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供应商信息登记与审核流程规范

一、适用情境与触发条件

本规范适用于企业引入新供应商、现有供应商关键信息更新、年度供应商资质复核等场景。当发生以下情况时，需启动供应商信息登记与审核流程：

首次合作的供应商需完成基础信息登记与资质核验；

供应商注册地址、法定代表人、经营范围等核心信息发生变更时，需更新登记信息并重新审核；

合作周期满一年的供应商，需进行年度资质与经营状况复核；

企业对供应商分类（如战略供应商、普通供应商）调整时，需同步更新登记信息。

二、全流程操作指引

（一）供应商准备与资料提交

资料准备：供应商需根据“供应商信息登记表”要求，准备以下材料（均需加盖公章扫描件）：

基础资质：营业执照副本、法定代表人证件号码明书、授权委托书（如非法定代表人办理）；

行业资质：如食品经营许可证、医疗器械经营许可证、安全生产许可证等（根据行业要求提供）；

经营能力：近一年度财务报表（或审计报告）、主要产品/服务清单、合作案例（如合同、客户评价等）；

其他：企业简介、组织架构图、质量/环境管理体系认证证书（如有）。

提交方式：通过企业供应商管理平台或指定邮箱（如suppliercompany）提交电子版资料，纸质版（加盖公章）同步邮寄至采购部*。

（二）采购部初审（形式与完整性核验）

接收与登记：采购专员*在收到供应商资料后1个工作日内，在供应商管理平台录入供应商基本信息，“资料接收清单”，反馈给供应商确认。

形式核验：检查资料是否齐全（对照资料清单）、签字盖章是否完整、扫描件是否清晰可辨；如资料缺失或格式不符，2个工作日内通知供应商补充，逾期未补充则视为放弃申请。

初审结论：对形式核验通过的供应商，在平台标注“初审通过”，同步将资料转交法务部与财务部进行资质复核。

（三）法务/财务部资质复核（合规性与风险审查）

法务部复核（3个工作日内）：

核查营业执照、经营许可证等资质文件的有效期、经营范围是否符合合作需求；

审查供应商是否存在法律纠纷、行政处罚记录（通过“中国裁判文书网”“信用中国”等公开渠道核实）；

出具《法务合规意见书》，明确“建议通过”“建议补充”或“建议否决”。

财务部复核（3个工作日内）：

核查供应商财务报表中的资产负债率、现金流等指标，评估经营稳定性；

确认银行账户信息（避免个人账户代收代付），要求提供开户许可证或基本存款账户信息；

出具《财务风险评估表》，标注“低风险”“中风险”或“高风险”。

（四）管理层终审（综合评估与决策）

资料汇总：采购部汇总初审意见、法务与财务复核结果，形成《供应商综合评估报告》，提交采购经理与分管副总*。

评审会议：每月末召开供应商评审会（采购部、法务部、财务部、使用部门代表参与），对供应商进行综合评分（评分维度包括资质合规性、财务状况、供货能力、合作案例等，总分100分，80分以上为“优秀”，60-80分为“合格”，60分以下为“不合格”）。

终审结论：

评分≥60分：终审通过，纳入《合格供应商名录》，由采购部*在平台更新状态为“已审核”，同步通知供应商；

评分＜60分：终审不通过，由采购部*书面通知供应商（说明未通过理由，如“财务风险过高”“资质不符合要求”），资料存档备查。

（五）结果反馈与信息归档

结果反馈：终审通过后，采购部*向供应商发送《供应商审核结果通知书》，明确供应商编号、合作类别（如A类/B类供应商）、有效期（通常为1年）及后续合作要求。

信息归档：采购部*将审核全流程资料（含供应商提交材料、各环节意见表、评估报告等）分类归档，电子版存储于供应商管理平台，纸质版保存期限不少于3年。

三、供应商信息登记表（模板）

序号

信息类别

具体项目

填写说明

备注（示例）

1

基础信息

供应商全称

与营业执照一致

科技有限公司

2

统一社会信用代码

18位社会信用代码

911100

3

注册地址

详细到省、市、区、街道

北京市海淀区路号

4

经营地址

如与注册地址不一致需填写

上海市浦东新区大厦5层

5

成立时间

年/月/日

2015年3月15日

6

注册资本

币种（人民币/美元等）

1000万元人民币

7

法定代表人*

需提供证件号码号（审核后保密）

张*

8

授权联系人*

非法定代表人时填写，需提供授权委托书

李*（采购经理）

9

联系方式

联系人电话

用于业务沟通

10

电子邮箱

用于发送审核结果及通知

lisupplier

11

行业资质

主营行业类别

如“制造业”“服务业”“贸易”等

电子设备制造

12

相关许可证编号

需注明有效期

京X食药监械经营备号（2025年12月31日到期）

13

体系认证证书

如ISO9001、ISO14001等，需注明认证编号及有效期

ISO9001:2015（认证编号：XRZM2023）

14

经营能力

主要产品/服务

列举3-5项核心产品或服