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企业法务合同管理规范手册

前言

本手册旨在规范公司合同管理行为，明确各部门在合同管理中的职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约效率。本手册依据国家相关法律法规，并结合公司实际经营情况制定，适用于公司及各下属单位所有对外及内部重要合同的管理活动。全体员工在参与合同相关工作时，均应严格遵守本手册的规定。

第一章总则

第一条定义

本手册所称合同，是指公司与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括但不限于买卖合同、服务合同、借款合同、租赁合同、保密协议、合作协议等具有法律约束力的文件。

第二条合同管理原则

合同管理应遵循以下原则：

1.合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规及行业规范的要求。

2.审慎性原则：对待合同的各个环节，尤其是风险评估、条款审核等，应保持高度审慎的态度。

3.效益性原则：在合法合规的前提下，追求合同利益最大化，降低交易成本，提升公司整体效益。

4.权责明晰原则：明确各部门及相关人员在合同管理中的职责与权限，确保责任落实到人。

5.全程管控原则：对合同从发起、起草、审核、签署、履行到归档的整个生命周期进行有效管理和监控。

第三条适用范围

本手册适用于公司各部门、各分支机构以及代表公司从事经营活动的所有人员在对外及内部重要经济活动中所涉及的合同管理。特殊类型合同如有专项管理规定的，可从其规定，但专项规定应不违背本手册的基本原则。

第二章合同管理组织与职责

第四条法务部门职责

法务部门是公司合同管理的归口管理部门，主要职责包括：

1.制定和完善公司合同管理相关制度和流程，并监督执行。

2.负责公司标准合同文本的制定、修订和发布。

3.对非标准合同及重大、复杂合同进行法律审核，提出法律意见。

4.参与公司重大合同的谈判工作，提供法律支持。

5.指导和协助业务部门处理合同履行过程中出现的法律问题，包括但不限于合同纠纷的初步应对与协调。

6.负责合同专用章的保管和规范使用。

7.组织合同管理培训，提升员工的合同法律意识和管理水平。

8.对公司合同管理情况进行定期检查和评估。

第五条业务部门职责

业务部门是合同的发起部门和主要履行部门，对合同的真实性、必要性、商业可行性及履行过程中的主要风险负责，主要职责包括：

1.负责合同项目的初步可行性分析、市场调研及合作方背景调查。

2.发起合同申请，提交完整的合同背景资料和初步需求。

3.根据公司标准文本或法务部门指导起草合同（非标准合同）。

4.负责合同的初步审核，确保合同内容符合业务需求，商业条款真实、合理。

5.组织或参与合同谈判，负责落实谈判成果。

6.跟踪合同的履行过程，及时反馈履行中出现的问题，并配合法务部门处理相关争议。

7.负责合同履行完毕后的总结及相关资料的收集、整理和归档。

第六条其他相关部门职责

1.财务部门：负责对合同中的付款方式、金额、税务条款等财务相关内容进行审核，评估财务风险，提供财务专业意见。

2.技术/产品部门：对合同中涉及的技术标准、知识产权、产品规格等技术条款进行审核。

3.风控部门（如设有）：从整体风险控制角度对合同进行评估和审核。

4.行政部门：协助法务部门进行合同档案的统一保管（如公司档案管理制度规定）。

第七条审批权限

公司实行合同分级授权审批制度。根据合同的性质、金额、重要性等因素，明确不同层级管理人员的审批权限。具体审批权限表由公司另行制定并发布。

第三章合同的发起与准备

第八条合同发起条件

业务部门在发起合同前，应确保符合以下基本条件：

1.符合公司的经营发展规划和年度计划。

2.已完成必要的市场调研和合作方筛选，对合作方的主体资格、信用状况、履约能力等进行了初步评估。

3.合同事项已获得相应的立项或批准（如需要）。

第九条合同发起流程

业务部门通过公司指定的合同管理系统或书面形式发起合同申请，提交以下材料：

1.合同申请审批表（注明合同名称、合作方、主要内容、金额、履行期限等）。

2.合同草本（如已有）。

3.合作方基本资料（营业执照复印件、相关资质证明等）。

4.项目可行性分析报告、报价单、中标通知书等其他必要背景资料。

第四章合同的起草与审核

第十条合同起草

1.合同起草应优先使用公司发布的标准合同文本。

2.对于无标准文本的合同，业务部门应根据业务需求，参考类似合同范本或在法务部门指导下起草。

3.合同起草应做到内容完整、条款明确、逻辑清晰、权责对等，语言应严谨、规范，避免使用模糊、歧义的表述。

4.合同应包含以下基本要素：当事人基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式