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医院物资采购流程标准化文档

前言

医院物资采购是保障医疗服务质量、确保临床工作顺利开展、控制运营成本、防范廉政风险的关键环节。为进一步规范我院物资采购行为，提高采购效率与效益，明确各部门职责，确保采购过程的公开、公平、公正及合规性，特制定本标准化流程文档。本流程适用于医院所有科室及部门的物资采购活动，全体相关人员须严格遵照执行。

一、采购需求的提出与汇总

1.1需求提出

各临床科室、医技科室及行政职能部门根据实际工作需要、库存状况及年度工作计划，填写《医院物资采购申请表》。申请表内容应至少包括：物资名称、规格型号、技术参数（如适用）、预估数量、预估单价（如已知）、建议品牌（如适用）、需求科室、申请人、申请日期、预计使用日期等关键信息。对于专业性较强或技术要求复杂的物资，需另附详细的技术需求说明书。

1.2科室初审

科室负责人对本科室提交的《医院物资采购申请表》进行初审。重点审核需求的真实性、必要性、合理性，以及物资规格型号、数量是否符合科室实际工作需求，确保不盲目采购、不重复采购。初审通过后，科室负责人签字确认。

1.3需求汇总

各科室将初审通过的《医院物资采购申请表》提交至医院指定的采购管理部门（或相应的归口管理部门，如设备科、总务科等，根据物资类别划分）。采购管理部门对各科室提交的采购需求进行初步汇总与分类整理。

二、预算审核与报批

2.1预算核对

采购管理部门将汇总后的采购需求与医院年度财务预算进行核对。属于年度预算内的采购项目，方可进入后续流程；未列入年度预算或超出预算的采购项目，需由需求科室提交预算调整申请，详细说明原因及必要性，按医院预算管理规定逐级报批。

2.2财务部门审核

采购管理部门将预算内的采购需求汇总表（或经批准的预算调整采购需求）提交至医院财务部门。财务部门对采购项目的预算金额、资金来源及支付能力进行审核，确保采购活动在财务可控范围内进行。

2.3审批程序

根据采购项目的性质、金额及医院相关规定，履行相应的审批程序。一般而言，小额常规采购由采购管理部门负责人审批；较大金额采购需报请分管院领导审批；重大或大额采购项目则需提交医院院务会（或相应决策机构）集体审议批准。

三、采购计划的制定与审批

3.1编制采购计划

采购管理部门根据审核批准后的采购需求及预算，结合物资的重要性、市场供应情况、采购周期等因素，编制详细的《医院物资采购计划》。计划应明确采购物资的名称、规格、数量、质量标准、预计单价、预计总金额、采购方式、计划采购时间、负责部门及人员等。

3.2采购方式确定

采购管理部门根据国家相关法律法规（如《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等）以及医院内部采购管理制度，结合采购项目的金额、性质、市场竞争程度等，确定适宜的采购方式。常见采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。对于纳入政府集中采购目录的物资，应严格按照政府集中采购程序执行。

3.3采购计划审批

《医院物资采购计划》需按医院规定的审批权限进行审批。审批通过后，方可作为采购执行的依据。

四、采购执行

4.1供应商管理与选择

4.1.1供应商资质审核

采购管理部门负责对潜在供应商进行资质审核，审核内容包括但不限于：营业执照、相关生产或经营许可证、产品合格证、质量认证证书（如ISO系列）、授权委托书（如为代理商）、近期业绩及信誉状况等。建立合格供应商名录，并对供应商实行动态管理与年度评估。

4.1.2供应商选择

根据确定的采购方式，按照公平、公正、竞争的原则选择合格供应商。严禁设置不合理门槛排斥潜在供应商，确保采购过程的竞争性。

4.2合同签订

采购方式确定后，采购管理部门应与中选（成交）供应商签订书面采购合同。合同内容应包括：物资名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交付时间、交付地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式及双方认为需要明确的其他条款。合同文本应符合法律法规要求，重要合同需由医院法务部门（或法律顾问）审核。

4.3订单下达与履约跟踪

合同签订后，采购管理部门向供应商下达正式采购订单。同时，对供应商的生产（或备货）、发货等履约情况进行跟踪，确保物资按合同约定及时交付。

4.4物资验收

4.4.1到货通知与核对

物资送达后，供应商应及时通知采购管理部门及需求科室。采购管理部门会同需求科室（必要时可邀请相关技术部门或第三方机构）共同对到货物资进行验收。

4.4.2验收内容

验收内容包括：物资名称、规格型号、数量、外观质量、包装完整性、产品标识、随附文件（如合格证、说明书、检验报告等）是否与合同及订单要求一致。对需要进行性能检测或质量检验的物资，应按规定进行抽样送检或现场测试。

4.4.3验收记录与处理

验收合格后，由参与验收各方共同签