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采购管理与供应商选择参考模板

一、适用范围与常见应用场景

企业常规物资（如办公用品、原材料、设备配件）的集中或分散采购；

新项目启动时的供应商寻源与筛选；

现有供应商绩效评估与续约决策；

金额较大或关键物资的采购流程规范，保证合规性与成本控制。

二、采购管理全流程操作指引

1.需求提出与确认

操作说明：

由需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、质量标准、交付时间、预算金额及用途说明。

采购部门对需求的合理性进行审核，重点核对预算是否符合公司规定、规格描述是否清晰、交付时间是否可行，避免过度采购或需求模糊导致后续争议。

需求经需求部门负责人、采购部门负责人及分管领导审批通过后，正式纳入采购计划。

2.供应商寻源与信息收集

操作说明：

寻源渠道：通过公开招标、邀请招标、行业推荐、供应商自荐、历史合作库查询等方式收集潜在供应商信息，保证渠道多元化。

信息收集：要求供应商提供《供应商资质表》，包括营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、生产许可证）、经营范围、生产能力、供货案例、联系方式等，初步筛选具备合法经营资格的供应商。

对于关键物资或高金额采购，可委托第三方机构进行供应商背景调查，核实其财务状况、信誉记录及履约能力。

3.供应商资格预审与筛选

操作说明：

制定《供应商评估标准》，从资质合规性、产品质量、价格水平、交付能力、服务支持、合作意愿等维度设定量化指标（如满分100分，资质合规占20分，质量占30分，价格占25分，交付与服务占25分）。

组织评审小组（由采购、需求部门、技术部门及法务部门人员组成），对收集到的供应商进行打分，按得分高低排序，选取前3-5家进入候选名单。

对于特殊行业（如食品、医疗器械），需重点审核供应商的行业准入许可及质量管理体系，保证符合国家监管要求。

4.供应商考察与谈判（可选）

操作说明：

对候选供应商进行实地考察，重点查看生产/经营场所、设备设施、库存管理、质量控制流程等，核实其是否具备稳定供货能力。

考察后形成《供应商考察报告》，详细记录考察情况及发觉的问题，作为最终评估的依据。

与候选供应商进行商务谈判，明确采购价格、付款方式、交付周期、质量验收标准、违约责任等条款，争取最优合作条件。

5.确定供应商与合同签订

操作说明：

综合评分、考察结果及谈判情况，由评审小组确定最终合作供应商，经采购部门负责人及分管领导审批后发出《中标通知书》。

双方签订正式采购合同，合同内容需包含：采购物品/服务明细、价格与支付条款、交付与验收标准、质量保证条款、违约责任、争议解决方式等，保证条款清晰、权责明确。

合同签订前需经法务部门审核，避免法律风险；重大合同需上报公司管理层审批。

6.订单执行与履约监督

操作说明：

采购部门根据合同向供应商下达《采购订单》，明确交付时间、地点及具体要求，同时抄送需求部门及仓库部门。

供应商发货后，需求部门或仓库部门按合同约定的质量标准进行验收，填写《验收单》，注明验收结果（合格/不合格及不合格处理方式）。

采购部门全程跟踪订单执行进度，保证供应商按时交付；如遇延迟或质量问题，及时与供应商沟通，督促其整改或承担违约责任。

7.付款与结算

操作说明：

财务部门根据合同约定及验收单、发票等单据，审核无误后办理付款手续。

对于分期付款的合同，需按节点核对供应商履约情况（如到货率、合格率）后再支付相应款项。

保留付款凭证，定期与供应商对账，保证账目清晰。

8.供应商绩效评估与档案管理

操作说明：

采购周期结束后，从交付及时性、产品质量、价格合理性、服务响应速度等维度对供应商进行绩效评分，填写《供应商绩效评估表》。

根据评估结果对供应商进行分级管理（如A级优秀、B级合格、C级待改进、D级淘汰），A级供应商可优先获得后续合作机会，C级供应商要求限期整改，D级供应商终止合作。

建立供应商档案库，记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果及合同文件，实现动态管理，为后续采购决策提供参考。

三、核心工具表格模板

表1：采购需求申请表

申请部门

申请日期

需求编号

物品/服务名称

规格/型号

单位

质量标准要求

预估单价（元）

预估总价（元）

交付时间

交付地点

用途说明

需求部门负责人签字

采购部门审核意见

分管领导审批意见

备注（如特殊要求、历史采购情况等）

表2：供应商评估打分表

供应商名称

评估日期

评估人

评估维度

权重（%）

得分（0-100分）

资质合规性（营业执照、行业资质等）

20

产品质量（样品检测、历史合格率等）

30

价格水平（与市场均价对比、性价比）

25

交付能力（产能、交期准时率）

15

服务支持（售后响应、技术支持）

10

总分

100

综合评价（优势、不足及建议）

表3：采购合同基本信息表

合同