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企业行政管理模板系统使用指南
一、适用工作场景
本模板系统适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的行政管理部门，覆盖日常办公管理中的高频场景，包括但不限于：
会议组织与管理：部门例会、项目研讨会、年度总结会等全流程管控；
办公用品与资产管控：从采购申请、入库登记到领用归还、报废处置的闭环管理；
车辆与资源调度：公务用车申请、审批、使用记录及费用核算；
档案与印章管理：企业各类文件（合同、制度、会议纪要等）的归档、借阅及印章使用规范；
行政事务督办：领导批示事项、跨部门协作任务的跟踪与反馈。
二、标准化操作流程
（一）会议管理全流程
会议申请与审批
申请人（如部门主管*）提前1-3个工作日通过“会议管理系统”或纸质《会议申请表》发起申请，填写会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备及物料（投影仪、白板、茶水等）等信息；
部门负责人审核会议必要性及资源合理性，行政部确认会议室availability（空闲状态）及设备支持，审批通过后《会议通知》并同步至参会人。
会议准备与执行
行政部提前1小时布置会场（调试设备、摆放席卡、准备茶歇等），申请人提前30分钟到场确认；
会议期间，指定专人（如行政助理*）负责签到、记录会议要点（形成《会议纪要初稿》），并保证设备正常运行。
会议纪要与归档
会议结束后2个工作日内，申请人根据会议记录整理《会议纪要》，经部门负责人*审核、参会人确认后，通过OA系统至“行政档案库”；
行政部按“年度-季度-月份”分类归档，纸质版纪要需签字盖章后存入档案柜，电子版备份至企业云盘。
（二）办公用品与固定资产管理
采购申请与入库
各部门每月25日前提交《办公用品需求表》（含名称、规格、数量、用途），部门负责人*审核后报行政部；
行政部汇总需求，编制《采购计划》，经财务部、总经理审批后实施采购；
货物送达后，行政仓管员*与采购员共同验收，核对数量、质量无误后，在《办公用品/固定资产入库台账》登记（入库日期、名称、规格、数量、供应商、责任人等），并粘贴资产标签（固定资产专属）。
领用与归还
员工领用办公用品需填写《办公用品申领单》，部门负责人签字确认，仓管员按“按需发放、以旧换新”（如笔芯、文件夹等）原则发放，并在台账登记领用人、领用时间、数量；
固定资产领用需填写《固定资产领用申请表》，经部门负责人、行政部审批后，由仓管员*办理领用手续，明确责任人及保管责任；
员工离职或岗位调动时，需将固定资产（如电脑、办公椅）交回行政部，仓管员*检查完好情况后在《资产归还登记表》签字确认。
盘点与报废
行政部每季度末组织一次全资产盘点，编制《固定资产盘点表》，核对台账与实物是否一致，差异部分需查明原因并报总经理*审批；
无法使用或维修成本过高的资产，由使用部门提交《固定资产报废申请表》，附鉴定意见（如技术部评估），经行政部、财务部*审核后，按企业规定处置（如变卖、捐赠），并在台账中标注“已报废”。
（三）车辆与资源调度
用车申请与审批
员工因公用车需提前1个工作日通过“车辆管理系统”或填写《公务用车申请表》，注明用车事由、时间、路线、乘车人数、预计里程等信息；
部门负责人审核用车必要性，行政部根据“先急后缓、一车一用”原则调度车辆，审批通过后发放《派车单》，驾驶员凭单出车。
行驶与费用核算
驾驶员按指定路线行驶，记录《行车日志》（起止时间、里程、油耗、过路费等），用车结束后由乘车人签字确认；
行政部每月汇总《行车日志》，财务部*核算费用（油费、过路费、停车费），与《派车单》核对无误后报销，费用计入对应部门成本。
车辆维护与保养
驾驶员每日出车前检查车况（油量、刹车、轮胎等），每周清洁车辆，每月按里程送至指定维修点保养，行政部建立《车辆保养记录表》，跟踪维护情况。
三、常用模板表格示例
（一）会议申请表
会议主题
会议时间
年月日时分
会议地点
□会议室A□会议室B□线上（腾讯会议）
参会人员
（部门/姓名）
会议议程
1.议题一：2.议题二：3.议题三：
所需设备
□投影仪□白板□麦克风□其他：
申请人
联系电话
部门负责人审批
签字：日期：
行政部确认
□可安排□需调整（原因：）
（二）办公用品入库台账
入库日期
名称
规格
数量
单价（元）
供应商
责任人
备注
2024-03-01
A4纸
80g
10包
25.00
文具商*
张*
2024-03-02
签字笔
0.5mm
20支
3.50
办公超市*
李*
（三）固定资产领用申请表
资产名称
资产编号
规格型号
数量
领用原因
预使用年限
笔记本电脑
NB-2024-001
联想小新Pro
1
新员工入职
3年
领用人
所在部门
联系电话
部门负责人审批
签字：日期：
行政部审批
签字：日期：
仓管员发放
签字：日期：
（四）公务用车派
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