行政办公设备采购标准化申请表.docVIP

行政办公设备采购标准化申请表工具指南

适用情境

本工具适用于企业、事业单位及各类组织内部行政办公设备的采购申请管理，具体包括但不限于以下场景：

新员工入职需配置办公设备（如电脑、打印机、办公椅等）；

现有设备老化、损坏无法维修需更换；

部门业务扩展需新增或升级设备；

临时项目需求需短期添置办公设备；

其他符合公司采购管理规定的设备采购需求。

操作流程详解

第一步：明确采购需求与必要性

申请人需根据实际工作需求，确定所需设备的名称、规格型号、数量及用途，保证采购内容与岗位职责、工作任务直接相关，避免盲目采购。例如：市场部因新增业务线需配置2台高功能笔记本电脑用于设计工作，需明确“笔记本电脑”“i7处理器、16G内存、512G固态硬盘”等具体规格。

第二步：填写标准化申请表

申请人需根据本工具提供的模板表格，完整填写以下信息：

基础信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期；

设备需求清单：逐项填写设备名称、规格型号、单位、数量、预估单价、小计金额，并详细说明设备用途（如“用于日常文件打印及合同扫描”）；

预算来源：注明采购费用预算科目（如“行政办公经费”“专项业务经费”）；

附件清单：如需提供比价报价单、设备参数对比表、旧设备报废证明（如适用），需在附件中列明。

第三步：部门负责人审核

申请表填写完成后，提交至申请人所在部门负责人。部门负责人需审核：

采购需求的必要性是否与部门工作目标匹配；

设备规格、数量是否合理，是否存在冗余配置；

预算是否在部门年度预算范围内。

审核通过后，部门负责人签字确认；若不通过，需注明修改意见并退回申请人调整。

第四步：行政部复核

部门负责人审核通过后，申请表提交至行政部。行政部复核内容：

设备是否符合公司统一采购标准（如品牌范围、配置底线）；

是否有替代方案（如共享设备、租赁设备）可满足需求；

采购流程是否符合公司《设备采购管理办法》规定。

复核通过后，行政部在“行政部意见”栏签字；若需调整规格或补充说明，与申请人沟通后修改。

第五步：财务部预算审核

行政部复核通过后，申请表转交财务部。财务部重点审核：

预估单价是否符合市场行情（可通过近期采购记录、第三方平台价格参考）；

预算总额是否未超过部门剩余预算，是否符合财务报销规定；

预算来源是否清晰、合规。

审核通过后，财务部在“财务部意见”栏签字盖章；若预算不足，需协调调整预算或暂缓采购。

第六步：分管领导/总经理审批

根据采购金额及公司权限划分，提交至相应层级领导审批：

金额在部门审批权限内（如≤5000元）：由分管领导审批签字；

金额超过部门审批权限：需提交至总经理审批签字。

审批通过后，申请表正式生效，进入采购执行环节；若未通过，审批人需注明原因并退回。

第七步：采购执行与设备验收

采购执行：行政部根据审批通过的申请表，通过公司指定供应商采购设备（优先选择合作供应商，需保证设备质量与规格一致）；

设备验收：设备到货后，申请人、行政部共同验收，核对设备名称、规格、数量、配件是否与申请表一致，检查设备能否正常使用，验收合格后在“验收确认”栏签字；若存在质量问题，及时联系供应商更换。

第八步：资产登记与领用

验收合格后，行政部需将设备信息录入公司固定资产管理系统，资产编号，粘贴资产标签；申请人凭审批完成的申请表至行政部办理领用手续，签署《设备领用单》，明保证管责任人。

标准化申请表模板

行政办公设备采购申请表

编号：__________

申请人信息

姓名：*部门：____________________

联系方式（内线）：__________申请日期：____年__月__日

设备需求清单

序号

设备名称

——

—————-

1

2

3

预算信息

预算总额（元）：__________________预算科目：____________________

审批流程

部门负责人意见：

签字：____________日期：____年__月__日

行政部意见：

签字：____________日期：____年__月__日

财务部意见：

签字：____________日期：____年__月__日

分管领导/总经理审批：

签字：____________日期：____年__月__日

验收与领用

验收确认（设备名称、规格、数量、使用情况）：

申请人签字：____________行政部验收人签字：__________

日期：____年__月__日

资产编号：__________________领用日期：____年__月__日

备注

（如：旧设备回收、特殊需求说明等）

使用要点提示

信息完整性与准确性：申请表所有栏目需如实填写，设备规格型号、预估单价等信息需明确具体，避免模糊描述（如“一台电脑”“普通打印机”），以免影响审核与采购。

审批流程规范性：必须按“申