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费用报销申请与审核管理模板

一、适用范围与业务场景

本模板适用于企业内部员工因公产生的各项费用报销管理，涵盖日常办公、差旅出行、业务招待、市场推广、采购支出等常见业务场景。具体包括但不限于：

日常办公费用：办公用品采购、通讯费、快递费、打印复印费等；

差旅费用：交通费（机票、火车票、打车费）、住宿费、市内交通费、伙食补贴等；

业务招待费用：客户/合作方接待餐费、活动场地租赁、礼品赠送等；

其他因公支出：市场调研费、培训费、小额采购费等。

不适用场景：个人消费、非工作相关支出、未经提前审批的大额支出（如单笔超过5000元的采购需提前走采购审批流程）。

二、报销申请发起流程

（一）申请前准备

确认费用合规性：保证费用因公产生，符合公司费用管理制度（如差旅住宿标准、招待费限额等）。

整理原始凭证：收集费用对应的原始票据（发票、行程单、付款凭证等），发票需真实、合法、有效，抬头为公司全称，税号准确，且与实际业务内容一致（如“办公用品”发票不得开具为“餐饮费”）。

填写报销单：根据本模板“核心申请表格”规范填写，保证信息完整、金额准确、附件齐全。

（二）提交申请材料

线上提交：通过公司OA系统/报销管理平台填写完成的《费用报销申请单》及原始票据扫描件（PDF格式，每张票据单独扫描，清晰可辨）。

线下提交：如遇系统故障，可打印纸质版《费用报销申请单》，粘贴原始票据（按左上角对齐粘贴，每张票据不得遮挡关键信息），提交至部门助理或直接交至财务部。

标注紧急程度：如需加急处理，请在申请单右上角注明“加急”，并简要说明原因（如月末结账、客户紧急需求等）。

（三）跟进审批进度

提交申请后，可通过系统或联系部门助理查询审批进度，保证各环节审核人及时处理。如审批中被驳回，根据驳回原因修改后重新提交。

三、部门审核操作指引

（一）审核人职责

部门负责人/指定审核人（如部门经理）需对以下内容进行审核：

费用真实性：确认费用是否确属部门业务需要，是否实际发生；

合理性：判断费用金额、标准是否符合公司规定（如差旅住宿是否超标、招待费是否超出预算）；

完整性：检查报销单填写是否完整（申请人、部门、日期、费用明细等），附件是否齐全（发票、行程单等）。

（二）审核流程

接收申请：通过系统或纸质版接收下属提交的报销申请，核对申请材料是否齐全。

信息核对：

核对报销单与原始票据信息是否一致（如金额、日期、业务内容）；

检查发票抬头、税号是否正确，发票专用章是否清晰（发票抬头需为公司全称，税号与税务登记证一致）；

确认费用是否符合部门预算，超预算费用需说明原因并附预算调整申请。

审批意见：

审核通过：在报销单“部门审核”栏签字（系统提交则“同意”），并注明审核日期；

审核不通过：在“部门审核”栏注明驳回原因（如“发票抬头错误”“住宿超标”），退回申请人修改。

（三）特殊情形处理

多人共同费用：如部门聚餐、团队活动等，需指定1名申请人汇总报销，并附参与人员名单及费用分摊说明；

跨部门费用：涉及多个部门共同产生的费用（如联合项目招待费），需由主要责任部门发起，其他部门负责人会签确认。

四、财务复核与审批流程

（一）财务部职责

财务专员/会计负责对已通过部门审核的报销申请进行复核，重点检查：

合规性：费用是否符合税法规定及公司财务制度（如招待费需附招待对象、事由说明）；

票据有效性：发票是否在有效期内（增值税普通发票、专用发票均为开具之日起360天内），是否有重复报销（通过系统查验历史报销记录）；

计算准确性：报销金额、补贴标准（如差旅伙食补贴）计算是否正确，是否有超支、漏算。

（二）复核流程

接收申请：从系统或部门助理处接收已通过部门审核的报销申请，核对审批流程是否完整。

票据抽查：对原始票据进行抽查（重点为大额发票、频繁报销项目），必要时联系申请人核实业务细节。

复核意见：

复核通过：在报销单“财务复核”栏签字（系统提交则“复核通过”），提交至下一级审批；

复核不通过：在“财务复核”栏注明问题（如“发票真伪待查”“补贴计算错误”），退回申请人补充材料或修改。

（三）分级审批标准

根据报销金额由不同层级领导审批：

金额≤5000元：部门负责人审核通过后，财务复核即可报销；

5000元＜金额≤20000元：部门负责人+财务复核后，需分管领导审批；

金额＞20000元：部门负责人+财务复核+分管领导审批后，提交总经理审批。

五、报销款项支付规范

（一）支付方式及时限

线上支付：审核通过后，财务部于3-5个工作日内通过银行转账将款项支付至申请人工资卡/绑定的银行卡（需在报销单中准确填写收款账号）；

现金支付：如遇特殊情况需现金支付（如异地员工无银行卡），申请人需提前向财务部申请，支付时限为5-7个工作日。

（二）到账查询

款项支付后，申请人可通过系统查询支付状态，或联系财务部确认到