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物业增值服务

会议会客接待服务方案

（附：会议接待服务标准）

适用于：各类商业物业

年月

会议、会客接待方案

1.目的

规范项目名称会议、会客的各项工作，确保高质量、高效率的完成学校会务接待的工作。

2.适用范围

适用于项目名称的各项会议、会客接待工作。

3.职责

3.1物业项目经理负责检查会议的接待、会客的接待、会议室的卫生日常清理工作的组织、监督。

3.2会议、会客接待人员负责会议的接待、会客的接待、会议室的卫生的日常清理的工作。

4.程序要点

4.1会议接待人员进行会议接待、会议室的卫生日常清理的基本要求。

〈1〉会议接待人员进行会议接待室严格遵守员工守则和各项规部分制度。

〈2〉会议接待人员进行会议接待时，要做到如下：

①按规着装。服装整洁、皮鞋光亮，无泥污渍。

②佩戴卡，头发梳理整齐。

③上岗的服务人员不戴首饰，一律淡妆,不留长指甲，不涂抹指甲油。

④会议召开期间岗位上有岗、有人、有服务。

⑤会议接待人员站姿、走姿、坐姿端正，要符合标准。

⑥确保会议室设备设施完好、有效，能随时启用。

⑦有工作日志，纪录工作清楚，随时查阅。

4.2会议接待

4.2.1会议准备

①提前半小时，会议室开窗通风，确保会议室空气清新；(夏天时将空调设定位26℃)

②检查会议桌是否整齐，茶杯及椅子是否按位置摆放；

③会议用的暖水瓶打满热水并依次摆放整齐；

④检查地面是否清洁；

⑤会议开始前5分钟将窗户关闭；

⑥再次检查地面的清洁；

4.2.2会议期间(工作人员每次进入会议室必须携带抹布)

①会议开始时，将茶水到满；

②会议前半段时间，每10分钟倒一次茶水；

③会议后半段时间，每20分钟倒一次茶水；

4.2.3会议结束

①会议室开窗通风，确保会议室空气清新；

②将用过的茶杯、烟灰缸进行彻底的清洗；

③清理会议桌的卫生；

④清洗过后的茶杯、烟灰缸用干抹布擦干，在茶杯内倒入

茶叶；

⑤将茶杯、烟灰缸、椅子摆放适当的位置；

⑥清理地面卫生及窗台卫生；关闭窗户，确认无误，关闭会议室。

4.3会客接待

4.3.1客人来到接待中心问讯某部门某工作人员，可通过通讯录进行查找；

4.3.2查到时，打电话与其联系，说明有人找，征得同意后，可将电话转接给客人。

4.3.3如被访者不在时，原则上不把电话号码告知查询者，但可问清来访者是否需要留言；

4.3.4一时找不到被访者，决不能轻易回绝客人，经过多次查找，如仍找不到被访者，应向寻问者表示歉意，并说明已通过多种方式查找，同时请留下电话号码，一旦查到后马上通知询问后，或请问讯者留言。

4.4报纸投递

4.4.1报社投递；

4.4.2会客接待人员在报纸登记表中，分别对报社名称、报纸名称、分数、日期进行登记。会客接待人员进行签收，投递员签字；

4.4.3会客接待人员去各办公室进行发放；

4.5信件签收

4.5.1普通信件按办公室分别放到办公室中；

4.5.2挂号信、快件、包裹单等

①会议接待人员将挂号信、快件、包裹单等在信件登记表中，分别对邮件类别、办公室、数量、接受日期，收件人进行登记。

②办公室人员收取信件时，在信件登记表中领件人一览中签字。

③如在当班没有联系上师生，应在交接班记录本说明，并说明为联系的原因。

物业增值服务-会议服务规程及标准

1.日常办公会议服务

服务要求

工作时统一着装上岗，要保持服装、鞋袜、领花干净整洁。

淡妆上岗，打扮适度，不蓄留和佩带与本岗不相适的头型和饰物，不得留长指甲和涂有色指甲油。

每天到岗后首先打开各会议室门窗，进行通风，视季节、天气情况掌握通风时间，如有会议应提前20分钟关闭门窗，打开空调送冷（暖）风，以保证会场舒适度。

每天检查会议室的灯光，设备完好情况，发现问题及时通知相关部门进行维修，以保证会场的正常使用。

会前准备会场布置

按照主办单位要求布置会场。如有特殊要求可提前订制鲜花、悬挂会标。提前2小时请主办单位检查会场布置是否符合要求。

1小时准备——开启照明灯具，打开门窗通风，检查室内卫生。按照要求订制鲜花盘，会见主位摆放大花盘，陪同位置摆放小型花盘（花盘规格及所需的色调，由会见主办单位确定），摆放在茶几里端，与边沿平齐。做好会见摆台。每个座位内侧距茶几前端10厘米处摆放茶杯垫盘，垫盘内摆放湿巾托盘。

30分钟准备——启动空调设备。服务员站在门口两侧，面向外微笑迎

候领导和与会人员,引导落座,协助安放随身物