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学校综合办公室事务跟踪办法

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运转的核心部门，负责多项事务的协调与管理。为确保工作高效、有序进行，特制定本事务跟踪办法。通过明确职责分工、规范流程、强化监督，提升综合办公室的服务效能和行政效率。

二、事务跟踪流程

（一）事务登记

1.所有进入综合办公室的事务需在《事务登记簿》中详细记录，包括事务类型、提交人、提交时间、优先级等信息。

2.优先级划分标准：

(1)紧急事务（如突发事件、重要通知发布等）；

(2)重要事务（如会议安排、上级指示传达等）；

(3)一般事务（如文件流转、日常咨询等）。

（二）任务分配

1.根据事务类型和优先级，由综合办公室负责人进行任务分配，确保责任到人。

2.分配方式：

(1)内部成员承接；

(2)协调其他部门协助处理。

（三）执行与跟踪

1.执行步骤：

(1)接收任务人员明确任务要求，制定工作计划；

(2)按计划推进事务，关键节点需及时汇报；

(3)完成后提交《事务处理报告》，附相关佐证材料（如文件、照片等）。

2.跟踪机制：

(1)每日例会中，负责人抽查事务进展；

(2)使用《事务跟踪表》记录完成情况，未完成项标注原因及下一步措施。

（四）反馈与归档

1.事务完成后，需向提交人反馈结果，必要时进行二次确认。

2.所有事务资料统一归档，分类标准：

(1)按事务类型（如会议类、通知类、行政类）；

(2)按时间顺序排列，确保查阅便捷。

三、监督与优化

（一）定期评估

1.每月开展事务处理效率评估，指标包括：

(1)事务完成率（目标≥95%）；

(2)平均处理时长（紧急事务≤2小时，重要事务≤24小时）；

(3)用户满意度（通过问卷调查或访谈收集）。

2.评估结果用于改进流程或调整人员分工。

（二）流程优化

1.每季度梳理高频事务，简化操作步骤（如优化电子审批流程）；

2.建立知识库，将常见问题及解决方案标准化，减少重复工作。

四、附则

1.本办法适用于综合办公室全体成员及协作部门，需定期培训确保执行到位。

2.办法修订需经部门会议讨论通过，并报学校管理层备案。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运转的核心部门，负责多项事务的协调与管理。为确保工作高效、有序进行，特制定本事务跟踪办法。通过明确职责分工、规范流程、强化监督，提升综合办公室的服务效能和行政效率。

二、事务跟踪流程

（一）事务登记

1.所有进入综合办公室的事务需在《事务登记簿》中详细记录，包括事务类型、提交人、提交时间、优先级等信息。登记时应注意：

(1)使用规范格式，确保信息完整、字迹清晰；

(2)优先级划分标准：

-紧急事务（如突发事件、重要通知发布等）：需立即处理，并标注“需负责人优先处理”；

-重要事务（如会议安排、上级指示传达等）：需在24小时内完成初步响应；

-一般事务（如文件流转、日常咨询等）：按常规流程处理，无特殊时效要求。

2.登记流程：

(1)接收事务的人员初步判断事务类型和优先级；

(2)在登记簿中填写“序号、日期、类型、提交人、简要描述、优先级、处理人”，并签字确认；

(3)优先级为“紧急”的事务需立即在内部广播或通知系统提醒相关负责人。

（二）任务分配

1.根据事务类型和优先级，由综合办公室负责人进行任务分配，确保责任到人。分配时需明确：

(1)处理人：指定具体执行人员；

(2)截止时间：根据事务复杂度设定合理完成时限（如紧急事务需标注具体时间点）；

(3)协作需求：如需其他部门配合，需注明协作部门和具体要求。

2.分配方式：

(1)内部成员承接：通过内部工作群或邮件发送任务指派通知，格式为“任务编号、事务内容、截止时间、处理人、备注”；

(2)协调其他部门协助处理：需提前发送协作请求，附事务背景和处理方案，确保对方理解配合要点。

（三）执行与跟踪

1.执行步骤：

(1)接收任务人员明确任务要求，制定工作计划（包括关键节点、所需资源、潜在风险及应对措施）；

(2)按计划推进事务，每日在《事务进展记录表》中更新状态（如“进行中”“需协调”“已完成”），并标注当前进度；

(3)完成后提交《事务处理报告》，附相关佐证材料（如会议纪要、文件审批记录、照片等），确保有据可查。

2.跟踪机制：

(1)每日例会中，负责人抽查事务进展，重点关注未按时完成项，询问原因并要求整改措施；

(2)使用《事务跟踪表》记录完成情况，未完成项标注原因（如“资源不足”“需上级决策”）、预计完成时间及责任人；

(3)对逾期未完成的事务，启动“升级处理”流程：负责人与处理人共同分析障碍，必要时调整资源或上报更高层级协调。

（四）反馈与归档

1.事务完成后，需向提交人反馈结果，必要时进行二次确认（如重要通知需通过