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企业办公设备及物资采购申请审批流程模板

一、适用范围与场景

本模板适用于各类企业内部办公设备及物资的采购申请审批管理，涵盖日常办公所需的基础设备（如电脑、打印机、办公家具）、消耗性物资（如纸张、墨盒、文具）及其他辅助办公物资。适用于各部门员工发起采购申请，经部门负责人、行政部、财务部及管理层逐级审批的场景，旨在规范采购流程、控制成本、保证物资采购的合理性与合规性。特别适用于以下场景：

新员工入职需新增办公设备（如电脑、座椅）；

现有办公设备损坏需替换或维修；

部门办公物资消耗殆尽需补充；

临时性项目或活动需专项采购物资。

二、操作流程详解

（一）第一步：采购申请发起

操作主体：需求部门员工

操作内容：

填写《企业办公设备及物资采购申请表》（详见模板表格），明确以下信息：

采购物资名称、规格型号、数量、预估单价及总价；

采购用途（如“部门新员工办公使用”“现有打印机墨盒替换”）；

需求紧急程度（一般/紧急）；

附件清单（如设备报价单、比价记录等，金额较大时需提供）。

将填写完整的申请表提交至部门负责人审核。

注意事项：

物资名称需具体（如“联想ThinkPadT14笔记本”而非“笔记本”），规格型号应明确参数（如CPU、内存、硬盘配置）；

预估单价需参考市场价或历史采购价，避免过高或过低；

紧急采购需在申请表中注明原因，并提前与审批部门沟通。

（二）第二步：部门负责人审核

操作主体：需求部门负责人（如*部门经理）

操作内容：

审核采购申请的必要性：确认物资是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如修复现有设备而非更换）；

审核采购数量与规格：核对数量是否符合实际需求，规格是否匹配工作要求；

审核预算合理性：对照部门年度预算，确认采购金额是否在预算范围内，超预算需说明理由；

审核通过后，在申请表“部门负责人审批意见”栏签字，并注明日期；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

注意事项：

部门负责人需对本部门采购需求负直接责任，避免盲目采购；

超预算申请需同步提交《预算调整申请表》，按企业预算管理流程另行审批。

（三）第三步：行政部（或采购部）审核

操作主体：行政部主管（如*行政主管）

操作内容：

审核采购物资的合规性：确认采购物资是否符合企业《办公设备及物资管理规范》，是否属于禁购或限制采购范围（如奢侈品、非工作必需品）；

审核库存情况：通过企业库存管理系统核查同类物资是否有库存，或是否有闲置设备可调配；

审核采购方式合理性：根据金额和物资类型，确定采购方式（如小额采购直接比价、大额采购需招标或询价）；

审核通过后，在“行政部审批意见”栏签字；若需补充比价记录或调整采购方案，退回申请人补充材料。

注意事项：

行政部需定期更新库存清单，保证数据准确；

金额较大（如超过5000元）的采购，需提供至少2家供应商的报价单作为附件。

（四）第四步：财务部审核

操作主体：财务部经理（如*财务经理）

操作内容：

审核采购预算额度：确认采购金额是否已纳入年度预算，或预算调整流程是否合规；

审核资金支付方式：根据企业财务制度，确定付款方式（如预付、货到付款、分期付款）；

审核报价真实性：核对供应商报价是否合理，是否存在虚高报价；

审核通过后，在“财务部审批意见”栏签字；若预算不足或支付方式不合规，退回申请人调整。

注意事项：

财务部需重点关注大额采购的预算执行情况，避免超预算支出；

供应商需为企业合格名录内的合作方，新供应商需先完成资质审核。

（五）第五步：管理层审批

操作主体：分管副总/总经理（如*总经理）

操作内容：

根据采购金额分级审批：

金额在5000元以下：由分管副总审批；

金额在5000-20000元：由总经理审批；

金额超过20000元：需提交总经理办公会集体审议。

审核采购的战略匹配性：确认采购是否与企业整体发展规划一致（如是否支持新业务拓展）；

审批通过后，在“总经理审批意见”栏签字；若需进一步讨论，退回行政部重新组织比价或论证。

注意事项：

集体审议需形成会议纪要，作为审批依据；

紧急采购（如突发故障需立即修复）可启动“绿色审批通道”，但事后需补全审批手续。

（六）第六步：采购执行

操作主体：行政部（或采购部）

操作内容：

根据审批通过的申请表，向选定供应商下达采购订单，明确物资名称、规格、数量、交付时间及付款条件；

跟踪订单进度，保证供应商按时交货；

收到物资后，核对送货单与采购订单信息是否一致（如型号、数量、外观等），确认无误后签收。

注意事项：

采购订单需加盖企业公章，双方各执一份；

若供应商延迟交货，需及时与需求部门沟通，调整使用计划。

（七）第七步：物资验收与入库

操作主体：需求部门、行政部、财务部

操作内容：

需求部门验收：根据采购申请表核对物资是否符合使用要求，如设备功能是否正常、耗材是否匹配品牌型号；

行政部复核