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企业行政后勤管理制度标准化手册

一、总则

（一）编制目的

为规范企业行政后勤管理流程，明确各部门及人员职责，提高后勤服务效率与质量，保障企业运营秩序，降低管理成本，特制定本手册。

（二）适用范围

本手册适用于企业总部及各分支机构的行政后勤管理工作，涵盖办公环境、物资采购、车辆使用、会务组织、固定资产、食堂保洁、安全管理等全流程场景。

（三）职责分工

行政部：统筹后勤管理制度制定、执行监督及跨部门协调；

各部门：提出后勤需求并配合制度落实；

后勤专员：负责具体事务执行（如物资申领、车辆调度、环境巡查等）；

财务部：负责后勤相关费用审核与报销。

二、办公环境管理标准化

（一）管理范畴

适用于总部及分支机构办公区域（含工位、会议室、接待区、公共走廊等）的环境规划、日常维护及秩序规范。

（二）标准化操作流程

1.办公区域规划

步骤1：行政部根据部门编制及工作需求，划分工位区域，绘制《办公区域布局图》，明确各部门固定工位数及临时工位调配规则。

步骤2：员工入职时，由后勤专员根据《入职人员工位分配表》安排工位，发放工牌、钥匙及办公设备（电脑、座椅等），并签署《工位使用责任书》。

2.日常环境维护

步骤1：每日9:00前，保洁人员完成公共区域（走廊、卫生间、茶水间）清洁，保证地面无积水、桌面无杂物、垃圾桶满溢不超过2/3。

步骤2：各部门员工负责本工位5S整理（整理、整顿、清扫、清洁、素养），下班前关闭电脑、照明及电源设备，重要文件锁入抽屉。

步骤3：每周五17:00，行政部组织“办公环境检查小组”（由行政部经理*、各部门员工代表组成），依据《办公环境检查评分表》（见附件1）进行评分，评分结果纳入部门月度考核。

3.设施报修与维护

步骤1：员工发觉办公设施（如空调、打印机、灯具）故障时，通过企业OA系统提交《设施报修单》，注明故障位置、问题描述及紧急程度。

步骤2：后勤专员收到报修单后，30分钟内响应：紧急故障（如水管破裂）2小时内到场处理，一般故障24小时内修复，并在OA系统反馈处理进度。

步骤3：修复完成后，由报修人签字确认，后勤专员更新《设施维修台账》，记录故障原因、维修费用及责任人。

（三）配套表格

《办公区域布局图》

《入职人员工位分配表》

《工位使用责任书》

《办公环境检查评分表》（附件1）

《设施报修单》

《设施维修台账》

（四）管理要点

严禁在办公区域吸烟、使用大功率电器（如电炉、热得快）；

公共区域物品（如绿植、文件架）不得随意挪动，确需调整需提前向行政部申请；

节假日前后，各部门需配合行政部进行安全及环境检查，关闭非必要电源。

三、物资采购与管理标准化

（一）管理范畴

适用于办公用品、劳保用品、低值易耗品（如文具、清洁用品）的采购、入库、领用、盘点及库存管理。

（二）标准化操作流程

1.需求提报与审批

步骤1：每月25日前，各部门根据下月工作计划，填写《物资需求计划表》（注明物资名称、规格、数量、用途），经部门负责人*签字后提交行政部。

步骤2：行政部汇总各部门需求，编制《月度物资采购预算》，报财务部审核、总经理*审批后执行。

2.采购执行与验收

步骤1：采购专员根据审批通过的《月度物资采购预算》，通过比价（至少3家供应商）或招标方式选择供应商，签订《采购合同》。

步骤2：物资到货后，由行政部、需求部门共同验收：核对物资名称、规格、数量及质量，合格后填写《物资入库验收单》，不合格则当场拒收并联系供应商退换货。

步骤3：后勤专员将验收合格物资录入《物资库存台账》，分类存放于指定仓库，并粘贴“物资标签”（含名称、规格、入库日期）。

3.领用与盘点

步骤1：员工领用物资时，通过OA系统提交《物资领用申请单》，注明领用部门、物资名称、数量及用途，部门负责人*审批后至仓库领取。

步骤2：后勤专员核对领用单与实物，发放物资并在《物资领用登记表》签字确认，系统自动更新库存数据。

步骤3：每月最后1个工作日，行政部组织库存盘点，核对台账与实物数量，编制《月度库存盘点表》，盘盈盘亏需说明原因并报财务部处理。

（三）配套表格

《物资需求计划表》

《月度物资采购预算》

《采购合同》

《物资入库验收单》

《物资库存台账》

《物资领用申请单》

《物资领用登记表》

《月度库存盘点表》

（四）管理要点

严格执行“按需申领、杜绝浪费”原则，严禁超量领用或私自外借物资；

办公用品（如笔、本）实行“以旧换新”，耗材（如打印纸）按部门人数定额发放；

库存物资需遵循“先进先出”原则，避免积压过期，易燃易爆物资单独存放并定期检查。

四、公务车辆管理标准化

（一）管理范畴

适用于企业公务车辆的调度、使用、保养、费用报销及安全规范。

（二）标准化操作流程

1.用车申请与审批

步骤1：员工因公需用车时，提前1个工作日通过OA系统提交《公务用车申请单》，注