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合同专员岗位职责模板（2025）

合同专员岗位职责

合同管理基础工作

1.合同收集与整理

负责收集公司各部门产生的各类合同文本，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等。在收集过程中，要与各部门保持密切沟通，确保合同无遗漏。对于新签订的合同，在签订后的[X]个工作日内完成收集工作。

对收集到的合同进行初步整理，按照合同类型、签订时间、合作方等维度进行分类。例如，将采购合同按照原材料采购、设备采购等进一步细分，为后续的合同管理工作奠定基础。

建立合同档案，将整理好的合同文本以纸质和电子两种形式进行存档。纸质合同要存放在专门的文件柜中，按照分类顺序整齐排列，并做好防潮、防火、防虫等防护措施。电子合同要存储在公司指定的服务器或云盘上，并设置严格的访问权限，确保合同信息的安全。

2.合同台账建立与维护

依据收集和整理好的合同信息，建立详细的合同台账。台账内容应包括合同编号、合同名称、合作方名称、合同金额、签订日期、生效日期、终止日期、付款方式、履行情况等关键信息。确保台账信息准确无误，为公司的合同管理和决策提供数据支持。

实时更新合同台账，当合同发生变更、补充、终止等情况时，要在[X]个工作日内对台账信息进行相应修改。例如，当合同金额发生变更时，要详细记录变更的原因、金额以及相关的审批文件编号。

定期对合同台账进行核对和清理，确保台账信息与实际合同情况一致。每季度对台账进行一次全面核对，及时发现并纠正可能存在的错误或遗漏。同时，对于已经履行完毕且无后续事项的合同，要按照公司规定进行归档处理，避免台账信息过于繁杂。

3.合同印章管理

严格按照公司的印章管理制度对合同印章进行管理。负责合同印章的保管，确保印章存放在安全的地方，未经授权不得擅自使用。

在合同盖章前，仔细审核合同文本，确保合同内容符合公司的规定和要求，签字、审批等手续齐全。对于不符合要求的合同，要及时与相关部门沟通，待完善后再进行盖章。

建立合同印章使用登记制度，详细记录印章使用的时间、合同名称、合同编号、使用人等信息。每次使用印章后，要及时将印章归还到保管处，并对使用情况进行检查，确保印章的安全。

定期对合同印章的使用情况进行检查和总结，发现问题及时向领导汇报，并提出改进措施。每半年对印章使用情况进行一次全面检查，评估印章管理制度的执行效果。

合同审核工作

1.合同条款合法性审核

依据国家法律法规和政策要求，对合同条款进行合法性审核。熟悉《民法典》《合同法》等相关法律法规，确保合同内容不违反法律强制性规定。例如，审核合同中的违约责任条款是否符合法律规定，避免因条款违法而导致合同无效或公司承担不必要的法律风险。

关注法律法规的更新和变化，及时调整合同审核标准。定期参加法律培训和学习活动，了解最新的法律动态，并将其应用到合同审核工作中。当新的法律法规出台或原有法律法规修订时，要对公司的合同模板和审核要点进行相应修改。

对于涉及特殊行业或领域的合同，要咨询专业法律人士的意见。例如，在审核涉及知识产权、金融、医疗等领域的合同时，要与相关领域的律师或专家进行沟通，确保合同条款符合行业规范和法律要求。

2.合同条款合理性审核

从公司的利益和实际情况出发，对合同条款的合理性进行审核。分析合同中的权利义务是否对等，价格、质量、交付时间等条款是否公平合理。例如，在审核采购合同时，要对比市场价格，确保采购价格合理，避免公司遭受经济损失。

考虑合同的可操作性和风险可控性。评估合同条款在实际履行过程中是否能够顺利执行，是否存在潜在的风险和问题。对于一些可能导致公司陷入被动局面的条款，要提出修改建议。例如，对于付款方式过于苛刻或交货时间过于紧张的条款，要与合作方进行协商，争取更合理的条款。

结合公司的战略目标和业务需求，审核合同条款是否符合公司的发展方向。对于一些可能影响公司长期利益或战略布局的合同，要进行深入分析和评估，并向领导提出专业的意见和建议。

3.合同审核意见沟通与反馈

在完成合同审核后，及时将审核意见反馈给相关部门和人员。以书面形式详细说明审核中发现的问题和建议，确保对方能够清楚了解审核情况。对于一些重要的审核意见，要与相关人员进行面对面沟通，解释审核的依据和目的。

积极与相关部门和合作方进行沟通协商，推动合同条款的修改和完善。在沟通中要保持客观、公正的态度，充分听取对方的意见和想法，寻求双方都能接受的解决方案。对于一些争议较大的条款，要组织相关人员进行专题讨论，共同寻找最佳的解决办法。

跟踪合同审核意见的落实情况，确保审核意见得到有效执行。定期与相关部门和人员进行沟通，了解合同修改的进展情况。对于未按时落实审核意见的情况，要及时督促相关人员尽快处理，并向领导汇报。

合同签订与履行监督

1.合同签订流程管理

严格按照公司的合同签订流程，协助相关部门完成合同签订工