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关于委派专人处理结算事宜的函

关于委派专人处理结算事宜的函

尊敬的各合作单位、相关部门：

为进一步规范公司财务结算流程，提高结算效率，确保资金安全，优化资源配置，根据公司年度工作部署及财务管理制度要求，经公司研究决定，将自2023年第四季度起，正式实施专人负责制结算管理模式。现将有关事宜函告如下：

一、背景与目的

随着公司业务规模不断扩大，合作单位数量持续增加，每月结算业务量已从年初的200笔增长至目前的650笔，涉及金额超过2.8亿元人民币。原有的分散式结算模式已难以满足公司精细化管理和风险控制的需求。为解决当前结算工作中存在的流程不统一、标准不一致、效率不高等问题，公司决定实施专人负责制结算管理模式，旨在实现以下目标：

1.提高结算效率，将平均结算周期从目前的15个工作日缩短至8个工作日以内；

2.规范结算流程，确保结算数据的准确性和完整性；

3.强化风险管控，降低结算过程中的操作风险和资金风险；

4.优化资源配置，提高财务人员专业素质和工作效能；

5.提升客户满意度，增强公司市场竞争力。

二、委派人员安排

根据公司业务特点及结算工作需要，经人力资源部与财务部共同研究，决定委派以下专业人员负责结算事宜：

（一）总部结算团队

1.团队负责人：王明

-职务：财务部结算主管

-工作年限：10年财务工作经验，5年结算管理经验

-职责范围：统筹管理公司整体结算工作，制定结算政策与流程，协调解决重大结算问题

-联系方式：电话：010邮箱：wangming@

2.高级结算专员：李华

-职务：财务部高级专员

-工作年限：8年财务工作经验，专注结算业务6年

-职责范围：负责大额结算业务审核，处理复杂结算案例，指导初级结算专员工作

-联系方式：电话：010邮箱：lihua@

3.结算专员（初级）：张伟、刘芳、赵强

-职务：财务部结算专员

-工作年限：3-5年财务工作经验

-职责范围：负责日常结算业务处理，数据录入与核对，单证整理与归档

-联系方式：

-张伟：电话：010邮箱：zhangwei@

-刘芳：电话：010邮箱：liufang@

-赵强：电话：010邮箱：zhaoqiang@

（二）区域结算专员

1.华北区域：陈明

-覆盖范围：北京、天津、河北、山西、内蒙古

-联系方式：电话：010邮箱：chenming@

2.华东区域：周婷

-覆盖范围：上海、江苏、浙江、安徽、福建、江西、山东

-联系方式：电话：021邮箱：zhouting@

3.华南区域：吴刚

-覆盖范围：广东、广西、海南

-联系方式：电话：020邮箱：wugang@

4.西部区域：郑丽

-覆盖范围：重庆、四川、贵州、云南、西藏、陕西、甘肃、青海、宁夏、新疆

-联系方式：电话：028邮箱：zhengli@

三、结算流程与标准

（一）结算申请流程

1.结算申请提交

-合作单位需在每月25日前提交下月结算申请表（附件一）

-申请表需包含：服务/产品明细、数量、单价、总金额、结算方式、发票信息等

-电子版发送至各区域结算专员邮箱，纸质版加盖公章后邮寄至公司财务部

2.资料审核

-结算专员收到申请后3个工作日内完成初步审核

-审核重点：资料完整性、数据准确性、合规性

-审核通过后，进入下一流程；审核不通过，2个工作日内反馈修改意见

3.复核确认

-高级结算专员对审核通过的业务进行复核

-复核重点：业务真实性、价格合理性、计算准确性

-复核通过后，提交团队负责人审批

4.最终审批

-团队负责人根据结算金额分级审批：

-10万元以下：由结算专员审批

-10-50万元：由高级结算专员审批

-50-100万元：由团队负责人审批

-100万元以上：由财务总监审批

（二）结算执行流程

1.发票处理

-合作单位需在收到结算通知后5个工作日内提供合规发票

-发票要求：项目齐全、金额准