等，需对比多家供应商报价以获取最优性价比；

定制化服务采购：如软件开发、工程外包、咨询服务等，需通过谈判明确技术细节、交付周期及服务标准；

战略供应商合作：针对长期合作供应商，年度框架协议谈判或价格调整时，需记录谈判核心条款与共识；

审计与追溯需求：当采购流程需接受内部审计或外部监管时，完整的询价与谈判记录可作为合规性支撑材料。

通过标准化记录采购需求、供应商报价及谈判细节，本工具可实现“需求可视化、对比数据化、过程留痕化”，帮助采购团队提升决策效率、降低合规风险，并为后续供应商评估及合同签订提供依据。

二、全流程操作指引

（一）采购需求确认：明确“买什么、买多少、何时要”

需求发起：由需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请单》，明确物料/服务名称、规格型号、技术参数、数量、交付时间、质量标准及预算上限，经部门负责人*主管审批后提交至采购部。

需求审核：采购部对接需求部门，对需求的合理性、完整性进行审核（如技术参数是否清晰、预算是否符合公司成本控制要求），必要时组织技术部、财务部联合评审，最终确认《采购需求明细表》作为询价基础。

（二）询价方案制定：确定“向谁询价、如何询价”

供应商筛选：根据采购类型（如公开招标、邀请询价、单一来源采购），确定询价供应商范围：

标准物料：从合格供应商名录中选取3家及以上；

定制化服务：优先选择有合作经验或具备相关资质的供应商，新增供应商需通过初步资质审查（如营业执照、相关行业认证）；

紧急采购：可适当减少供应商数量，但需保留至少2家报价。

询价文件准备：编制《询价通知书》，包含以下内容：

采购需求明细（引用《采购需求明细表》）；

报价要求（报价格式、有效期、是否含税、运费承担方等）；

商务条款（付款方式、交付地点、验收标准、违约责任等）；

技术要求（如需提供样品、测试报告等）。

（三）询价执行与报价收集：规范“发标、收标”流程

发出询价：通过邮件、采购平台或书面形式向供应商发送《询价通知书》，明确报价截止时间（一般不少于3个工作日，紧急采购可缩短），并要求供应商在截止时间前反馈《报价单》（需加盖公章或电子签章）。

报价登记：采购部收到报价后，第一时间登记《供应商报价汇总表》，记录供应商名称、报价金额、报价有效期、主要优势（如价格、交期、资质等），并标注是否满足基本需求（如技术参数、预算上限）。

（四）谈判准备：制定“谈什么、怎么谈”策略

数据分析：对比《供应商报价汇总表》，筛选出2-3家候选供应商（优先选择价格合理、资质达标、交期有保障的供应商），分析报价差异原因（如成本构成、品牌溢价、服务内容等）。

谈判方案制定：明确谈判目标（如目标价格、核心条款底线）、谈判团队（采购经理*经理牵头，需求部门、技术部、财务部派员参与）、谈判议程（先技术条款后商务条款，先价格后服务）。

资料准备：整理《采购需求明细表》《供应商报价单》《历史合作记录》（如有）、同类市场价格数据等，作为谈判支撑材料。

（五）谈判实施与记录：实时“捕捉要点、确认共识”

谈判开场：明确谈判目的、流程及时间安排，要求供应商介绍报价依据（如成本明细、优势说明）。

分轮谈判：

技术条款谈判：重点确认技术参数匹配度、交付方案、售后服务（如质保期、响应时间），需求部门与技术部主导；

商务条款谈判：重点协商价格、付款周期、违约责任，采购部与财务部主导；

风险条款谈判：明确不可抗力处理、知识产权归属、保密协议等，法务部（如有）参与。

实时记录：谈判过程中，指定专人（采购专员*专员）使用本工具记录关键信息，包括：

供应商承诺的调整内容（如价格降幅、交期缩短）；

未达成一致的分歧点（如付款方式争议）；

需后续跟进的事项（如补充资质文件、提供样品测试）。

（六）谈判结果整理与归档：形成“闭环记录、支持决策”

结果确认：谈判结束后，与供应商共同确认《询价与谈判记录表》中的核心条款（如最终报价、交付时间、技术标准），双方代表签字（供应商可扫描件或电子签章）。

内部审批：将《询价与谈判记录表》《供应商报价单》《需求审批单》等整理成《采购谈判报告》，按采购金额分级报批（如采购经理经理审批、分管领导总审批）。

资料归档：审批通过后，将所有相关资料（含电子版、纸质版）归档至采购档案，保存期限不少于3年（重要项目建议保存5年以上），保证后续可追溯。

三、标准模板与填写说明

采购需求与供应商询价及谈判记录表

基本信息

项目名称

例：2024年Q2生产用A原料采购

项目编号

CG-2024-025

询价日期

2024年X月X日

谈判日期

2024年X月X日

需求部门

生产部

采购