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[XX项目/公司]合同管理制度

一、总则

（一）目的

为规范[XX项目/公司]（如建筑工程企业/工程管理公司）合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，确保合同依法订立、有效履行，根据《中华人民共和国民法典》《建设工程质量管理条例》及行业相关法规（如《招标投标法》），结合公司业务特点（如工程合同金额大、周期长、涉及主体多），制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于[XX项目/公司]所有以公司名义签订的合同（含协议、意向书等具有法律效力的文件），包括但不限于：

-工程类合同：施工总承包合同、专业分包合同、劳务分包合同、工程监理合同、设计合同、勘察合同；

-采购类合同：材料采购合同、设备租赁合同、周转材料租赁合同、办公用品采购合同；

-服务类合同：技术咨询合同、造价咨询合同、检测合同、物业管理合同、劳务派遣合同；

-其他合同：战略合作协议、租赁合同（如项目场地）、融资合同、保险合同等。

二、合同管理原则

1.合法合规：合同内容必须符合国家法律法规、行业政策及公司规章制度，不得损害国家、公司或第三方利益。

2.分级管控：根据合同金额、风险等级及业务重要性，实行分级审批（如重大合同需公司高层审批）。

3.风险防控：重点关注合同条款中的权利义务、违约责任、争议解决等核心内容，防范履约风险（如工程款拖欠、质量缺陷索赔）。

4.全程管理：覆盖合同订立、履行、变更、解除、归档及后评估全生命周期，确保各环节可控。

5.统一归口：综合管理部（或法务部）为合同归口管理部门，负责统筹协调与监督执行。

三、合同管理职责分工

（一）综合管理部（合同归口部门）

1.制定/修订合同管理制度，组织合同评审与模板编制；

2.审核合同合法性、条款完整性及风险可控性（重点关注付款条件、违约责任、争议解决）；

3.统一编号、归档合同原件及履行资料（如补充协议、验收单），建立《合同管理台账》；

4.监督合同履行情况（如进度款支付是否符合约定、交付成果是否达标），协调处理履约争议；

5.组织合同相关法律培训（如民法典合同编、工程合同风险点）。

（二）业务部门（合同承办部门）

1.需求发起：根据业务需要（如项目施工、材料采购）提出合同签订申请，明确合同类型、合作方、核心条款（如标的、金额、工期）；

2.前期尽调：对合作方（如分包商、供应商）进行资质审查（如营业执照、资质证书、业绩证明），评估履约能力（如过往项目口碑、财务状况）；

3.起草与谈判：负责合同初稿起草（参考公司模板），参与合作方谈判（重点协商付款方式、验收标准、违约责任），确保条款符合业务实际；

4.履行管理：跟踪合同执行（如督促对方按期交付、按质验收），收集履约证据（如进度报告、验收单、发票），及时反馈履约异常（如对方延迟供货）；

5.变更与解除：因业务调整需变更/解除合同时，提出书面申请并说明原因，参与协商并签署补充协议。

（三）财务部

1.审核合同付款条款（如预付款比例、进度款节点、质保金比例），确保符合公司资金计划及财务制度；

2.监督合同资金支付（如按合同约定核对发票、验收单后付款），防范资金风险；

3.配合业务部门核对合同款项收支情况（如应收账款催收）。

（四）法务岗（或外聘法律顾问）

1.对重大合同（如标的≥[500万元]、涉外合同）提供法律专业意见（如条款合法性、争议解决条款优化）；

2.参与复杂合同谈判（如EPC总承包合同），协助起草关键条款（如不可抗力定义、违约赔偿计算方式）；

3.处理合同纠纷（如诉讼/仲裁案件），代表公司参与法律程序。

（五）公司管理层

1.审批重大合同（分级标准见第四章）及特殊合同（如关联交易、政府合作项目）；

2.对合同管理中的重大风险（如合作方信用危机、合同条款显失公平）进行决策。

四、合同分类与分级审批

（一）合同分类

类别

定义

典型示例

常规合同

金额较小（如≤[100万元]）、风险较低（如标准采购合同）、条款成熟的合同。

办公用品采购合同、小额劳务分包合同。

重要合同

金额中等（如[100万-500万元]）、风险可控但需重点关注的合同（如材料采购、设备租赁）。

钢材采购合同、塔吊租赁合同。

重大合同

金额较大（如≥[500万元]）、风险高（如工期延误索赔、质量缺陷责任）或对公司战略有重大影响的合同。

施工总承包合同、EPC项目合同、战略合作协议。

（二）分级审批流程

1.常规合同：

业务部门起草→部门负责人审核（重点确认业务需求）→综合管理部法务岗审核（条款合法性）→财务部审核（付款条款）→分管副总经理审批→签订。

2.重要合同：

业务部门起草→部门负责人审核→综合管理部法务岗审核（重点关注风险条款）→财务部审核→分管副总经理审核→总经理审批→签订。

3.重大合同：

业务部门起草→部门负责人审核→综