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合同信息档案信息管理与快速查询工具使用指南
一、适用场景与核心价值
本工具适用于企业法务部门、采购部门、行政管理部门及中小型团队，旨在解决合同档案分散存储、信息查找困难、关键节点遗忘等问题。具体场景包括：
合同全生命周期管理：从合同起草、审批、签订到履行、归档，实现信息集中记录；
多维度快速检索：支持按合同编号、签订主体、合同类型、履行期限等条件精准定位；
风险预警提醒：针对合同到期日、付款节点、质保期等关键时间点自动提醒，避免违约风险；
数据统计分析：汇总合同金额、类型分布、合作方履约情况等数据，辅助决策。
通过标准化录入与结构化存储，可提升合同管理效率50%以上，降低因信息遗漏导致的纠纷概率。
二、操作流程与使用指南
（一）工具初始化设置
基础信息配置
登录系统后进入“管理后台”，设置企业基本信息（公司名称、统一社会信用代码等）；
自定义合同分类维度（如按业务类型分为“采购合同”“销售合同”“服务合同”，按状态分为“履行中”“已履行”“已终止”）；
配置关键字段（如合同金额、签订日期、履行期限等），勾选“必填项”保证信息完整性。
权限与角色分配
根据部门职能创建角色（如“法务专员”“采购主管”“管理员”），分配不同操作权限（如“仅查看”“可编辑”“可删除”）；
设置审批流程（如合同金额超10万元需部门负责人审批），保证管理规范。
（二）合同档案录入与归档
新建合同档案
“新增合同”，填写基础信息（示例）：
合同编号：CG-2024-001（规则：部门缩写-年份-流水号）；
合同名称：办公用品采购合同；
签订主体：甲方（采购方）：科技有限公司，乙方（供应商）：商贸有限公司；
签订日期：2024年3月1日；
履行期限：2024年3月1日至2024年8月31日；
合同金额：人民币5万元；
关键节点：付款日（2024年3月5日交货后7日内）、质保期（收货后30日）。
合同扫描件（PDF格式）及附件（如报价单、技术参数表），支持批量。
信息核对与提交
录入完成后“预览”，检查关键字段（如合同编号、金额、日期）是否准确；
根据预设流程提交审批，审批通过后自动归档至对应分类。
（三）合同信息查询与导出
快速检索操作
单条件查询：在首页搜索框输入合同编号“CG-2024-001”，“搜索”，可直接定位合同；
组合条件筛选：“高级筛选”，选择“合同类型=采购合同”“签订日期=2024年1月1日至2024年3月31日”“履行状态=履行中”，“查询”获取结果列表；
模糊查询：支持按合同名称关键词（如“办公用品”）、签订主体名称（如“*商贸”）进行模糊匹配。
结果查看与导出
查询结果列表展示合同编号、名称、签订主体、金额、状态等核心信息，“详情”可查看完整内容及附件；
勾选目标合同，“导出”，支持导出为Excel（含全部字段）或PDF（含合同扫描件），方便离线查阅。
（四）合同履行监控与提醒
关键节点设置
在合同详情页“添加提醒”，设置提醒类型（如“付款提醒”“到期提醒”）、触发时间（如“履行截止日前7日”）、提醒对象（如“采购专员*经理”）。
提醒查看与处理
系统通过消息弹窗、邮件或企业自动发送提醒，提醒内容包含合同名称、节点时间、处理建议；
处理完成后在“提醒记录”中标记“已处理”，形成闭环管理。
（五）档案维护与优化
定期数据清理
每季度对“已终止”“已履行”的合同进行归档备份，删除重复或无效数据，保证系统运行效率。
模板更新迭代
根据业务需求调整合同分类或关键字段（如新增“电子签章”字段），通过“模板管理”功能同步更新，避免历史数据格式冲突。
三、核心模板工具展示
（一）合同档案信息表（Excel模板）
字段名称
字段类型
必填
说明示例
合同编号
文本
是
CG-2024-001
合同名称
文本
是
办公用品采购合同
签订主体（甲方）
文本
是
*科技有限公司
签订主体（乙方）
文本
是
*商贸有限公司
合同类型
下拉选择
是
采购合同/销售合同/服务合同
签订日期
日期
是
2024-03-01
履行开始日期
日期
是
2024-03-01
履行结束日期
日期
是
2024-08-31
合同金额（元）
数字（2位小数）
是
50000.00
合同状态
下拉选择
是
履行中/已履行/已终止/违约
关键节点描述
文本
否
付款日：2024-03-12；质保期：2024-09-30
附件名称
文本
否
报价单、产品清单.pdf
归档日期
日期
否
2024-03-02
经办人
文本
是
*主管
（二）合同查询条件表（系统内置筛选器）
查询维度
可选条件示例
支持操作
合同编号
精确输入编号/前缀匹配（如“CG-2024”）
=、LIKE（前缀/后缀）
合同名称
关键词搜索（如“采购”“服务”）
LIKE（模糊匹配）
签订主体
甲方/乙方名称
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